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财务资金使用申请与审批管理模板

一、适用范围与典型应用场景

日常运营支出：如办公耗材采购、差旅费、市场推广费等常规费用；

项目专项支出：如研发项目投入、工程建设款项、活动执行资金等定向用途费用；

资产购置支出：如办公设备、生产工具、软件系统等固定资产采购；

其他合规支出：如应急备用金使用、押金缴纳、合作方预付款等需纳入管理的资金流动。

二、操作流程详解

（一）申请人发起申请

准备申请材料：申请人需根据资金用途收集完整资料，包括但不限于：

《资金使用申请审批表》（见模板部分）；

支出明细清单（如采购物品名称、数量、单价，或服务内容、费用构成）；

证明材料（如合同、报价单、会议纪要、需求说明等，保证与资金用途直接相关）；

预算情况说明（若涉及年度预算，需注明预算科目及剩余额度）。

填写申请表：登录内部管理系统或纸质表格，准确填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

申请部门负责人姓名；

资金用途、申请金额、支付方式（如银行转账、现金报销等）；

计划使用时间、收款方信息（全称、账号、开户行等，若为外部支付）；

附件清单（需与实际提交材料一致）。

提交申请：通过线上系统提交或线下将纸质材料及附件交至部门负责人处，保证材料完整、信息无误。

（二）部门负责人审核

合规性初审：部门负责人需核对申请事项是否符合部门年度工作计划及预算范围，重点审核：

资金用途是否与部门职能匹配，是否存在超预算或无预算申请；

支出明细是否合理，是否存在虚报、重复申报情况；

附件材料是否齐全、有效（如合同是否经双方签字盖章，报价单是否加盖公章）。

合理性评估：结合实际业务需求，判断资金使用的必要性和紧迫性，例如：

日常支出是否符合公司费用标准（如差旅费是否超出行程规定）；

项目支出是否与项目进度匹配，是否存在提前或过度支付风险。

审核结果反馈：审核通过后，在申请表“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期；若需修改或补充材料，需明确告知申请人整改要求，待重新提交后再次审核。

（三）财务部门复核

预算与政策符合性审查：财务部门收到审核通过的申请后，重点核查：

申请金额是否在年度预算额度内，若为预算外支出，是否履行了预算调整审批流程；

支出内容是否符合公司财务制度及国家相关法规（如固定资产购置需符合资产管理办法）；

支付方式是否合规（如大额支出优先通过银行转账，现金支付是否符合备用金管理规定）。

票据与信息核对：对申请人提交的附件进行形式审查，保证：

合同、报价单等凭证的金额、收款方信息与申请表一致；

若涉及采购，需确认是否履行了比价、招标等采购程序（根据公司采购管理制度执行）。

复核意见出具：复核通过后，在“财务部门意见”栏签字；若发觉问题，退回至申请人或部门负责人，并书面说明原因及整改建议。

（四）分级审批执行

根据资金金额及重要性，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

小额支出（如≤5000元）：由部门负责人及财务负责人审批即可；

中等金额支出（如5000元-50000元）：需在部门、财务审批基础上，提交至分管副总经理审批；

大额支出（如＞50000元）：需经分管副总经理审核后，报总经理审批；

重大专项支出（如＞100000元或涉及战略投资）：需提交总经理办公会或董事会审议通过。

审批人需在收到申请后【2-3个工作日】内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。审批通过后，在对应审批栏签字确认，并注明审批意见（如“同意支付”“按计划执行”等）。

（五）资金支付与反馈

支付执行：财务部门收到最终审批通过的申请后，由出纳人员根据以下流程支付资金：

核对审批表、收款方信息及附件无误后，通过银行转账或现金支付方式完成付款；

大额支付需提前与收款方确认收款账户信息，避免错付；

现金支付需严格执行备用金管理制度，领取人需签字确认。

反馈与登记：支付完成后，财务人员需在【1个工作日】内：

在申请表“支付情况”栏注明支付日期、支付方式、流水号；

将支付凭证（如银行回单、收据）与申请表一并归档；

通过系统或电话告知申请人资金支付状态，提醒其及时跟进后续事项（如发票获取、项目验收等）。

（六）资料归档管理

归档范围：所有资金使用申请资料需统一归档，包括：

《资金使用申请审批表》原件（含各级审批签字）；

支出相关附件（合同、报价单、验收单、发票复印件等）；

支付凭证（银行回单、收据、领款单等）。

归档要求：

按月或按季度将资料分类整理，标注“申请日期-资金用途-申请人”信息；

纸质资料存入专用档案盒，电子资料备份至公司服务器或云端存储系统；

归档资料保存期限不少于【3年】，重要项目资料需长期保存。

三、资金使用申请审批表（模板）

基本信息

申请人

***（姓名）

所属部门

**部

联系方式

*******（内部分机/手机号）

申请日期