项目会议管理及任务跟进表模板.docVIP

项目会议管理及任务跟进表模板

一、适用场景与价值

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键节点，同步各方预期；

定期例会（如周/月度会）：跟踪项目进度、协调跨部门资源、解决执行中的卡点；

专题研讨会：针对项目中的技术难题、风险应对或方案优化进行深度讨论；

阶段复盘会：总结已完成阶段成果、分析偏差原因、制定改进措施。

通过结构化的会议管理及任务跟进，可有效避免信息遗漏、责任不清、进度滞后等问题，提升团队协作效率，保证项目目标按计划落地。

二、操作流程详解

（一）会前准备：聚焦目标，夯实基础

明确会议核心目的

根据项目阶段需求，确定会议主题（如“需求评审”“进度同步”“风险排查”），避免“为开会而开会”。例如项目启动会需聚焦“目标共识、分工明确、风险预判”，周例会需聚焦“进度复盘、问题解决、下周计划”。

确定参会人员与议程

参会人员：邀请与会议议题直接相关的决策者（如项目经理）、执行者（如开发组长、设计师）、支持者（如测试工程师），避免无关人员参与。

议程设计：按“重要-紧急”程度排序，明确每个议题的讨论时长（如“项目目标拆解（20分钟）”“风险应对（15分钟）”），提前1-2天发送议程及预审材料（如项目进度报告、需求文档）。

准备会议工具与场地

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、钉钉）的音视频、屏幕共享功能，共享会议及密码；

线下会议：预订会议室（保证容纳所有参会者），准备投影仪、白板、马克笔、会议签到表等。

（二）会中执行：高效讨论，产出共识

开场破冰与目标重申

主持人（如项目经理*）开场需简明扼要：

参会人员签到（确认到会情况）；

重申会议主题、目标及议程（如“今天我们聚焦3个议题：1.需求优先级排序；2.开发资源协调；3.测试时间规划”）；

明确会议规则（如“每人发言不超过3分钟，聚焦解决方案而非问题”）。

议题讨论与任务确认

按议程逐项讨论，核心是“明确做什么、谁来做、何时做”：

议题讨论：针对每个议题，先由负责人汇报现状（如“当前需求已完成80%，但用户登录模块存在兼容性问题”），再引导参会者讨论解决方案（如“前端工程师负责修复兼容性问题，测试工程师同步验证，预计2天内完成”）。

任务确认：讨论过程中，对需落地的事项，当场记录在“任务跟进表”（见第三部分），包含任务名称、负责人、截止日期、优先级（如高/中/低）及交付标准（如“修复后需在iOS15/Android12系统通过测试”）。

总结与下一步行动

会议结束前，主持人需：

复盘会议成果（如“本次会议确认3项任务：1.需求优先级调整（产品经理，今天17:00前完成）；2.兼容性问题修复（前端工程师，3天内完成）；3.测试资源协调（测试组长*，今天内确认）”）；

明确会议纪要输出人（如项目助理*）及发送时间（如“会后2小时内发送纪要，抄送所有参会者”）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理会议纪要与任务清单

会议纪要需包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人员、主题）；

各议题讨论要点及决议；

任务清单（按任务ID、名称、负责人、截止日期、优先级、状态列示，见第三部分模板）。

纪要需经主持人（项目经理）审核后，在24小时内发送至所有参会人员及相关方（如项目发起人）。

任务执行与进度跟踪

负责人执行：任务负责人收到任务后，需确认交付标准及时间，如有疑问及时反馈（如“修复兼容性问题需设计*提供UI适配图，预计1天内交付”）；

进度更新：任务执行过程中，负责人需在“任务跟进表”中更新“当前状态”（如“进行中”“已完成”“受阻”）及“完成情况”（如“已完成修复，待测试”），每日16:00前更新进度（紧急任务需实时同步）。

定期复盘与风险预警

每日站会（可选）：针对紧急项目，每日早会快速同步“昨天完成什么、今天计划什么、遇到什么问题”，重点解决“受阻”任务；

周例会复盘：每周固定时间回顾任务完成情况（如“本周计划完成10项，实际完成8项，未完成2项原因为：测试资源延迟、需求变更”），分析未完成任务的根因，调整下周计划；

风险预警：对可能延期的任务（如截止日期前2天未完成50%进度），负责人需及时向项目经理*反馈，启动风险应对机制（如调配资源、调整优先级）。

三、模板表格设计

（一）会议基本信息表

会议名称

项目启动会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议56）

主持人

项目经理*

记录人

项目助理*

参会人员

产品经理、开发组长、设计师、测试组长、项目发起人*

会议主题

明确项目目标、范围、分工及关键节点

会议议程

1.项目背景与目标（15分钟）2.需求拆解与优先级排序（20分钟）3.团队分工与资源协调（15分钟）4.风险预判与应对（10分钟）

（二）任务跟进表

任务ID

任务名称