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监理资料收集、整理、归档规范管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范监理工作过程中各类资料的收集、整理与归档行为，确保监理资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，充分发挥监理资料在工程建设、竣工验收及后期维护中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业规范，并结合项目监理工作实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所承接的各类建设工程项目的监理资料管理工作。项目监理机构全体人员均应遵照执行。

第三条基本原则

监理资料管理应遵循以下原则：

1.及时性原则：监理资料应随工程进度及时收集、整理，避免事后补记或遗漏。

2.真实性原则：监理资料必须真实反映工程实际情况和监理工作过程，不得伪造、变造。

3.完整性原则：监理资料的收集应全面，涵盖监理工作的各个环节和方面，确保无重要缺失。

4.规范性原则：监理资料的格式、填写、签署、编号等应符合相关规定和标准，做到规范统一。

5.安全性原则：监理资料应妥善保管，防止丢失、损坏、泄密，确保其安全。

第二章监理资料的收集

第四条收集范围

监理资料收集范围应包括但不限于以下内容：

1.合同文件：监理委托合同、施工合同、分包合同及其他相关补充协议等。

2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、洽商记录等。

3.监理工作文件：监理规划、监理实施细则、监理大纲、监理工作总结等。

4.指令与回复文件：监理通知单、监理报告、工程暂停令、复工令及施工单位的回复、报审文件等。

5.验收文件：各类检验批、分项、分部（子分部）工程验收记录，单位工程竣工验收相关资料等。

6.测量与检测文件：施工测量放线成果报验单、工程物资进场检验记录、见证取样送检报告、平行检验记录等。

7.会议纪要：监理例会纪要、专题会议纪要、协调会议纪要等。

8.进度与支付文件：施工进度计划报审、工程款支付申请与证书、竣工结算审核资料等。

9.安全与文明施工文件：安全监理检查记录、安全隐患整改通知及回复、文明施工检查记录等。

10.影像与声像资料：反映工程关键部位、重要工序、质量问题、安全状况及周边环境的照片、录像等。

11.其他相关文件：业主指令、外部单位来文、工程相关的法律法规及标准规范等。

第五条收集要求

1.及时性：监理人员应在各项监理工作完成后立即收集相关资料，特别是隐蔽工程验收记录、旁站记录等时效性强的资料，不得拖延。

2.真实性与准确性：收集的资料必须是原始件或经确认的有效复印件，内容真实可靠，数据准确无误，签署齐全。

3.完整性与有效性：确保每份资料的各项要素填写完整，手续齐全，符合相关规定要求。对不完整或不符合要求的资料，应及时退回要求补齐或更正。

4.规范性：资料的格式应符合行业或地方标准，若有统一表格应使用规定表格。

第三章监理资料的整理

第六条整理要求

监理资料整理应遵循分类科学、组卷合理、书写规范、装订整齐的要求。

第七条分类与编码

1.分类：监理资料应根据其性质和形成阶段进行分类。可参照《建设工程文件归档规范》及公司相关规定，结合项目实际情况细化分类。一般可分为：合同管理类、勘察设计文件类、监理管理文件类、进度控制类、质量控制类、造价控制类、安全管理类、合同与其他事项管理类等。

2.编码：应对整理后的监理资料进行统一编号。编号应具有唯一性和可追溯性，便于查阅。编号规则应在项目初期确定，并保持一致。

第八条组卷与排列

1.组卷：将同一类别的、具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系。

2.排列：卷内文件材料应按其形成时间顺序或逻辑关系进行排列。批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第九条编目与装订

1.编目：每卷资料应编制卷内目录，列明序号、文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页数等。

2.装订：案卷应采用线装或装订机装订，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物，破损的文件应修复。复印件应清晰，与原件大小一致。

第十条电子文档管理

1.重要的监理资料应同时形成电子文档进行备份和管理。

2.电子文档的命名应与纸质资料的编号和名称相对应，便于检索。

3.定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。电子文档的存储介质应安全可靠。

第四章监理资料的归档

第十一条归档范围与时限

1.归档范围：凡在监理工作中形成的、具有保存价值的各类文件材料，均应列入归档范围。

2.归档时限：

*监理月报、例会纪要等周期性资料应在当期工作完成后一周内整理归档。

*分项、分部工程验收资料应在验收工作完成后及时归档。

*项目竣工后，监理机构应在规定时间内（通常为工程竣工验收