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2025年酒店企业采购管理制度

一、总则

（一）为规范酒店采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资质量符合酒店运营要求，特制定本制度。

（二）本制度依据《中华人民共和国招标投标法》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等相关法律法规及行业最佳实践制定，适用于酒店所有物资及服务的采购活动。

（三）本制度所称采购，是指为满足酒店日常经营、项目建设、设备维护等需要，以购买、租赁、委托等方式获取货物、工程和服务的行为。采购活动应遵循公开、公平、公正原则，坚持质量优先、价格合理、程序规范。

（四）酒店设立采购管理委员会，负责审议重大采购事项、监督采购流程、裁决采购争议。日常采购管理工作由采购部牵头，各使用部门、财务部、仓储部等协同配合。

二、采购组织与职责

（一）采购管理委员会由酒店总经理、财务总监、运营总监及相关部门负责人组成。其主要职责包括：审批年度采购预算与计划；审定重大采购项目（单次采购金额超过人民币10万元或属于关键物资）的采购方式与供应商；监督采购制度的执行情况；处理重大采购违规事件。

（二）采购部是采购工作的归口管理部门，具体职责包括：组织编制年度采购计划与预算；收集各部门采购需求；组织市场调研与供应商寻源；执行采购实施，包括询价、比价、议价、签订合同等；建立并维护合格供应商名录；管理采购合同与档案。

（三）使用部门（如餐饮部、客房部、工程部等）负责提出具体采购需求，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求及使用时间；参与供应商样品确认、到货验收及质量评估。

（四）财务部负责审核采购预算与资金计划，办理采购款项支付，对采购活动进行财务监督。

（五）仓储部负责验收采购到货的仓储物资，办理入库手续，并反馈库存信息以指导采购计划。

三、采购计划与预算管理

（一）酒店实行采购计划管理。各部门应于每年11月底前向采购部提交下一年度的采购需求计划，采购部汇总、审核后，于12月20日前编制完成酒店年度采购计划草案，报采购管理委员会审批。

（二）采购计划应分类编制，包括营运物资（如客房用品、餐饮原料）、工程物资（如设备配件、维修材料）、资本性支出（如重大设备购置、装修改造）等类别。计划内容需明确物品名称、规格型号、预估数量、需求时间、预算金额等。

（三）采购预算应与采购计划同步编制，纳入酒店年度总预算。预算编制需进行市场询价和成本分析，确保合理性。预算一经批准，原则上不得随意突破。确需调整的，需履行预算追加审批程序。

（四）月度采购计划由各部门根据实际运营情况，于每月25日前向采购部提报下月需求，采购部平衡库存后形成月度采购计划，经采购部经理审核后执行。紧急采购需求按紧急采购流程处理。

四、采购方式与流程

（一）根据采购物资的性质、金额及重要性，采用不同的采购方式：

1.公开招标：适用于单项合同估算价在人民币50万元以上的工程建设项目，或酒店认定应当公开招标的重大物资采购。由采购部发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织投标。

2.邀请招标：适用于技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目，或涉及商业秘密不宜公开招标的项目。应向三家以上具备承担能力的特定法人发出投标邀请书。

3.竞争性谈判：适用于招标后没有投标人投标或没有合格标的，或技术复杂无法精确制定规格的采购项目。应邀请三家以上供应商进行谈判，并从中确定成交供应商。

4.询价采购：适用于采购规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的物资，单项采购金额在人民币10万元以下。应向三家以上供应商发出询价单，对比报价后择优选择。

5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，或发生不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性需要继续从原供应商处采购的。需提供充分理由并获得采购管理委员会特别批准。

（二）标准采购流程如下：

1.需求申请：使用部门填写《采购申请单》，经部门负责人签字确认后提交采购部。申请单需详细说明采购内容、技术要求、需求数量、期望到货日期及预算编号。

2.需求审核：采购部收到申请后，应在1个工作日内审核需求的必要性、合理性及预算符合性。对不符合要求的申请，应退回使用部门补充说明。

3.采购实施：根据核准的采购申请及确定的采购方式，采购部组织进行市场寻源、询价、比价、谈判或招标等采购活动。一般物资采购应在3个工作日内完成采购实施，复杂采购可视情况延长。

4.供应商确定：采购部根据比价或评标结果，提出供应商建议，填写《采购审批表》，连同相关比价记录、报价单、投标文件等，按权限报批。

5.合同签订：采购金额超过人民币1万元的采购项目，原则上应签订书面采购合同。合同由采购部起草，经法务审核（如有）及授权人签署。合同内容应明确标的、数量、质量、价格、履行期限、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

6.到货验收：