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费用预算申请与审批管理表格模板

一、适用场景与价值

年度/季度常规运营费用预算申请（如办公费、差旅费、业务招待费等）；

新项目启动前的专项费用预算申请（如市场调研费、设备采购费、活动执行费等）；

临时性、突发性费用预算申请（如应急维修费、客户紧急接待费等）。

二、操作流程详解

第一步：申请人填写预算申请表

申请人根据实际需求，完整填写《费用预算申请表》（见模板表格），内容需真实、准确，包括基本信息、预算明细、用途说明等。

预算明细需分项列出（如交通费、住宿费、材料费等），每项费用需注明计算依据（如人数、天数、单价、数量等），保证预算金额可追溯、合理化。

如涉及大额预算或特殊费用，需附上相关支撑材料（如报价单、活动方案、会议通知等），作为审批参考。

第二步：部门负责人初审

申请人将填写完整的申请表及支撑材料提交至所在部门负责人。

部门负责人重点审核：

预算申请是否符合部门年度/季度工作计划；

费用用途是否必要、合理，是否存在重复申报或超范围申报；

预算金额是否在部门可控额度内，计算依据是否充分。

初审通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字确认，并注明意见（如“同意，报财务复核”）；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第三步：财务部门复核

部门负责人通过后，申请表提交至财务部门。

财务人员重点复核：

预算科目是否符合公司财务制度规定（如差旅费是否包含在“差旅费”科目下）；

预算金额计算是否准确，是否符合公司费用标准（如住宿费是否超限、交通费是否符合补贴标准）；

支撑材料是否齐全、合规（如采购报价单是否加盖公章、活动方案是否有可行性分析）。

复核通过后，财务人员在“财务复核意见”栏签署意见并签字；若发觉不合理之处，与申请人沟通调整后重新复核。

第四步：上级领导审批

根据预算金额大小及公司授权体系，申请表需提交至不同层级领导审批：

一般费用（如单笔金额≤5000元）：由部门总监审批；

重要费用（如5000元＜单笔金额≤20000元）：由分管副总审批；

重大费用（如单笔金额＞20000元或年度预算调整）：由总经理审批。

审批人需结合公司战略、预算总盘子及费用优先级，在“上级审批意见”栏签署最终意见（如“同意执行”“同意，但额度调整为元”“暂缓，需补充说明”）。

第五步：预算下达与执行

审批通过后，财务部门在3个工作日内将《费用预算申请表》（复印件或电子版）反馈至申请人及所在部门，明确预算额度及执行期限。

申请人需在预算额度内按计划使用资金，严格执行费用审批流程（如报销时需附发票、消费凭证等）。

第六步：预算执行跟踪与调整

财务部门每月对各部门预算执行情况进行统计，对比实际支出与预算额度，分析差异原因。

若遇特殊情况需调整预算（如项目取消导致预算结余、业务量增加导致预算不足），申请人需重新填写《费用预算调整申请表》，按原审批流程报批，获批后方可执行。

三、模板表格样式及说明

费用预算申请表

申请编号

预算年度

申请日期

申请人

所属部门

联系方式

预算用途（项目名称）

费用明细

序号

费用项目

预算金额（元）

1

交通费

2

住宿费

3

材料采购费

…

…

…

预算总金额

（大写）

（小写）

部门负责人审批

意见：_________________签字：____________日期：______

财务复核意见

上级审批意见

意见：_________________签字：____________日期：______

备注

表格字段说明：

申请编号：由财务部门统一编制，格式为“年份-部门代码-序号”（如“2024-CW-001”），便于追溯；

预算用途：需明确具体项目或活动名称，避免模糊表述（如“市场推广活动”而非“其他费用”）；

费用明细：分项列示，每项费用需包含“金额、数量、单价、计算依据”，保证预算可拆解、可验证；

预算总金额：需同时填写大写和小写，避免篡改；

审批意见：各审批人需手写签字并注明日期，意见需明确（如“同意”“不同意，理由：”“调整至元”）。

四、使用要点提示

预算编制原则：需以“必要、合理、节约”为原则，结合历史数据、市场价格及业务需求测算，避免虚报、夸大预算。

审批流程规范性：严禁越级审批或简化流程，如遇特殊情况需紧急审批，需在事后补签书面说明。

信息完整性：申请人需保证表格所有字段填写完整，支撑材料与申请内容一致，避免因信息缺失导致审批延误。

预算执行约束：获批预算原则上不得超支，确需调整的，需在费用发生前提交调整申请，严禁“先斩后奏”。

存档要求：审批通过的《费用预算申请表》需由财务部门、申请人所在部门分别存档（纸质版需签字盖章，电子版需加密存储），存档期限不少于3年，配合后续审计或核查。

特殊情况处理：如遇不可抗力（如自然灾害、政策变化）导致预算需大幅调整，申请人需提供书面说明及证明材料，经总经理