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建筑工程内业资料收集与整理指南

引言

建筑工程内业资料是工程项目在规划、设计、施工、验收乃至后期运维全过程中形成的各类文字、图表、声像等不同形式的记录。它不仅是工程建设过程的真实写照，是工程质量和安全的重要佐证，也是工程项目竣工验收、结算审计、产权登记以及后期维护改造不可或缺的依据。一套完整、规范、系统的内业资料，能够客观反映工程项目管理的水平，为工程建设各方提供有效的信息支持。因此，掌握科学的内业资料收集与整理方法，对于每一位工程管理人员而言，都具有至关重要的现实意义。本指南旨在结合工程实践，阐述内业资料收集与整理的核心要点与实用方法，以期为相关从业人员提供有益的参考。

一、内业资料的收集

内业资料的收集是整个资料管理工作的基础，其及时性、真实性和完整性直接决定了后续整理工作的质量。

（一）资料收集的原则

1.及时性原则：工程资料的形成与工程进度应保持同步。各分项、分部工程完成后，相关资料应及时收集、整理，避免事后补填或回忆，以保证资料的准确性和原始性。拖延收集极易造成资料遗漏、信息失真，增加后续工作难度。

2.真实性原则：资料必须如实反映工程实际情况，严禁伪造、涂改、抽换。所有数据、记录、签证等都应基于工程现场的真实发生，这是资料法律效力的基础。

3.完整性原则：收集的资料应齐全，能够全面反映工程的各个环节和方面。从前期的立项审批到最终的竣工验收，每个阶段的关键资料都不应缺失，形成一个完整的证据链。

4.规范性原则：资料的格式、填写、签署等应符合国家、行业及地方相关规范标准的要求。统一的规范有助于资料的识别、归档和利用。

（二）资料收集的主要内容与来源

资料的收集范围广泛，涉及工程建设的各个参与方和各个阶段。

1.工程准备阶段资料

*立项决策文件：项目建议书、可行性研究报告及批复等。

*勘察设计文件：工程地质勘察报告、设计图纸（含图纸会审记录、设计变更通知单）、设计概算等。

*招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、各类分包合同及材料设备采购合同等。

*开工审批文件：建设工程规划许可证、施工许可证等法定审批文件。

*施工准备文件：施工组织设计、专项施工方案、施工现场质量管理检查记录等。

2.施工阶段资料

*技术管理资料：施工日志、技术交底记录、测量放线记录等。

*质量管理与验收资料：原材料、半成品、构配件的出厂合格证及进场检验（试验）报告；隐蔽工程验收记录；检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录；结构实体检验记录等。

*施工安全与文明施工资料：安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、危险源辨识与控制记录、文明施工措施记录等。

*进度与造价资料：施工进度计划及调整记录、工程款支付申请与证书、工程变更洽商记录及费用签证等。

*监理资料：监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知单及回复、旁站记录、平行检验记录等。

3.竣工验收阶段资料

*竣工图：按规定编制的反映工程实际竣工情况的图纸。

*竣工验收文件：单位工程竣工验收记录、工程质量评估报告、勘察设计单位质量检查报告、施工单位竣工报告、监理单位质量评估报告、竣工验收备案文件等。

*工程总结与其他资料：工程竣工总结、工程声像资料等。

（三）资料收集的职责分工

资料收集并非单一部门或个人的责任，而是需要项目各参与方协同配合。通常，施工单位负责其施工范围内形成资料的收集与整理；监理单位负责监理资料的收集整理及对施工单位资料的审核；建设单位负责前期审批文件、勘察设计文件及竣工验收相关文件的收集。明确各方职责，建立有效的沟通机制，是确保资料完整收集的关键。

二、内业资料的整理

资料整理是将收集到的零散、繁杂的原始资料，按照一定的原则、方法和规范进行分类、组卷、编目、装订，使其系统化、条理化、规范化的过程。

（一）资料整理的原则

1.规范性原则：严格按照国家、行业或地方颁布的资料管理规范、标准执行，确保整理工作有章可循，成果规范统一。

2.系统性原则：资料整理应遵循工程建设的自然流程和内在逻辑，使整套资料能够全面、系统地反映工程全貌。

3.可追溯性原则：每一份资料的形成、流转、审批都应有明确的记录，确保其来源清晰、责任可查。

4.实用性原则：整理后的资料应便于查阅、利用和归档保存，满足工程管理、后续审计及可能的法律事务需求。

（二）资料整理的方法与步骤

1.分类：根据资料的性质、内容和形成阶段进行科学分类。常见的分类方式有按专业（如建筑、结构、给排水、电气等）、按资料形成阶段（如准备阶段、施工阶段、验收阶段）或按资料类别（如技术文件、质量文件、安全文件等）。分类应粗细得当，层次分明。

2.编号：对分类后的资料进行统一编号