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会议室使用规定

一、总则

为规范会议室的使用与管理，提高会议效率，保障会议室资源的合理分配与有效利用，特制定本规定。全体员工应共同遵守，确保会议室的整洁、安全及有序运行。

二、适用范围

本规定适用于公司所有会议室的使用与管理，包括但不限于董事会议室、部门会议室、培训室等。所有部门及员工需按本规定预约及使用会议室。

三、会议室预约流程

（一）预约方式

1.通过公司内部OA系统或指定邮箱进行预约申请。

2.预约时需填写会议主题、时间、参与人数、所需设备等信息。

（二）预约时间

1.预约时间以小时为单位，最小预约单位为1小时。

2.预约时间段应至少提前24小时提交，紧急会议需提前与行政部沟通协调。

（三）预约优先级

1.公司级重要会议优先使用。

2.部门内部会议按申请顺序依次安排。

3.紧急会议需提前说明原因，经行政部确认后可插队使用。

四、会议室使用规范

（一）基本要求

1.保持会议室整洁，会议结束后清理桌面及垃圾。

2.爱护会议室设备，使用完毕后关闭电源、灯光及空调。

3.会议期间产生的资料需自行带走，不得遗留。

（二）设备使用

1.音响、投影仪等设备需提前开启，使用完毕后恢复默认设置。

2.禁止擅自拆卸或改造设备，如需维修请及时报备行政部。

（三）行为规范

1.会议期间请将手机调至静音或震动模式，避免干扰他人。

2.禁止在会议室吸烟、饮食，保持空气清新。

3.如遇争议或突发情况，请联系行政部协调处理。

五、会议室使用后的检查

（一）清洁检查

1.会议结束后，使用部门需确认地面、桌面是否干净。

2.如有污渍或损坏，需及时通知行政部处理。

（二）设备检查

1.确认音响、投影仪等设备是否恢复正常状态。

2.如发现设备故障，需填写报修单并提交行政部。

六、违规处理

（一）未按规定预约使用会议室，将影响后续使用权限。

（二）擅自占用他人已预约的会议室，将通报批评并承担相应责任。

（三）损坏会议室设备，需按原价赔偿并记录在案。

七、附则

本规定自发布之日起生效，行政部负责解释及修订。各部门及员工应加强学习，共同维护会议室的良好使用环境。

**一、总则**

为规范会议室的使用与管理，提高会议效率，保障会议室资源的合理分配与有效利用，营造专业、整洁、有序的会议环境，特制定本规定。全体员工应共同遵守，确保会议室的整洁、安全及高效运行。

本规定旨在明确会议室的预约、使用、维护及检查等环节的要求，避免资源浪费和冲突，提升公司整体协作效率。

**二、适用范围**

本规定适用于公司所有部门及全体员工。公司内部所有类型的会议室，包括但不限于不同规模的董事会议室、部门会议室、培训室、讨论间等，均需遵守本规定。特定功能或用途的会议室（如带有特殊实验设备的会议室）如有额外要求，需遵循其特定操作指南。

**三、会议室预约流程**

（一）预约方式

1.**主要预约渠道：**所有会议室的预约统一通过公司内部的在线办公系统（OA系统）的“会议室预订”模块进行。该系统提供可视化的日历界面，方便查询和申请。

(1)员工登录OA系统，导航至“行政服务”或“会议室预订”菜单。

(2)选择目标会议室，查看可用时间段。

(3)填写会议主题（应清晰具体，如“XX项目周会”）、预计参会人数、所需设备（见第四部分）、会议开始及结束时间。

(4)如有特殊需求（如需准备茶水、横幅等），请在备注栏说明。

(5)提交预约申请，系统将自动发送确认通知至申请人及会议室管理员（通常是行政部指定人员）。

2.**特殊情况预约：**对于紧急会议或系统故障无法使用的情况，可先通过内部通讯工具（如企业微信、钉钉）联系行政部指定接口人，进行口头沟通协调，并在后续尽快通过OA系统补办预约手续。

(1)口头预约时，需说明会议主题、时间、人数、所需资源及紧急程度。

(2)行政部接口人会根据实际情况协调安排，并告知最终确认信息。

（二）预约时间

1.**最小预约单位：**会议室的预约时间以1小时为最小单位。对于持续时间少于1小时的会议，建议合并至其他会议或协商使用讨论间。

(1)例如，一场45分钟的部门讨论会，可以选择在1小时预约时段内进行。

2.**提前预约原则：**正常会议建议至少提前24小时进行预约。紧急会议或临时会议虽可优先协调，但仍需尽早通知行政部，以便预留时间。

(1)例会性质的会议，建议提前1-3天预约。

(2)突发性紧急会议，应在确认可以使用后立即联系行政部。

3.**会议延续预约：**若会议需延续至下一个时间段，应在原会议结束前1小时内，通过OA系统提交续约申请，或联系行政部确认。

(1)系统会自动检查后续时间段是否空闲，并提示申请人。

（三）预约优先级

1.**公司级重要会议：**如涉及公司战略决策、重