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行业通用采购合同模板及使用指南

一、采购合同适用范围与典型应用场景

本采购合同模板适用于各类企业、事业单位及其他组织之间，因购买原材料、设备、产品、服务等日常生产经营活动而产生的采购行为。无论是一次性采购、长期批量采购，还是定制化产品采购，均可通过本模板明确双方权利义务，降低交易风险。

典型应用场景包括：

制造业企业采购生产所需的原材料、零部件；

商贸企业采购用于销售的成品商品；

办公机构采购办公用品、设备设施；

项目采购方采购工程建设所需物资或服务；

企业采购技术支持、咨询服务等无形资产。

二、采购合同的签订流程详解

为保证采购合同的合规性与可执行性，建议按以下流程操作：

（一）需求确认与采购计划制定

采购方根据生产经营需求或项目要求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、预算金额、交付时间等核心要素，形成书面《采购需求清单》，作为合同起草的基础。

（二）供应商选择与洽谈

供应商筛选：通过公开招标、邀请招标、询价比价、竞争性谈判等方式，选择符合资质、信誉良好、性价比优的供应商。

商务洽谈：与供应商就价格、支付方式、交付周期、验收标准、售后服务等条款进行沟通，达成初步合作意向。

（三）合同文本起草与审核

起草合同：根据洽谈结果，使用本模板填写具体条款，重点明确双方信息、采购内容、价格、交付、验收、违约责任等核心内容。

内部审核：采购方法务部门或相关负责人对合同条款的合规性、逻辑性、完整性进行审核，避免歧义或漏洞。

供应商确认：将审核后的合同文本发送给供应商，双方就条款达成一致，必要时可进行修订。

（四）合同签署与生效

签字盖章：双方法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章（个人采购由签字人按手印）。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效；另有约定的，以约定时间为准（如“收到预付款后生效”）。

（五）合同履行与归档

履行跟踪：采购方按合同约定支付款项，供应商按约定交付货物/服务，双方及时沟通履约过程中的问题。

验收确认：货物/服务送达后，采购方按约定标准进行验收，并签署《验收确认单》。

资料归档：将合同文本、订单、验收单、付款凭证等资料整理归档，保存期限一般不少于合同履行完毕后5年。

三、采购合同关键条款填写指南

（一）合同主体信息

采购方：填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、电话（联系人：先生/女士）。

供应商：填写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、电话（联系人：先生/女士）。

注意：主体名称需与营业执照一致，避免使用简称；个人供应商需填写姓名、身份证号及住址。

（二）采购产品/服务明细

序号

产品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

质量标准/技术参数

交付时间

交付地点

1

[例如：钢材]

HRB400

吨

10

4500

45000

国标GB/T1499.2-2018

2024–

采购方仓库

2

[例如：安装服务]

-

项

1

8000

8000

按双方确认的技术方案执行

2024–

采购方指定地点

注意：数量、单价、总价需大写一致；质量标准应明确国家标准、行业标准或双方约定的具体参数；交付时间需精确到日，交付地点需具体到地址。

（三）价格与支付条款

总价：本合同总价为人民币（大写）：[例如：伍万叁仟元整]（￥53,000.00），含税/不含税（根据约定选择），包含运输费、保险费、税费等一切费用。

支付方式：

预付款：合同签订后[]个工作日内，采购方支付总价的[]%（即￥），供应商开具收据；

到货款：货物送达并验收合格后[]个工作日内，支付总价的[]%（即￥），供应商开具增值税[]%发票；

质保金：剩余总价的[]%（即￥）作为质保金，质保期满无质量问题后[]个工作日内无息支付。

注意：支付时间节点需明确；发票类型（增值税专用发票/普通发票）及税率需约定清楚；质保期一般不超过2年，具体按产品特性约定。

（四）交付与验收条款

交付：供应商负责将货物运送至约定地点，并承担运输途中的风险及费用；交付时提供产品合格证、检验报告等随货文件。

验收：

采购方应在收到货物后[]个工作日内验收，验收内容包括数量、规格、外观、质量等；

需安装调试的设备，安装调试完毕后[]个工作日内进行验收，验收标准以双方确认的技术方案为准；

验收合格，双方签署《验收确认单》；验收不合格，供应商应在[]日内免费更换或修复，直至验收合格。

（五）违约责任

供应商违约：

逾期交货：每逾期1日，按逾期部分总价的[]%支付违约金，逾期超过[]日，采购方有权解除合同，供应商退还已付款项并赔偿损失；

货物质量不合格：采购方有权拒收，供应商应在[]日内更换合格货物，并承担由此产生的费用；如无法更换，采购方解除合同，供应商退还货款并赔偿损失。

采购方违约：

逾期付款：每逾