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行政办公物资采购清单与审批模板

一、适用范围与场景

二、操作流程详解

（一）需求提出与清单填写

明确需求：申请人（部门员工或部门负责人）根据实际工作需要，确认所需采购的物资名称、规格、数量及用途，保证需求符合办公必要性，避免过度申领。

填写清单：依据本模板“采购清单与审批表”逐项填写，物资名称需具体（如“A4复印纸”而非“纸”），规格型号需明确（如“HP黑色墨盒CB543A”），数量需合理（参考日常消耗频率或活动规模），预估单价可通过历史采购记录、电商平台比价或供应商询价填写，总价需准确计算。

说明用途：在“用途说明”栏简要阐述物资使用场景（如“行政部日常文件打印”“新员工入职办公用品配置”），便于审批部门核实需求合理性。

（二）部门负责人审核

初审需求：申请人将填写完整的清单提交至本部门负责人，部门负责人需核对需求的真实性、必要性及数量合理性，避免重复申领或闲置浪费。

签署意见：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字确认，并注明日期；若需求不合理，需退回申请人并说明调整意见。

（三）行政部复核

库存与预算核查：行政部收到清单后，首先核查公司现有库存，确认是否需采购（如库存充足则建议优先领用）；其次对照部门年度办公物资预算，判断本次采购是否超预算，若超预算需与申请人沟通调整或说明原因。

合规性检查：检查清单填写是否完整（如规格、数量、用途是否明确）、预估单价是否与市场均价基本一致，避免高价采购。

签署意见：复核通过后，行政部在“行政部审核”栏签字并注明日期；若需调整，提出具体修改意见并退回申请人。

（四）分管领导审批

最终审批：行政部将复核通过的清单提交至分管行政/后勤的领导（如行政总监、副总经理），分管领导从整体物资管理策略、预算执行情况及部门需求优先级等角度进行审批。

签署意见：审批通过后，在“分管领导审批”栏签字确认；若未通过，注明原因并退回行政部或申请人。

（五）采购执行与物资交付

采购实施：审批通过后，行政部根据公司采购管理规定（如定点采购、比价采购）执行采购，保证供应商资质合规、物资质量达标。

物资交付：供应商交付物资时，申请人或行政部需核对物资名称、规格、数量是否与清单一致，确认无误后签收。

（六）验收与入库登记

质量验收：行政部组织对采购物资进行质量检查（如纸张克重、墨盒兼容性），保证符合使用标准；若存在质量问题，及时联系供应商退换货。

入库登记：验收合格后，行政部在《办公物资台账》中登记入库信息（包括物资名称、规格、入库数量、入库日期、领用部门等），保证库存数据准确。

（七）领用与记录

物资领用：领用人凭审批通过的采购清单至行政部办理领用手续，登记领用信息（领用人、领用日期、领用数量）。

台账更新：行政部及时更新《办公物资台账》，保证“入库-领用-库存”数据动态匹配。

三、采购清单与审批表模板

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

需求部门

申请人

日期

1

A4复印纸

80g/500张/包

包

10

25.00

250.00

行政部日常文件打印

行政部

*明

2023-10-08

2

黑色签字笔

0.5mm/支

支

20

1.50

30.00

各部门日常办公使用

综合管理部

*华

2023-10-08

3

订书机

重型/个

个

2

18.00

36.00

人事部档案装订

人事部

*丽

2023-10-08

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

审批栏：

部门负责人审核

行政部审核

分管领导审批

签字：_________签字：_________签字：_________

日期：_________日期：_________日期：_________

四、使用要点提示

需求准确性：申请人需保证物资名称、规格、数量等信息真实准确，避免因信息错误导致采购物资无法使用或重复采购。

预算控制：各部门应严格按照年度办公物资预算申购物资，超预算需提前提交书面说明，经分管领导审批后方可执行。

审批时效：各环节审批人需在2个工作日内完成审核，紧急需求可标注“加急”，优先处理。

物资验收：采购物资交付后，务必当场验收，发觉问题及时反馈，避免影响后续使用。

台账管理：行政部需定期更新《办公物资台账》，每月末进行库存盘点，保证账实相符，防止物资流失或积压。

节约使用：各部门应倡导节约理念，优先使用可重复利用的物资，减少不必要的消耗与浪费。