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记录工具使用规范

记录工具使用规范

一、记录工具使用的基本原则与通用规范

记录工具作为信息采集和保存的重要载体，其使用的规范性直接关系到信息的准确性、完整性和安全性。建立统一的使用规范，是确保记录工作有效开展的基础。

（一）记录工具的选择与配置标准

记录工具的选择应基于具体业务场景、信息类型及安全等级要求。对于涉及国家秘密、工作秘密或敏感信息的记录，必须选用符合国家保密规定的专用工具，并确保其物理安全及技术防护措施到位。通用记录工具，如笔记本、录音笔、摄像设备等，应建立资产台账，明确使用人、保管人及使用范围。工具的配置需遵循必要原则，避免过度配置造成资源浪费或管理混乱。关键岗位或处理敏感信息的人员，应配备具有加密、防篡改、水印等安全功能的记录工具。所有记录工具在启用前应进行安全检查与配置，确保其功能正常且符合安全策略，例如，电子记录工具应安装指定的防病毒软件并保持最新更新。

（二）记录内容的格式与要素要求

为确保记录信息的可读性、可检索性和长期有效性，记录内容需遵循统一的格式标准。文字记录应使用规范的简化汉字，标点符号使用准确，段落清晰。记录内容须包含基本要素，如记录主题、时间、地点、参与人员、记录人等。对于会议记录、谈话记录等，应客观、准确地反映实际情况，避免加入记录人的主观臆断或评价性语言。重要数据的记录应使用法定计量单位，数值表达清晰无误。电子记录应优先采用通用、可长期读取的格式（如PDF/A、TXT、EG等），避免使用冷门或过度依赖特定软件的专有格式。所有记录均需标明和保管期限。

（三）记录过程的实时性与准确性保障

记录工作应遵循实时性原则，力争在事件发生或信息产生的同时或随后尽快完成记录，以确保信息的鲜活和准确。严禁事后凭记忆补记或编造记录。记录人应具备高度的责任心和一定的专业素养，能够准确理解并捕捉关键信息。对于重要内容，可采用多人同时记录、录音录像辅助等方式进行交叉验证，确保记录内容与客观事实一致。记录过程中如遇不清楚或不确定的信息，应及时核实，避免记录模糊或错误信息。电子记录应开启日志功能，记录创建、修改、访问等操作痕迹。

（四）记录载体的保管与使用规则

记录载体，包括纸质笔记本、磁带、光盘、移动存储设备等，其保管需符合安全保密要求。涉密记录载体必须存放在保密柜中，并建立严格的借用、归还登记制度。通用记录载体也应有固定的存放地点，避免随意放置造成丢失或非授权访问。记录载体的使用应遵循最小化原则，仅限授权人员因工作需要接触。严禁将涉密或敏感记录载体携带至无安全保障的公共场所，或接入互联网等非授权网络。记录载体的维修、销毁必须经由指定部门或专业机构处理，确保信息不可恢复。

二、不同类型记录工具的具体操作规范

不同类型的记录工具具有各自的特点和风险点，需要针对其技术特性和使用场景，制定更为细化的操作规范。

（一）纸质记录工具的使用细则

纸质记录，如工作日志、会议纪要、原始数据记录表等，具有直观、不易被远程篡改的优点，但也存在易损毁、易丢失、不易检索的缺点。使用纸质记录工具，应使用规范、统一的记录本或表格，页面连续编号，不得缺页、涂改。记录应使用蓝黑或碳素墨水等耐久性笔迹，字迹工整清晰。如记录错误需要修改，应采用划线更正法，即在错误处划单线，保留原记录清晰可辨，将正确内容写在旁边并加盖修改人印章或签名，注明修改日期，严禁使用涂改液覆盖或撕毁页面。重要纸质记录应定期整理、编目、归档，移交档案部门集中管理。废弃的纸质记录，尤其是含有敏感信息的，必须使用碎纸机彻底销毁，不得随意丢弃。

（二）电子文本记录工具的操作指南

电子文本记录工具（如Word、WPS、记事本等软件）是当前最主流的记录方式。操作规范要求：创建新文档时，应按照命名规则为文件命名，通常应包含日期、主题、责任人等要素。文档编辑过程中应定时保存，防止数据丢失。对于重要文档，应启用版本控制功能或定期另存为不同版本，以便追溯修改历史。文档定稿后，可根据需要转换为PDF等不易修改的格式进行分发或归档。所有电子记录均应定期备份，备份介质应异地存放。通过电子邮件、即时通讯工具传输记录文件时，如内容敏感，必须进行加密处理。严禁在互联网云盘、公用电脑上处理、存储涉密或敏感信息。

（三）音视频记录工具的应用规范

录音、录像设备能够生动、全面地记录现场情况，常用于会议、访谈、现场勘查等场景。使用音视频记录工具前，应确保设备电量充足、存储空间足够，并提前进行测试。记录开始时，应在音视频中明确宣告记录事项、时间、地点及参与人员等信息。记录过程中，应保持设备稳定，确保录音录像清晰、完整。非经授权，不得对谈话进行秘密录音录像。记录结束后，应及时将音视频文件导出，按照命名规则重新命名，并添加必要的文字说明（如关键内容摘要、参与者列表等）。原始音视频文件应妥善保管，任何编辑、剪辑操作都应在复