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费用报销制度及流程范本

前言

在企业运营管理中，规范、高效的费用报销管理是保障企业资金安全、提升运营效率、优化成本控制的重要环节。为进一步明确费用报销标准，简化报销流程，确保各项费用支出的合理、合规，特制定本费用报销制度及流程范本。本范本旨在为企业提供一套相对通用的框架，各企业可根据自身规模、行业特点及管理需求进行调整和细化，以使其更贴合实际运营。

第一章总则

第一条目的与依据

为加强企业内部管理，规范费用报销行为，控制不合理费用支出，提高资金使用效益，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工在日常经营管理活动中发生的各项费用报销事宜。控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，并报母公司备案。

第三条基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据真实有效，严禁虚报、冒领、伪造票据。

2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及合同协议的约定。

3.效益性原则：费用支出应遵循必要、节约的原则，力求以最合理的成本获得最大效益。

4.及时性原则：费用发生后，报销人应及时整理单据并提交报销申请，避免长期积压。

第四条职责分工

1.财务部：负责本制度的制定、解释、修订和监督执行；负责费用报销的审核、核算与付款；负责对报销凭证的合规性、完整性进行把关。

2.各部门负责人：负责对本部门员工费用报销的真实性、必要性进行审核，确保费用支出符合部门预算及业务实际需求。

3.公司管理层：根据授权对相应金额的费用报销进行审批。

4.报销人：对所报销费用的真实性、合规性、完整性负责，按要求提供合法有效的原始凭证，并准确填写报销单据。

第二章费用报销标准与规范

第五条差旅费

1.定义：员工因公出差期间发生的交通费、住宿费、伙食补助费等。

2.出差申请：员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差事由、地点、时间、人数、交通工具及预计费用，按审批权限报批。

3.交通费用：

*出差人员应选择经济、便捷的交通工具。乘坐飞机、高铁（动车）一等座/软卧等需有特殊情况说明并经更高层级审批。

*城市间交通费凭有效票据报销。

4.住宿费用：

*根据出差城市级别及员工职级设定相应的住宿标准上限。

*住宿费凭合规发票及住宿清单报销，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需总经理特批。

5.伙食及市内交通补助：

*可实行定额补助或凭票报销方式，具体标准根据公司情况制定。

*如已享受招待餐，则相应取消当日或当餐的伙食补助。

第六条业务招待费

1.定义：为开展业务活动需要而合理开支的招待费用，包括餐饮、礼品等。

2.原则：坚持必要、合理、节约的原则，严禁铺张浪费。

3.审批：业务招待费报销时需注明招待对象、事由、人数、陪同人员。单笔或单次招待费超过一定标准的，需提前申请并经高级管理层审批。

4.标准：根据业务性质和招待对象的重要性，设定合理的人均消费标准。

5.礼品：赠送礼品需有明确的业务目的，价值不宜过高，并尽量选择具有公司特色或实用性的物品。

第七条交通费

1.定义：员工在本市内因公发生的交通费用，包括公交车、地铁、出租车、网约车等。

2.报销：凭合规发票报销，应注明出行事由、起始地点。公司提倡优先使用公共交通工具。

3.私车公用：如因工作需要使用私人车辆，应事先申请并经批准，可按规定标准报销燃油费、路桥费等，或采用里程补贴方式。具体办法另行规定。

第八条办公费用

1.定义：为日常办公所需购置的办公用品、支付的通讯费、租赁费、水电费等。

2.采购：办公用品等宜实行集中采购或定点采购，以获取更优价格。

3.报销：凭合规发票及采购清单报销。大额办公设备采购应履行固定资产采购审批流程。

第九条其他费用

包括培训费、咨询费、会务费、水电费、租赁费等，均需凭合规发票及相关合同、协议、通知等附件报销，确保支出真实、合规。

第三章费用报销流程

第十条报销单据的整理与填写

1.报销人应在费用发生后及时收集整理原始凭证，确保凭证的真实性、合法性、完整性。原始凭证包括但不限于发票、行程单、付款凭证、验收单等。

2.发票抬头必须为公司全称，内容应清晰、完整，包括品名、规格、数量、单价、金额等。增值税专用发票还需提供完整的税务信息。

3.报销人需填写《费用报销单》，准确填写报销部门、日期、报销人、费用事由、费用明细（包括费用类别、金额、所附单据张数等），并签名确认。

4.原始凭证应整齐粘贴在《费用报销单》或粘贴单上，避免涂改、折叠。

第十一条审批流程

1.部门负责人审核：报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交部门负责人。