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行政人事档案管理流程与规范

在现代企业管理体系中，行政人事档案管理占据着不可或缺的地位。它不仅是企业人力资源管理的基础，更是维护企业与员工双方合法权益、保障企业合规运营的重要依据。一套科学、严谨的档案管理流程与规范，能够确保人事信息的完整性、准确性与安全性，为企业决策提供有力支持，同时也能在关键时候规避潜在风险。本文旨在结合实践经验，系统阐述行政人事档案管理的核心流程与关键规范，以期为相关从业者提供具有操作性的指导。

一、人事档案的重要性与基本原则

人事档案是企业在招录、使用、培养、考核、奖惩、调配、辞退等一系列人力资源管理活动中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩情况以及个人基本信息的，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史材料。其重要性体现在：首先，它是企业识人用人、薪酬福利发放、职称评定、劳动合同管理等工作的直接依据；其次，它是处理劳动争议、应对劳动监察的法律凭证；再者，它承载着员工在企业成长的轨迹，也是企业组织文化建设和历史传承的一部分。

进行人事档案管理，需坚守以下基本原则：

*真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁弄虚作假、涂改伪造。

*完整性原则：档案材料应全面反映员工在企业工作期间的主要经历和情况，避免重要信息缺失。

*保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私和企业敏感信息，必须严格保密，未经授权不得查阅和泄露。

*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递和销毁等环节都应遵循统一的规范和流程。

*安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止丢失、损坏和失泄密。

二、人事档案的构成与归档范围

明确人事档案的构成与归档范围，是做好档案管理的前提。一份规范的人事档案通常应包含以下几类材料：

1.入职基础材料：员工入职登记表（含个人简历）、身份证复印件、学历学位证书复印件及学信网验证报告、职业资格证书复印件、与前单位解除或终止劳动合同的证明、照片等。

2.劳动关系材料：劳动合同文本及续订、变更、解除、终止劳动合同的相关协议或证明；岗位聘用、调动、任免、晋升、降职等文件；薪酬调整审批表、薪资确认单等。

3.培训与发展材料：各类培训记录、考核成绩单、培训结业证书复印件；员工参加外部培训的审批材料；职业发展规划、导师辅导记录等（视企业情况选择性归档）。

4.考核与奖惩材料：年度（季度/月度）绩效考核表、考核结果通知；各类奖励审批表、奖励决定、荣誉证书复印件；处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

5.其他重要材料：如员工家庭情况、紧急联系人信息变更记录；社保、公积金参保及变更材料；体检报告（尤其是入职体检和涉及职业病的体检）；其他企业认为有必要归档的与员工个人及劳动关系相关的重要材料。

*注：归档材料应为原件或具有同等法律效力的复印件。复印件需注明原件保管处或经相关负责人签字确认。*

三、人事档案管理核心流程

（一）档案的建立与收集

档案的建立始于员工入职。人力资源部门应在员工入职后规定期限内（通常为一周内），负责收集齐全员工的各类入职基础材料，并对材料的完整性、真实性进行初步审核。发现材料缺失或不符合要求的，应及时通知员工补充或更正。

材料收集齐全并审核无误后，为每位员工建立独立的档案。档案应使用统一规格的档案盒或档案袋，并在封面或脊背上清晰标注员工姓名、部门、工号及档案编号。同时，建立电子档案目录或档案管理台账，记录档案的基本信息及归档材料清单，便于日后检索。

（二）档案的日常管理与维护

1.保管：档案应存放在专用的档案柜内，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。档案库房应保持清洁、干燥、通风。对于电子档案，应有专门的存储设备和备份机制，确保数据安全。

2.借阅与复印：

*因工作需要借阅档案，须由相关部门提出申请，经人力资源部门负责人（或指定授权人）批准后方可借阅。借阅时应履行借阅登记手续，注明借阅人、借阅事由、借阅日期、预计归还日期及档案编号。

*档案原则上不得带出档案保管室。确需带出的，须经更高级别领导批准，并严格限定归还时间。

*借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄档案内容。

*复印档案材料，同样需履行审批手续，并由档案管理员负责复印，复印后需加盖“复印件与原件核对无异”印章（如有规定）。

*借阅档案应按期归还，档案管理员应对归还档案进行检查，确认无误后方可注销借阅登记。

3.转递：员工因调动、辞职、解除劳动合同等原因离开本单位时，其人事档案应按规定及时转递。转递方式应符合国家或地方相关规定，一般通过机要交通或派专人送取，严禁员工个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，档案管理员需对档案材料进行认真