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2025年制造业企业辅料管理制度

一、总则

为规范辅料管理流程，提升资源利用效率，降低生产成本，保障生产活动有序开展，依据国家相关法律法规及企业实际运营需要，特制定本制度。本制度适用于公司所有生产活动中涉及的辅助材料管理，包括但不限于生产辅助用品、劳保用品、低值易耗品等非主要原材料物料的计划、采购、验收、仓储、领用、使用及回收处置全过程。所有相关部门及人员均应严格遵守本制度规定。

辅料管理遵循“计划先行、定额控制、流程规范、责任到人、厉行节约”的基本原则。计划先行要求各部门根据生产计划科学预测辅料需求，避免临时紧急采购；定额控制要求对常用辅料设定消耗标准，作为领用和考核依据；流程规范要求各环节操作符合既定程序，确保可追溯性；责任到人要求明确各部门、各岗位在辅料管理中的具体职责；厉行节约要求全员树立成本意识，杜绝浪费现象。

二、组织与职责

生产部门作为辅料的主要使用单位，负责根据生产计划编制月度及周度辅料需求计划，并经部门负责人审核后提交至采购部门。负责对领用后的辅料进行规范使用和现场管理，对操作人员进行节约意识教育及使用规范培训。负责对生产过程中产生的可回收辅料进行分类收集和初步处理，配合仓储部门完成退库工作。

采购部门负责接收并审核各使用部门提交的辅料需求计划，汇总形成公司级采购计划。负责执行辅料采购任务，包括供应商选择、价格谈判、合同签订、订单跟进等。确保所采购辅料符合质量要求、价格合理、交货及时。负责建立并维护合格供应商档案，定期对供应商进行评价。

仓储部门负责辅料的入库验收、库存保管、发放出库及定期盘点工作。验收时需核对品名、规格、数量与采购订单及送货单是否一致，检查外观质量，办理入库手续。库存保管需按照不同辅料特性分类分区存放，标识清晰，采取必要的防火、防潮、防变质措施。发放出库需严格依据审批完备的领料单执行，遵循先进先出原则。定期盘点需确保账实相符，及时处理盘盈盘亏。

财务部门负责辅料采购资金的安排与支付审核，负责辅料成本的核算与分析，参与辅料库存盘点工作，对辅料管理全过程进行财务监督。

三、辅料分类与编码

为便于精细化管理，将所有辅料依据其用途、价值、消耗特性等进行分类并实施统一编码。分类标准主要依据功能属性，例如划分为防护用品类、清洁用品类、工具配件类、包装材料类、化工助剂类等。每一大类下可进一步细分，如防护用品类可分为头部防护、手部防护、足部防护等。

编码规则采用层级码结构，共八位字符。前两位代表大类，中间三位代表中类，后三位代表具体品名规格。例如，“FG01001”可能代表防护用品大类下的安全帽中类的某一特定型号。所有新增辅料入库前必须由仓储部门会同使用部门确认其分类并赋予唯一编码，录入企业资源管理系统。编码信息应清晰标注于物料标识卡及系统数据库中，确保领用、盘点、核算等环节准确无误。

四、计划与采购管理

辅料需求计划实行分级编制与审批。各生产班组根据下周生产任务，于每周四下班前向所属车间提交辅料周需求计划。车间汇总审核各班组计划，结合库存情况，于每周五下班前形成车间周需求计划报送生产部。生产部对各车间计划进行复核与平衡，编制部门月度辅料需求计划，于每月25日前提交采购部门。计划应明确辅料编码、名称、规格、单位、需求数量、需求时间等信息。对于突发性生产任务或紧急需求，可启动紧急采购流程，但需由需求部门负责人说明理由并报分管领导批准。

采购部门收到需求计划后，应在两个工作日内完成审核。审核重点包括需求必要性、数量合理性、是否在预算范围内等。审核通过后，采购部门结合库存情况及采购周期，制定采购计划。采购活动应优先从合格供应商名录中选择供应商，进行比价或议价。单次采购金额在5000元以下的，由采购经理审批；5000元至20000元的，需经分管采购的副总经理审批；超过20000元的，需报总经理审批。采购合同或订单应明确辅料规格、质量标准、单价、数量、交货期、验收标准、付款方式及违约责任等条款。

五、验收与入库管理

所有采购到货的辅料必须经过验收合格后方可办理入库。验收工作由仓储部门负责组织，必要时可邀请使用部门或质量管理部门人员参与。验收人员应依据采购订单或合同，核对送货单上的辅料编码、品名、规格、生产厂家等信息是否一致。同时，检查辅料的外观、包装是否完好，数量是否准确。对于有特殊质量要求的辅料，如化工助剂，应查验供应商提供的质量检验报告或抽样送检。

验收合格后，仓储管理员应及时办理入库手续，在企业资源管理系统中更新库存数据，并打印入库单，入库单需由验收人员及仓储管理员共同签字确认。验收不合格的辅料，如数量短缺、规格不符、质量缺陷等，仓储部门应予以拒收或单独存放，并立即通知采购部门联系供应商处理。入库辅料应按规定存放于相应库位，货位卡信息应及时更新，确保账、卡、物相符。

六、仓储与保管规范

辅料仓库应实行分区分类管