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企业费用报销及审核规范模板
一、适用范围与日常应用场景
本规范适用于企业内部所有员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖日常办公、业务出差、客户接待、市场推广、固定资产购置等常见场景。具体包括但不限于：
日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费、印刷费等；
差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；
业务招待费用：为维护客户关系或开展业务产生的餐饮费、礼品费等；
市场及推广费用：展会参展费、广告宣传费、业务资料制作费等；
其他合规费用：经公司批准的培训费、维修费、小额固定资产购置等。
二、费用报销全流程操作指南
（一）第一步：报销申请发起
填写报销单：员工通过公司OA系统或财务共享平台登录“费用报销”模块，选择对应费用类型（如差旅费、办公费等），完整填写《费用报销单》，需注明报销事由、费用发生时间、涉及项目/部门等关键信息。
附件准备：根据费用类型准备合规票据及证明材料（详见“三、标准化表格模板及填写说明”中“附件清单要求”）。
（二）第二步：票据整理与粘贴
票据合规性自查：检查发票是否为合规增值税发票（或财政票据），发票抬头、税号、项目名称等需与企业信息一致，发票需加盖清晰发票专用章，无涂改、破损。
票据规范粘贴：使用公司统一印制的“票据粘贴单”，按费用类型分类粘贴（如差旅费按交通费、住宿费、伙食费分开粘贴），每张票据注明“费用用途+日期”，粘贴单右上角填写票据总张数及总金额，避免覆盖票据二维码及关键信息。
（三）第三步：部门负责人初审
业务真实性审核：部门负责人*经理（或部门指定审批人）需核对报销事项是否属于部门预算范围内，费用发生是否与部门业务相关，保证业务真实、合理。
金额及合规性把关：检查报销单填写金额与票据金额是否一致，费用是否符合公司《费用管理制度》标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等），对不符合要求的退回员工补充或修改。
（四）第四步：财务部门复核
票据合规性复审：财务主管*会计（或财务专员）重点审核发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验真）、发票抬头及税号准确性、费用类型与票据是否匹配（如“办公费”不可开具“餐饮费”发票）。
预算及标准匹配：通过系统查询该部门/项目预算余额，确认报销金额是否超预算（超预算需提前提交《预算调整申请》）；核对费用标准执行情况（如出差补贴是否按职级、地区标准计算）。
完整性检查：确认报销单、票据粘贴单、附件清单（如出差审批单、会议通知等）是否齐全，签字是否完整。
（五）第五步：分级审批
根据报销金额及费用类型，提交至对应权限领导审批：
常规费用（单笔≤5000元）：由部门负责人*经理审批；
重要费用（5000元＜单笔≤20000元）：由部门负责人经理+分管副总总审批；
大额费用（单笔＞20000元）或特殊费用（如招待费、推广费）：需经部门负责人经理+分管副总总+总经理*总审批。
（六）第六步：财务付款
审批通过后：财务部门在3个工作日内完成付款安排，通过银行转账方式支付至员工指定银行卡（需在报销单中填写准确账号、户名、开户行）。
报销单归档：财务部门将审批完成的报销单、票据等资料按月整理归档，保存期限不少于5年。
三、标准化表格模板及填写说明
（一）《费用报销单》模板
报销部门
报销日期
年月日
报销人
员工编号
费用归属项目/部门
预算科目
费用类型□办公费□差旅费□招待费□推广费□其他________
票据总张数
报销金额（大写）
仟佰拾万仟佰拾元角分
报销金额（小写）
￥
费用明细：
序号
费用项目
发票日期
发票代码
发票号码
金额（元）
备注（用途/事由）
1
2
…
…
…
…
…
…
…
附件清单：□发票□行程单□审批单□合同□其他________
审批意见：
部门负责人
日期
年月日
分管副总
日期
年月日
总经理
日期
年月日
财务审核
日期
年月日
填写说明：
“费用归属项目/部门”需填写具体项目名称或成本中心，便于费用归集；
“费用类型”勾选对应选项，若为“其他”需注明具体类型；
“费用明细”需逐项填写，每张发票对应一行，备注栏需简明说明费用用途（如“项目差旅交通费”）；
“附件清单”勾选所附材料，保证与实际附件一致。
（二）《差旅费报销明细表》模板（适用于差旅费单独报销）
出差人
部门
出差日期
年月日至年月日
出事由
出差地点
交通方式
□飞机□高铁□汽车□其他
费用明细
费用项目
日期
凭证张数
金额（元）
备注（如单程/往返）
交通费
住宿费
市内交通费
伙食补贴
按公司标准：元/天
其他费用
差旅费合计
￥
出差审批人||日期|年月日|
|————–|————–|——|———-|
填写说明：
“伙食补贴”按公司规定的职级及
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