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企业行政工作合规风险识别表工具指南
一、工具应用背景与价值
企业行政工作涉及合同管理、印章使用、档案归档、采购流程、办公安全等多个核心环节，任何环节的疏漏都可能引发法律纠纷、经济损失或声誉损害。本工具旨在通过系统化梳理行政工作中的合规风险点，帮助企业提前识别隐患、规范操作流程，降低违规概率，保障企业稳健运营。适用于企业行政部门的日常自查、新制度推行前的风险评估、年度合规审计准备工作，以及行政岗位新员工的合规培训场景。
二、工具操作流程详解
（一）前置准备：明确目标与责任分工
确定自查范围：根据企业实际业务需求，明确本次风险识别覆盖的行政模块（如合同管理、印章管理、采购管理等），可优先聚焦高频风险领域（如合同签订、费用报销）。
组建工作小组：由行政部负责人担任组长，成员包括行政专员、法务专员（如有）、财务部对接人，保证跨部门协同。
输出《自查任务清单》：明确各模块负责人、时间节点及交付成果（如风险点清单、整改方案）。
（二）基础信息梳理：梳理现有制度与流程
收集制度文件：汇总企业现行的行政管理制度（如《合同管理办法》《印章使用规定》《采购管理流程》等）、历史风险案例（如过往合同纠纷、印章违规使用记录）及外部法规要求（如《民法典》《档案法》《采购法》等）。
绘制流程图：针对核心行政环节（如合同审批、采购报销），绘制当前操作流程图，标注关键控制节点（如审批权限、留存凭证要求）。
（三）风险点识别：按模块逐项排查
结合制度要求与流程节点，从“人、机、料、法、环”五个维度梳理潜在风险，重点关注以下高频场景：
合同管理：未签订书面合同、合同条款与口头约定不一致、合同审批流程缺失、合同归档不及时等；
印章管理：印章使用未经审批、用印登记不规范、印章外带无监管、空白用印等；
采购管理：未执行比价程序、供应商资质审核缺失、采购合同与实际交付不符等；
档案管理：涉密档案未加密存储、借阅手续不全、电子档案备份缺失等；
办公安全：消防设施未定期检查、外来人员出入登记不规范、办公区域监控覆盖不全等。
（四）风险等级评估：量化风险优先级
采用“可能性（L）×影响程度（C）”评估模型对识别出的风险点进行量化评级，确定风险等级（高/中/低）：
高等级风险：可能性高（L≥6）且影响严重（C≥6，如导致重大经济损失、法律诉讼或行政处罚）；
中等级风险：可能性中等（3≤L≤5）或影响中等（3≤C≤5，如造成一般经济损失、内部管理混乱）；
低等级风险：可能性低（L≤2）且影响轻微（C≤2，如轻微操作失误、不影响核心业务）。
（五）整改方案制定与跟踪
制定整改措施：针对每个风险点明确具体整改动作（如“完善合同审批流程，增加法务审核环节”“建立印章使用电子台账”）、整改责任人（如*主管）、完成时限（如“2024年X月X日前”）。
跟踪落实情况：通过周例会、专项汇报等方式整改进度，对未按期完成的项目分析原因并调整计划。
输出《风险整改台账》：记录风险点、等级、整改措施及完成状态，作为后续复盘依据。
（六）动态更新：定期复盘与迭代
企业行政管理制度、外部法规或业务模式发生变化时，需及时启动风险识别更新（如每年至少一次全面复盘，或在新制度推行前专项评估），保证工具内容与企业实际保持同步。
三、企业行政工作合规风险识别表（模板）
风险类别
具体风险点
风险描述
可能后果
现有控制措施
风险等级（高/中/低）
整改责任人
整改期限
整改措施
完成状态（未启动/进行中/已完成）
合同管理
未签订书面合同
与供应商合作仅凭口头约定，未签订书面合同
纠纷时无证据依据，承担经济赔偿责任
要求所有合作必须签订书面合同
高
*经理
2024-06-30
完善合同签订流程，明确“无合同不合作”原则
未启动
印章管理
印章外带无监管
因外出签约需携带印章，但无专人陪同监管
印章被滥用或丢失，导致企业法律风险
印章外带需经总经理审批，并由2人共同携带
高
*专员
2024-07-15
制定《印章外带管理细则》，明确监管责任
进行中
采购管理
供应商资质审核缺失
采购前未核查供应商营业执照、相关资质证书
采购到不合格产品或服务，影响业务开展
要求供应商提供资质证明并留存复印件
中
*主管
2024-06-30
建立供应商资质库，定期更新审核
未启动
档案管理
涉密档案未加密存储
企业商业合同、财务数据等涉密档案存储在未加密电脑或云端
信息泄露，引发商业秘密侵权风险
涉密档案加密存储，访问权限分级管理
高
*专员
2024-07-31
部署加密软件，限制涉密档案传输权限
进行中
办公安全
消防设施未定期检查
办公区域灭火器、烟感报警器等消防设施超期未检
火灾发生时无法及时应对，造成人员财产损失
每季度委托第三方机构检测消防设施
中
*主管
长期（每季度）
建立消防设施台账，定期更新检查记录
未启动
差
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