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企业资料存档及分类管理规范文档

一、总则

为规范企业内部资料存档及分类管理流程，保证资料的完整性、安全性、可追溯性及高效利用，避免资料丢失、泄密或混乱，结合企业实际运营需求，特制定本规范。本规范适用于企业各部门在资料、收集、分类、存档、借阅、销毁等全生命周期的管理活动，旨在建立标准化、系统化的资料管理体系，为企业决策、运营及合规提供支撑。

二、规范适用范围与核心应用场景

（一）适用资料类型

本规范涵盖企业运营过程中产生的各类纸质及电子资料，包括但不限于：

行政管理类：公司章程、会议纪要、内部管理制度、红头文件、合同协议（非业务类）、办公资产记录等；

人力资源管理类：员工花名册、劳动合同、入职离职材料、薪资记录、培训档案、绩效考核文件等；

财务管理类：财务报表、税务申报资料、审计报告、发票凭证、预算方案、费用报销单据等；

业务管理类：客户资料、供应商信息、项目方案、招投标文件、销售合同、产品技术文档等；

法务合规类：法律纠纷文书、知识产权证明、资质许可证、合规检查报告、保密协议等；

其他类：企业大事记、荣誉证书、外部往来函件、重要影像资料等。

（二）核心应用场景

日常办公归档：各部门在业务开展过程中产生的常规资料，需按规范及时分类存档；

项目资料管理：项目启动、执行、结项全流程资料的专项归档与版本控制；

年审/审计支持：配合外部审计、税务检查、资质年审等资料的快速检索与提供；

历史资料追溯：用于业务复盘、责任界定、历史数据查询等场景的资料调取；

部门交接与协作：人员岗位变动、跨部门协作时资料的交接与共享管理。

三、资料分类标准与编码规则

（一）分类维度

按部门属性：结合企业组织架构，划分为行政部、人力资源部、财务部、业务部、法务部等一级分类；

按资料性质：每个部门下按资料功能划分为二级分类（如行政部下设“制度文件”“会议纪要”“合同协议”等）；

按密级与保管期限：划分为“公开级”（内部共享）、“内部级”（部门内限）、“保密级”（需审批）三个密级，并明保证管期限（如1年、3年、5年、永久等）。

（二）编码规则

采用“部门代码-资料大类-子类-年份-流水号”的组合编码，保证每份资料唯一标识，示例及说明

编码位置

内容说明

示例值

部门代码

用部门名称首字母缩写

XZ（行政部）

资料大类

一级分类名称首字母缩写

ZD（制度文件）

子类

二级分类名称首字母缩写

GL（管理类）

年份

资料年份（4位数字）

2024

流水号

当年同类资料顺序号（3位）

001

完整编码示例：XZ-ZD-GL-2024-001，表示“行政部-制度文件-管理类-2024年-第1号资料”。

四、资料存档全流程操作说明

（一）第一步：资料收集与初步整理

操作内容：

责任主体：各部门资料管理员（由部门负责人指定，如行政部专员*），负责本部门资料的日常收集；

收集范围：涵盖本部门业务活动中产生的所有应存档资料（含纸质原件及电子版），保证资料内容完整、字迹清晰（电子版需为最终版，非草稿）；

初步筛选：剔除重复、无效或过期资料（如草稿、临时通知等），对破损纸质资料进行修复，模糊电子资料进行重新扫描/编辑。

输出成果：《资料收集清单》（模板见第五章第一节），由资料管理员签字确认。

（二）第二步：资料分类与编码

操作内容：

分类匹配：根据“资料分类标准”（第三章第一节），将收集的资料匹配至对应的一级、二级分类；

密级判定：由部门负责人*结合资料敏感性判定密级（如客户合同、薪资记录等需定为“保密级”）；

编码：按“编码规则”（第三章第二节）为每份资料分配唯一编码，编码标注于资料封面（纸质）或文件名首（电子版，如“XZ-ZD-GL-2024-001_公司考勤管理制度.pdf”）。

注意事项：编码需唯一，不得重复；新增资料需及时编码，避免滞后。

（三）第三步：资料归档与存储管理

操作内容：

存储方式：

纸质资料：统一使用档案盒存放，档案盒标注“部门代码+资料大类+年份”（如“XZ-ZD-2024”），按编码顺序排列于档案柜；

电子资料：存储至企业指定服务器/云盘（如“企业资料共享库-部门-分类”文件夹），建立与纸质资料对应的电子目录，定期备份（每月1次）。

存放位置登记：在《资料归档登记表》（模板见第五章第二节）中记录资料存放位置（如“行政部档案柜-第2排-第3盒”“服务器-业务部-客户资料-2024文件夹”）；

标签规范：档案盒侧面及正面需粘贴标签，标注编码、资料名称、密级、保管期限、责任人。

安全要求：保密级资料存放于带锁档案柜/加密文件夹，访问权限仅限部门负责人及资料管理员。

（四）第四步：资料借阅与使用规范

操作内容：

借阅申请：借阅人填写《资料借阅申请表》（模板见第五章第三节），说明借阅资料名称、编码、用途、借阅期限，经部门负责人审批（保密级需经分管领导审批）；

资料交接