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企业制度管理与合规性自查工具模板
一、适用场景与价值说明
本模板适用于各类企业开展制度体系搭建、优化及合规性管理，具体场景包括但不限于：
初创企业制度建设：从零开始构建覆盖核心业务的管理制度体系，保证运营规范；
成熟企业制度复盘：年度或半年度对现有制度进行系统性梳理，排查合规漏洞与执行短板；
监管应对专项检查：面对市场监管、税务、人社等外部监管要求时，快速开展合规性自查与整改；
业务扩张适配调整：企业进入新市场、开展新业务时，评估现有制度与新增业务需求的匹配度，及时修订完善。
通过规范化的自查流程，可帮助企业实现“制度全生命周期管理”，保证制度合法合规、执行落地有效，降低运营风险，提升管理效率。
二、制度管理与合规自查操作流程
（一）自查准备阶段
成立专项自查小组
由企业分管领导（如总）担任组长，成员包括法务、人力资源、财务、业务部门负责人及合规专员（专员），明确分工：
法务组：负责制度合法合规性审查；
业务组：负责制度实操性与执行情况评估；
综合组：负责资料汇总、进度跟踪及报告编制。
收集制度文件与依据
全面梳理企业现有制度，包括但不限于：《章程》、各类管理办法（如人事、财务、合同）、操作指引、应急预案等，按“层级-部门”分类归档；
收集自查依据，包括国家法律法规（如《公司法》《劳动合同法》）、行业监管规定（如金融行业《合规管理办法》）、内部战略目标及年度重点工作要求。
制定自查方案
明确自查范围（如全制度/重点领域制度）、自查标准（合法性、完整性、适用性、可执行性）、时间节点（如202X年X月X日-X月X日）及输出成果要求。
（二）自查实施阶段
制度完整性检查
对照企业组织架构与业务流程，核查制度是否覆盖“决策-执行-监督-反馈”全环节，重点检查：
关键领域（如资金管理、合同审批、数据安全）是否有专项制度；
新业务（如跨境电商、数字化转型）是否配套管理制度；
制度层级是否清晰（如“总则-细则-指引”是否逻辑连贯）。
合规性审查
逐项审查制度条款是否符合最新法律法规及监管要求，重点关注：
劳动用工：工时、薪酬、解雇等条款是否符合《劳动合同法》；
财务税务：费用报销、发票管理、税务申报是否符合《会计法》《税收征收管理法》；
数据合规：用户信息收集、存储、使用是否符合《个人信息保护法》；
反商业贿赂：合作方管理、礼品招待等是否设置禁止性条款。
执行有效性评估
通过“资料核查+访谈+抽样测试”方式，检查制度落地情况：
资料核查：抽查合同、审批单、培训记录等，看是否按制度执行（如合同是否经法务审批、培训是否有签到记录）；
员工访谈：访谈各部门负责人及关键岗位员工（如主管、会计），知晓制度知晓度、执行难点及改进建议；
抽样测试：选取典型业务场景（如采购流程），模拟操作验证制度是否可执行（如审批权限设置是否合理）。
（三）问题整改与优化阶段
问题分类定级
根据问题严重程度分为“高、中、低”三级：
高风险：违反法律法规、可能导致重大处罚或损失（如制度未明确数据安全责任人）；
中风险：制度缺失或条款模糊、影响运营效率（如报销流程未明确紧急情况处理方式）；
低风险：格式不规范、表述不清晰（如制度未注明生效日期）。
制定整改措施
针对每个问题明确“整改内容、责任部门、责任人、完成时限”，例如：
问题：合同管理制度未明确电子签章法律效力；
整改：法务部（*经理）负责修订制度，增加电子签章条款，X月X日前完成。
跟踪验证闭环
整改期限到期后，自查小组对整改结果进行复核，保证问题“清零”；对高风险问题需重点验证（如抽查新签订合同是否落实电子签章规定）。
（四）成果输出与归档
编制自查报告
内容包括：自查概况、发觉问题清单（含风险等级、整改措施）、整改完成情况、制度优化建议及下一步工作计划。
制度动态更新
将修订后的制度按流程发布（如经总经理*审批后生效），并在企业内部系统更新版本，同步开展制度宣贯培训。
资料归档留存
将自查方案、过程记录、问题清单、整改报告、更新后的制度文件等整理归档，保存期限不少于3年。
三、核心工具表格清单
表1：企业制度清单与自查表
制度名称
制定部门
生效日期
最近修订日期
管理范围
自查内容（完整/合规/适用）
存在问题
风险等级
《合同管理办法》
法务部
2022-03-01
2023-01-15
合同起草、审批、履行
合规性（电子签章条款）
未明确电子签章效力
高
《员工考勤管理规定》
人力资源部
2021-06-01
未修订
全体员工出勤、请假
适用性（远程办公考勤）
未覆盖混合办公场景
中
表2：合规风险点自查表
风险领域
风险点描述
合规依据
自查情况（符合/不符合/不适用）
问题描述
整改措施
责任部门
责任人
完成时限
数据安全
用户信息未加密存储
《个人信息保护法》第51条
不符合
数据库未开启加密功能
技
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