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设立会议作业指导书

###一、概述

设立会议是指为了讨论、决策或规划特定事项而召开的正式会议。本指导书旨在提供一套标准化流程，确保会议高效、有序进行。通过明确会议目标、准备流程、执行要点和后续跟进，提升会议质量与效率。

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###二、会议准备阶段

会议的成功很大程度上取决于充分的准备工作。以下为具体步骤：

####（一）明确会议目标

1.**确定会议主题**：清晰定义会议要解决的问题或讨论的内容。

-示例：产品发布策略会议、项目进度评审会议。

2.**设定预期成果**：明确会议结束后需要达成的具体结论或行动项。

-示例：通过讨论确定产品上市时间表、分配项目后续任务。

####（二）制定会议议程

1.**列出讨论事项**：按优先级或逻辑顺序排列会议内容。

-示例：开场介绍、议题一讨论、议题二决策、自由交流。

2.**分配时间**：为每个议题预留合理时间，避免超时。

-示例：开场5分钟、议题一20分钟、议题二15分钟。

####（三）通知与会人员

1.**发送会议邀请**：提前3-5天发送邀请，包含会议时间、地点、议程及需准备材料。

-示例：通过邮件或企业通讯工具发送。

2.**确认参会名单**：跟进是否所有关键人员能够出席。

####（四）准备会议材料

1.**收集必要数据**：整理支持讨论的图表、报告等。

-示例：市场分析数据、财务预算表。

2.**准备演示工具**：确保投影仪、电脑等设备正常工作。

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###三、会议执行阶段

会议过程中需注重控制节奏和互动，以下为关键要点：

####（一）开场环节

1.**主持人介绍**：简述会议目的、议程和参与人员。

2.**明确规则**：强调发言时间限制、记录方式等。

####（二）议题讨论

1.**按议程推进**：逐项讨论，确保覆盖所有关键内容。

-示例：先由负责人陈述观点，再开放自由发言。

2.**记录关键信息**：指定专人记录决策、待办事项及负责人。

####（三）控制会议时长

1.**提醒时间**：在议程节点临近结束时，主持人应提示时间。

2.**灵活调整**：如讨论深入可适当延长，但需确保核心目标达成。

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###四、会议结束与跟进

会议结束后，需完成以下步骤以确保成果落地：

####（一）总结与确认

1.**回顾决策**：逐项确认达成的共识或行动项。

-示例：“今日确定产品发布日期为X月X日，由Y负责跟进。”

2.**解答疑问**：确保与会人员理解后续安排。

####（二）发送会议纪要

1.**整理纪要内容**：包括讨论要点、决策、分配任务及截止日期。

-示例：通过邮件在1个工作日内发送给所有参会者。

2.**存档记录**：将纪要归档以备后续查阅。

####（三）跟进执行情况

1.**分配任务提醒**：定期检查任务完成进度。

-示例：通过周报或即时通讯工具同步进展。

2.**召开复盘会议**：如需，可在下次会议中评估效果。

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###五、注意事项

1.**避免跑题**：主持人需及时引导讨论回到核心议题。

2.**鼓励参与**：创造开放氛围，确保每位成员有机会发言。

3.**保持专业**：避免情绪化表达，聚焦问题解决。

###一、概述（续）

设立会议是指为了讨论、决策或规划特定事项而召开的正式会议。本指导书旨在提供一套标准化流程，确保会议高效、有序进行。通过明确会议目标、准备流程、执行要点和后续跟进，提升会议质量与效率。设立会议可以是常规性的例会，也可以是为特定项目或议题而召开的专项会议。无论是哪种形式，规范化的操作都能最大化会议的产出价值，减少不必要的资源浪费。

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###二、会议准备阶段（续）

会议的成功很大程度上取决于充分的准备工作。以下为具体步骤：

####（一）明确会议目标（续）

1.**确定会议主题**：清晰定义会议要解决的问题或讨论的内容。

-示例：产品发布策略会议（主题：确定下一代智能手表的上市策略）、项目进度评审会议（主题：评估Q3项目进展并解决障碍）。

2.**设定预期成果**：明确会议结束后需要达成的具体结论或行动项。

-示例：通过讨论确定产品上市时间表（具体到月份）、分配项目后续任务（明确负责人和截止日期）、形成初步预算草案（包含关键数字）。

-**量化目标**：尽可能使目标可衡量，例如，“会议须产出至少3个可行的市场推广方案”或“会议须明确项目延期原因及2个补救措施”。

####（二）制定会议议程（续）

1.**列出讨论事项**：按优先级或逻辑顺序排列会议内容。

-示例：开场介绍（5分钟）、议题一：市场分析报告解读（20分钟）、议题二：产品功能优先级排序（15分钟）、议题三：预算初步讨论（10分钟）、自由交流与问答（