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牧业公司采购管理办法

**一、总则**

为规范牧业公司采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购物资的质量与安全，特制定本办法。本办法适用于公司所有涉及饲料、兽药、设备、原材料等物资的采购活动。

**二、采购组织与职责**

（一）采购部负责公司采购工作的整体规划、执行与监督。

（二）采购部职责：

1.制定采购计划；

2.供应商管理；

3.采购合同签订；

4.采购过程监督；

5.采购文件归档。

（三）需求部门职责：

1.提交采购申请；

2.提供技术参数要求；

3.参与供应商评估；

4.核对采购物资质量。

**三、采购流程**

（一）采购申请与审批

1.需求部门填写《采购申请单》，注明物资名称、规格、数量、用途等；

2.《采购申请单》经部门主管签字后，提交采购部；

3.采购部审核申请单，确认采购必要性；

4.金额超过规定标准的采购，需经公司管理层审批。

（二）供应商选择

1.采购部根据采购需求，筛选合格供应商，不少于3家；

2.供应商需提供营业执照、资质证明、产品检测报告等材料；

3.通过比价、样品测试等方式，择优选择供应商；

4.采购部组织需求部门参与供应商评估，确定最终供应商。

（三）采购合同签订

1.采购部与供应商签订正式采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准等；

2.合同经公司法务（如设立）审核或管理层签字确认；

3.合同存档备查。

（四）采购执行与验收

1.采购部跟进供应商发货进度，确保按时到货；

2.物资到货后，需求部门与质检部门联合验收，核对数量、规格、质量；

3.验收合格后，填写《入库单》，办理入库手续；

4.验收不合格的，及时通知供应商更换或退货。

（五）采购付款

1.验收合格后，采购部提交付款申请；

2.财务部审核发票、合同、入库单等资料；

3.付款流程按公司财务制度执行。

**四、供应商管理**

（一）建立供应商档案，记录供应商资质、合作历史、评价等信息；

（二）定期对供应商进行绩效评估，不合格的暂停合作；

（三）鼓励供应商提供优质服务，建立长期稳定合作关系。

**五、采购监督与审计**

（一）采购部定期汇总采购数据，分析采购成本与效率；

（二）公司管理层不定期抽查采购流程，确保合规性；

（三）财务部对采购资金使用情况进行审计。

**六、附则**

（一）本办法由采购部负责解释；

（二）本办法自发布之日起实施。

**四、供应商管理（续）**

（一）供应商档案建立与维护

1.采购部应建立《合格供应商名录》，包含供应商基本信息、联系方式、资质证明（如生产许可证、行业认证等）、主要产品信息、历史合作记录、价格水平等。

2.每年对《合格供应商名录》进行更新，淘汰长期不合作或表现不佳的供应商，引入新的优质供应商。

3.对供应商的资质证明进行定期复核，确保其持续符合要求。

（二）供应商准入标准

1.具备合法的生产经营资质，营业执照有效。

2.产品符合行业质量标准，有相关检测报告或认证（如ISO体系认证）。

3.具备稳定的供货能力，生产能力满足牧业公司的需求量。

4.具备良好的商业信誉，无重大违约记录。

5.对于特殊物资（如兽药、饲料添加剂），供应商需具备相应的生产许可和批文。

（三）供应商绩效评估

1.采购部每季度对供应商进行一次绩效评估，评估内容包括：

(1)交货准时率：统计实际交货时间与合同约定时间的符合程度。

(2)产品质量合格率：统计验收合格次数与总验收次数的比例。

(3)价格竞争力：与市场同类产品价格进行比较。

(4)服务响应速度：评估供应商对技术咨询、售后服务的响应效率。

2.评估结果分为“优秀”“良好”“合格”“不合格”四个等级，记录在供应商档案中。

3.对于“不合格”的供应商，发出整改通知，限期改进；若整改无效，将其列入《不合格供应商名单》，暂停或终止合作。

（四）供应商关系管理

1.采购部应定期与供应商沟通，了解其生产经营状况，建立良好的合作关系。

2.对于长期合作且表现优秀的供应商，可给予一定的商业优惠（如阶梯价格、优先供货权等）。

3.组织供应商培训，明确牧业公司的采购需求和质量标准，提高供应商的配合度。

**五、采购监督与审计（续）**

（一）采购过程监督机制

1.采购部设立内部监督岗，负责日常采购流程的合规性检查。

2.需求部门有权对采购过程进行监督，发现问题及时反馈至采购部。

3.公司管理层每月听取采购部工作汇报，审核采购计划执行情况。

（二）采购数据统计分析

1.采购部每月整理采购数据，生成《采购分析报告》，内容包括：

(1)采购总量、总金额、平均单价。

(2)各供应商供货占比、价格波动情况。

(3)采购周期（从申请到付款的时长）。

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