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光伏发电项目文件归档及档案整理规范

一、总则

（一）核心依据

国家法规与标准：

《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局）：明确科研项目档案分阶段归档要求与保管期限；

《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）：规定工程档案组卷、装订与移交标准；

《光伏发电工程验收规范》（GB/T50796-2012）：验收资料完整性核查依据；

行业管理要求：

《分布式光伏发电开发建设管理办法》（2025版）：项目建档立卡与信息备案要求；

《光伏电站开发建设管理办法》（2023年第4号）：国家可再生能源发电项目信息管理平台数据报送规范；

项目基础文件：经审批的设计文件、施工合同、并网协议及验收批复。

（二）适用范围

本规范适用于380V及以上电压等级的地面、屋顶光伏发电新建/改建/扩建项目，涵盖项目前期、施工、调试、验收、运维全生命周期文件归档，不适用于建筑光伏一体化（BIPV）及户用光伏项目（参照GB/T37655配套归档要求）。

（三）基本原则

全周期覆盖：贯穿“前期准备-施工实施-调试验收-运维移交”各阶段，确保文件形成与项目进度同步；

分级分类：按文件重要性分为“永久、30年、10年”三级保管期限，按业务类型细分归档类目；

双轨并行：纸质档案与电子档案同步归档，电子档案需符合长期保存技术要求；

唯一追溯：关联国家可再生能源项目建档立卡编码，实现“一项目一档案编码”。

二、归档组织与各方职责

（一）组织架构与分工

责任主体

归档核心职责

对接要求

建设单位（牵头方）

制定归档计划，组织档案验收，对接能源主管部门完成建档立卡；审核所有参建方提交文件的完整性

并网后1个月内完成国家平台信息填报，生成项目唯一编码

施工单位

按阶段提交施工资料（含隐蔽工程影像），确保材料/设备质量证明文件原件齐全；配合档案整改

竣工后15日内提交全套施工档案初稿

监理单位

审核施工资料真实性，提交监理日志、质量评估报告等文件；参与档案验收

同步施工进度每周核查资料完整性

设计单位

提交全套设计文件（含变更图）、图纸会审记录，标注设计变更依据

设计变更后7日内提交更新文件

电网公司

提供并网验收意见书、谐波测试报告等电网侧文件

并网验收通过后5日内移交相关资料

（二）归档协调机制

例会制度：建设单位每月组织档案协调会，核查各阶段文件形成进度；

问题整改：监理单位对缺失/不合格文件出具《档案整改通知单》，施工单位需3日内响应；

验收联动：档案验收未通过的项目，不得办理竣工验收备案。

三、全周期文件归档分类与内容清单

（一）一级类目划分（5大类）

一级类目

覆盖阶段

核心文件类型

保管期限

A.前期管理类

项目立项-开工前

备案文件、设计资料、审批文件

永久

B.施工实施类

施工准备-竣工

施工记录、材料设备资料、隐蔽工程资料

30年

C.调试验收类

启动调试-竣工验收

测试报告、验收记录、并网文件

永久

D.运维移交类

试运行-移交后

运维手册、备品备件清单、移交协议

30年

E.综合管理类

全周期

会议纪要、合同、资金文件

10年/30年

（二）二级类目及核心内容清单

1.A.前期管理类（A1-A4）

A1.项目备案与审批文件（永久）

项目备案证（含变更文件）、投资主体资质证明；

国土空间规划、环保/水土保持批复；

国家可再生能源项目建档立卡编码通知单；

A2.设计文件（永久）

初步设计说明书、施工图（含电子版CAD图）；

图纸会审记录、设计交底纪要（需各方签字）；

设计变更通知单（附变更依据与审批流程）；

A3.招投标与合同文件（30年）

招标公告、中标通知书、施工合同；

设备采购合同（含光伏组件、逆变器技术协议）；

A4.前期技术文件（30年）

地质勘察报告、屋顶荷载验算报告（屋顶光伏适用）；

接入系统设计方案、电网公司并网意见。

2.B.施工实施类（B1-B4）

B1.施工管理文件（30年）

施工组织设计（含安全专项方案）、技术交底记录；

施工进度计划、开工/停工/复工报告；

B2.材料设备资料（30年）

光伏组件：EL检测报告、功率抽检记录、出厂合格证；

逆变器：型式试验报告、出厂试验记录、IP防护等级证明；

支架：材质证明、镀锌层厚度检测报告、抗拔力测试记录；

B3.施工过程记录（30年）

基础工程：土方开挖记录、混凝土试块强度报告、桩基检测报告；

安装工程：支架安装记录（倾角、扭矩值）、组件安装间距实测表；

电气工程：电缆敷设记录（型号、埋深）、接线端子压接检测报告；

B4.隐蔽工程资料（永久）

预埋件连接节点影像、防雷接地焊点防腐处理照片；

隐蔽工程验收单（含监理签字与验