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销售合同管理流程与表单工具
一、工具概述与核心价值
销售合同是企业与客户之间明确权利义务、保障交易安全的重要法律文件，规范化的合同管理能显著降低法律风险、提升运营效率、优化客户体验。本工具整合了销售合同全生命周期管理流程与标准化表单，覆盖从需求发起到归档的全环节，适用于企业销售部门、法务部门、财务部门等多角色协同，助力实现合同管理的“流程标准化、操作规范化、风险可控化”。
二、适用场景与业务痛点
（一）典型应用场景
新签合同流程：销售团队与客户达成初步合作意向后，需起草合同并完成内部审核、客户确认、正式签署等全流程操作。
合同续签与变更：现有合同到期前，需评估续签可行性；合作过程中如需调整条款（如金额、交付时间、服务范围等），需启动变更流程。
跨部门协作管理：合同涉及法务条款审核、财务付款条件确认、履约进度跟踪等，需明确各部门职责与协作节点。
历史合同追溯与归档：已完成或终止的合同需系统化归档，后续可快速查阅履约记录、付款凭证等资料。
（二）常见业务痛点
合同起草依赖个人经验，条款遗漏或表述不规范易引发纠纷；
审核环节职责不清、流程冗长，导致合同签署周期长；
合同执行进度不透明，客户违约风险难以及时预警；
纸质合同易丢失、查阅困难，档案管理效率低。
三、标准化操作流程详解
销售合同管理流程分为“需求发起—合同起草—内部审核—客户确认—签署归档—执行跟踪”六大环节，各环节责任主体、操作内容及输出物
（一）需求发起：明确合作基础
责任主体：销售代表（或客户经理）
操作内容：
与客户沟通确认合作细节，包括但不限于：客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系人等）、合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、交易金额、付款方式、交付时间、质量标准、违约责任等核心条款。
填写《合同需求申请表》（详见第四部分表单1），附客户资质材料（如营业执照复印件、法人身份证明等）、合作意向书（如有）等附件，提交至销售部门负责人*审批。
输出物：《合同需求申请表》（含附件）、审批记录。
（二）合同起草：标准化文本编制
责任主体：销售代表（主导）、法务专员（协助）
操作内容：
销售代表根据《合同需求申请表》内容，使用企业标准合同模板（如《产品销售合同》《服务合同》）起草合同文本，保证核心条款与需求一致。
法务专员对合同条款进行合规性审核，重点检查：
主体资格：客户是否具备签约能力（如经营范围、资质许可）；
条款完整性：是否明确标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心要素；
法律风险：是否存在格式条款歧义、违反法律法规的内容（如“霸王条款”）。
销售代表根据法务意见修改合同，形成《合同评审稿》。
输出物：《合同评审稿》、法务审核意见记录。
（三）内部审核：多部门协同把关
责任主体：销售部门、法务部门、财务部门、总经理/分管副总（根据合同金额分级审批）
操作内容：
销售部门审核：销售负责人*确认合同内容符合业务需求，销售目标可达成，客户信用风险可控。
财务部门审核：财务经理*重点审核：
价格政策是否符合企业定价标准；
付款方式、账期、开票信息与财务流程一致；
大额合同需评估客户付款能力（如近6个月付款记录）。
法务部门终审：法务专员*确认合同无法律风险，争议解决方式（如仲裁/诉讼）约定明确。
最终审批：根据合同金额分级（如10万以下由销售负责人审批，10-50万由分管副总审批，50万以上由总经理审批），审批通过后形成《合同审批表》（详见第四部分表单2）。
输出物：《合同审批表》、各部门审核意见。
（四）客户确认：达成一致意见
责任主体：销售代表、客户对接人
操作内容：
销售代表将审批通过的《合同评审稿》发送至客户，明确说明合同条款及签署要求。
与客户沟通确认细节，如客户提出修改意见，需同步至法务部门评估合规性，内部重新审批后再次反馈客户，直至双方达成一致。
客户确认无误后，安排签署事宜（纸质签署需约定时间地点，电子签署需确认平台合规性）。
输出物：客户确认记录（如邮件回复、签字确认页）、签署版本合同。
（五）签署归档：法律效力固化与资料留存
责任主体：销售代表、行政专员
操作内容：
合同签署：
纸质合同：双方需加盖合同专用章或公章（避免使用部门章），法定代表人或授权代表签字，签署页注明签署日期；
电子合同：通过合规电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署过程真实、不可篡改。
合同归档：
销售代表在签署后3个工作日内，将合同正本（纸质版或电子版）及附件（如订单、验收单、客户资质材料）提交至行政部门；
行政专员统一编号（如“HT-年份-序号”）、登记《合同归档登记表》（详见第四部分表单4），存入指定档案柜或电子档案系统，设置查阅权限。
输出物：正式签署合同、《合同归档登记表》。
（六）执行跟踪：履约过程监控
责任主体：销售代表、
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