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***企业相关对行政物资采购专题审计汇报

内审字[]第00*号

审计组于*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，此次审计关键目标是加强企业行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，确保供货质量和时效，提升企业经济效益。审计组审阅了相关原始资料，和人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采取了调查表、问询、实地观察、分析性复核等方法。包含时间范围是从1月1日至4月31日。现将此次审计情况汇报以下：

一、基础情况：

（一）企业行政物资采购关键分成2部分，一部分为办公用具、日用具、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，这类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家俱、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，这类物资由总务负责采购。

（二）此次审计抽查会计凭证21份。其中**经手1份，**经手1份，**经手10份，**经手9份。抽查相关统计详见附件3：抽查行政物资采购相关会计凭证。

二、审计发觉细节说明

（一）、采购相关不相容职务未分离

关键问题1：

行政物资请购、供给商确定、采购、验收、保管、对账、支付申请全部由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离标准。

（二）、采购计划

关键问题1：

行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回复有制订月度计划，但审计中发觉实际未制订月度计划。

采购计划是采购管理中科学采购前提条件，无采购计划，所需多种物资保质、保量、经济、立即连续供给得不到有效保障。

（三）、采购步骤

关键问题1：

行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这么先完成采购事项，再经过相关授权人员审批，不符合企业正常采购步骤，不利于采购管理。

关键问题2：

大部分采购单无供给商签字、盖章确定。不符合企业采购管理要求。企业《采购控制程序》中“1.6各采购人员拿到审批后采购单到财务盖协议章，采购单传给供给商签字盖章后再进行采购。”

关键问题3：

部分物资先送货，再出采购单，以后再补请购单。不符合企业采购管理要求，也丧失了请购意义。

（四）、报价单不符合要求

关键问题1：

**经手大部分报价单格式雷同，没有供给商签字或盖章确定，极可能是自行伪造。

关键问题2：

有些采购项目未提供最少三家报价。有些采购项目未提供报价单。

关键问题3：

报价单有自相矛盾现象。比如1-2月日用具报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。

关键问题4：

审计人员要求查看办公用具、日用具三家报价时，采购人员无法提供三家报价。

（五）、行政物资管理方面

关键问题1：

未登记出入库台账，无法清楚查询相关物资账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供给商送货单为准，未另外编制入库单。

行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据收齐、整理、统计和管理。

关键问题2：

行政物资采购紧急采购频率高。

关键问题3：

人事行政部未对行政物资进行定时盘点工作。（调查问卷回复说有定时进行盘点）

关键问题4：

人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。

三、审计提议

为加强企业行政物资采购管理，建立健全企业内部控制制度，节省人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对此次行政物资采购专题检验发觉问题，审计组提出以下整改提议：

1、规范采购步骤。

（1）、分离不相容职务。提议分离行政物资采购中不相容职务，增加管控节点。并制订行政采购人员定时轮岗制度，并遵照。比如采购和验收、保管职务分离。

（2）、严格根据企业正常采购步骤进行采购。即先请购，审批后再采购。

（3）、提供三家报价。根据企业要求提供最少三家报价，并将对询比议价、报价等资料妥善保管。

2、加强采购计划性。

（1）、编制采购计划。提议对行政物资进行年度、季度、月度计划，根据计划进行采购。并要求计划外采购事项审批程序。

（2）、加强紧急采购管理。比如要求紧急采购物资类型、金额上限、采购频率等。

3、每个月编制购销存报表。

（1）、编制购销存报表。加强管理行政物资出入库单据，编制行政物资购销存报表。规范相关申请单据、出入库单据，便于整理、查看、分析、统计等。

（2）、定时盘点。制订行政物资定时盘点方案，定时对行政物资进行盘点，并作相关统计。

（3）、统计分析。定时对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析。制订采购目标，结合行政物资采购预算、采购计划进行对比分析。

四、内部审计人员评论

审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重漏洞，亟待完善行政物资采购管理，提议制订《行政物资采购管理制度》，并遵照。

审计过程中行政部无法提供具体、整理规范信息资料。此次审计因为人事行政部抵触、不主动不立即提供资料、采购人员休假工作交接不到位，造成此项审计无法取得完整、系统资料，无法按计划时间完成审计项目。

行政物资采购不符合不相容职务分离标准，从而增大业务人员