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企业员工办公用品申领管理规范

一、适用情境

本规范适用于企业各部门员工日常办公所需物品的申领管理，具体包括：新员工入职时配置基础办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹等）；部门日常办公耗材（如A4纸、墨盒、订书机等）的补充；项目专项物资（如会议所需白板笔、便利贴等）的临时申领；办公设备耗材（如打印机硒鼓、鼠标垫等）的更换等场景。通过规范申领流程，保证办公用品合理配置、高效使用，避免资源浪费。

二、申领流程详解

第一步：填写申领信息

申领人需通过企业OA系统“办公用品申领”模块或《员工办公用品申领单》（见模板表格），如实填写以下信息：

个人基本信息：姓名（*工号）、所属部门、联系方式（内线电话）；

申领详情：申领日期、物品名称（需填写规范全称，如“晨光中性笔”而非“笔”）、规格型号（如“黑色0.5mm”）、单位（如“支”“盒”）、申领数量（需根据实际需求填写，避免过量）、用途说明（如“日常文件整理”“项目会议支持”等）。

第二步：部门负责人审核

申领人将填写完整的申领单提交至部门负责人（如*部门经理）处，负责人需核对申领物品的必要性（是否符合部门工作实际）、数量合理性（是否超出日常办公基准量）及部门预算余额，确认无误后签字审批。若申领物品为非部门常规耗材（如高价值或专业用途物品），需在审批栏中简要说明理由。

第三步：行政部复核审批

部门审批通过后，申领单自动流转至行政部（或纸质版提交至行政办公室*主管处）。行政专员进行复核：

核查申领物品是否符合公司《办公用品目录》（禁止申领与办公无关的物品，如个人生活用品）；

检查库存情况：若库存充足，直接审批；若库存不足，需在系统中标注“待采购”，并同步告知申领人预计到货时间（一般不超过3个工作日）；若需替代物品，应与申领人沟通确认后修改申领信息。

第四步：领用与确认

审批完成后，申领人凭系统的“领用二维码”或纸质申领单至行政部仓库领取物品：

仓库管理员核对申领单信息（物品名称、规格、数量）与系统/纸质单据是否一致；

现场发放物品，申领人需当场核对数量及规格，确认无误后在“实际领用数量”栏签字；

若为线上申领，系统自动更新库存状态，申领人可登录OA系统查看领用记录。

第五步：信息登记与存档

行政部在领用完成后1个工作日内，将申领信息录入办公用品管理系统，更新库存台账（包括物品出入库时间、申领人、领用数量等）；纸质申领单由行政部统一存档，保存期限不少于1年，便于后续查询与审计。

三、办公用品申领单模板

员工办公用品申领单

申领日期：年月日

所属部门：

序号

———-

1

2

3

部门负责人审批：签字：日期：年月日

行政部审批：签字：日期：年月日

仓库管理员确认：签字：日期：年月日

四、申领使用注意事项

合理规划，避免浪费：请根据工作实际需求申领，常规耗材（如笔、纸）建议每月汇总申领一次，减少零散申领；非必要的高价值物品（如移动硬盘、专用设备）需额外说明用途，经行政部总监审批后方可申领。

如实填写，保证准确：物品名称、规格、数量等信息需与实际需求一致，严禁虚报、多领或冒领，一经发觉将暂停其申领权限并通报批评。

及时领用，逾期作废：审批通过后，请于5个工作日内至仓库领用，逾期未领用将自动取消本次申领，需重新提交申请。

妥善保管，节约使用：领用物品后请妥善保管，避免人为损坏或遗失；办公耗材应按需取用，杜绝浪费（如单面使用过的纸张可二次利用）。

特殊物品提前沟通：涉及批量采购或定制类物品（如印有公司LOGO的文件夹），需提前3个工作日与行政部对接，保证采购周期满足使用需求。

旧物回收，循环利用：部分物品（如硒鼓、U盘）若损坏或报废，需交回行政部统一处理，不得随意丢弃，符合企业绿色办公理念。