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2025年物流企业信息管理办法

一、总则

为适应现代物流行业发展需要，规范物流信息管理活动，提升信息处理效率与数据安全保障水平，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及相关行业标准，结合物流企业运营实际，制定本办法。

本办法适用于公司内部所有涉及物流信息采集、存储、处理、传输、使用和销毁的全过程管理。公司各部门、各分支机构及全体员工均应遵守本办法规定。

物流信息管理遵循合法合规、安全保密、准确完整、高效便捷的原则，确保信息流与实物流同步匹配，为经营管理决策提供可靠依据。

二、组织与职责

公司设立信息管理委员会，由总经理担任主任，信息技术部、运营管理部、安全管理部、财务部等部门负责人为成员，负责审议信息管理战略、协调重大事项、监督本办法执行情况。委员会每季度至少召开一次工作会议。

信息技术部是物流信息管理的归口部门，主要职责包括：负责公司信息系统的规划、建设、维护与升级；制定信息分类分级标准与技术规范；组织实施信息安全防护措施；定期对信息系统进行检测评估；为其他部门提供信息技术支持与培训。

运营管理部负责业务过程中信息的准确采集与及时录入，确保运单信息、货物状态、仓储数据等业务信息的真实性、完整性。各操作节点应在作业完成后的规定时限内完成信息更新。

安全管理部负责监督信息安全管理规定的执行，组织信息安全风险评估，调查处理信息泄露、篡改、丢失等安全事件，并建立应急预案。

各部门负责人为本部门信息管理第一责任人，应确保员工熟悉并遵守相关信息管理规定，定期组织内部检查与培训。全体员工有义务保护工作中接触的各类信息，不得违规复制、传播、泄露。

三、信息分类与分级

根据信息内容与敏感程度，物流信息分为以下类别：客户信息，包括托运人、收货人名称、地址、联系方式等；交易信息，包括运单号、货物描述、数量、价值、运费、支付方式等；操作信息，包括揽收、分拣、运输、配送等环节的时间、地点、操作人员、设备信息等；结算信息，包括与客户、合作伙伴之间的费用结算记录；系统信息，包括系统日志、配置参数、访问记录等。

根据信息泄露或篡改可能造成的危害程度，将信息划分为三个级别：一级信息为核心敏感信息，如客户身份证号、银行账户、高价值货物明细、安全密钥等，一旦泄露可能造成重大经济损失或法律风险；二级信息为重要运营信息，如详细的客户联系信息、完整的运单数据、内部成本核算数据等，泄露可能影响公司正常运营或商业信誉；三级信息为一般公开信息，如公司公开联系方式、不涉及具体明细的行业统计数据、已脱敏的运营分析报告等。

不同级别信息采取不同的管理策略与技术防护措施。一级信息必须加密存储与传输，访问权限严格控制在最小必要范围，操作日志永久保存。二级信息需进行访问控制，定期备份。三级信息可按一般资料管理，但需确保其准确性。

四、信息采集与录入

信息采集应遵循合法、正当、必要原则，明确告知信息主体采集目的、方式及范围，不得过度采集。通过业务系统、物联网设备、移动终端等多种渠道采集信息。

信息录入实行准录入谁负责原则。业务人员在创建运单、登记货物、更新状态时，必须核对信息源准确性，确保录入信息与实物或单据一致。关键信息字段如运单号、货物名称、数量、收发货人信息等不得为空或明显错误。

信息录入时限要求如下：揽收信息需在货物交接完成后1小时内录入系统；仓储入库、出库信息需在作业完成后2小时内完成登记；运输在途状态更新，对于干线运输至少每4小时更新一次位置信息，末端配送需实时更新；异常情况如货物破损、延误等，须在发现后30分钟内上报并记录。

建立信息质量抽查机制，运营管理部每日随机抽取不少于总运单量3%的单据进行信息准确性复核，发现错误及时纠正并记录责任人。

五、信息存储与备份

信息存储应采用安全可靠的存储设备与介质。一级信息必须采用加密技术存储于受控的服务器中，严禁存储在未加密的移动设备或个人电脑上。二级信息应存储于公司内部服务器或经认证的云存储平台。三级信息可按规定存储于相应系统。

所有业务数据需建立定期备份制度。一级信息每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据异地保存，保存期限不少于10年。二级信息每周进行全量备份，保存期限不少于5年。三级信息每月备份，保存期限不少于3年。备份过程需记录日志，并定期进行恢复演练，确保备份数据有效可用。

超过保存期限的信息需进行安全销毁。电子数据采用不可恢复的方式彻底删除，物理载体如硬盘、磁带等需进行物理销毁或专业消磁处理。销毁过程需有监督人员在场并记录备案。

六、信息传输与共享

信息传输应根据信息级别选择安全通道。一级信息传输必须使用虚拟专用网络或加密通信协议，禁止通过互联网明文传输。二级信息传输需进行通道加密。内部系统间数据交换应通过安全应用程序接口进行。

与外部合作伙伴共享信息前，须签订保