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销售合同审查与签订流程指导手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业销售合同的审查与签订全流程，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，有效防范交易风险，保障企业合法权益。手册适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，涵盖从合同启动到归档的全环节操作指引，为实际工作提供标准化参考。

二、合同审查与签订的适用范围

本流程适用于企业所有销售类合同的审查与签订，包括但不限于：

常规销售合同：标准产品/服务的买卖合同，如原材料采购、成品销售、设备销售等；

定制化销售合同：涉及非标产品、定制服务或特殊技术要求的销售协议；

长期合作协议：年度框架协议、战略采购合同等具有持续履约性质的合同；

特殊条款合同：包含分期付款、质量保证金、知识产权归属、违约责任等复杂条款的合同；

补充/变更协议：对已签订合同进行修改、补充的书面协议。

三、合同审查与签订的核心步骤

（一）合同启动：需求对接与信息收集

业务发起：销售人员根据客户需求，明确合同标的（产品名称、规格、型号、数量）、交付方式、交付期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同需求审批表》（见附件1），经部门负责人*经理审批后启动合同流程。

客户信息核实：收集客户营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书（若由代理人签署）等资质文件，核实客户主体资格（是否为合法注册企业、经营范围是否涵盖合同标的、是否存在经营异常或失信记录）。

（二）合同起草：条款拟定与内容填充

模板选择：根据合同类型（常规/定制/长期等），选择对应的合同模板库标准文本（如《标准产品销售合同模板》《定制服务合同模板》），避免空白合同或临时起草。

条款填写：

核心条款：明确双方当事人信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）、标的详情（名称、规格、型号、数量、质量标准）、价款（含单价、总价、税费）、支付方式（账户信息、分期节点、票据类型）、交付（时间、地点、方式、验收标准）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；

特殊条款：若涉及定制化需求，需明确技术参数、验收流程、售后服务等；若涉及预付款/质保金，需约定支付比例、返还条件；若涉及知识产权，需明确归属及使用权限。

附件准备：随合同附《产品技术参数表》《交付进度计划》《质量验收标准》等支撑文件，保证内容与主合同一致。

（三）内部审查：多部门合规性审核

合同起草完成后，需依次通过以下部门审查：

销售部门初审：由销售负责人*经理审核合同内容是否与客户需求一致，价款、交付周期等商务条款是否符合企业定价策略及库存情况，保证业务可行性。

法务部门审查：法务专员*律师重点审核：

主体资格：客户是否具备履约能力（如经营范围、资质证书）；

合法性：条款是否符合《民法典》《产品质量法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

风险点：违约责任是否对等、争议解决方式是否明确、知识产权条款是否完善、保密义务是否约定；

语言表述：是否存在歧义或模糊表述（如“尽快”“合理”等需明确量化）。

财务部门审查：财务主管*会计审核：

价款构成：是否含税、发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具时间；

支付条款：支付节点是否合理（如预付款比例≤30%，到货款≥40%，验收款≥30%），账户信息是否为企业对公账户；

信用风险：客户信用评级是否符合赊销政策，是否需追加担保措施（如抵押、保证）。

最终审批：销售部门汇总各部门意见，修订合同后提交分管副总*总审批，重大合同（金额≥100万元或涉及核心业务）需提交总经理审批。

（四）外部沟通：客户谈判与条款修订

合同传递：审批通过后的合同正式版（加盖企业合同专用章）传递给客户，附《合同签署说明》（明确签署要求、附件清单、反馈时限）。

谈判修订：若客户提出修改意见，由销售部门牵头，法务、财务部门配合，逐条评估修改内容的合理性：

非核心条款（如交付时间微调、验收标准细化）：可协商一致后修订；

核心条款（如价款下调、违约责任加重）：需评估对企业权益的影响，必要时经上级领导审批后再回应客户；

禁止口头承诺，所有修订需形成书面《合同修订记录》（见附件2），由双方授权代表签字确认。

（五）合同签署：形式合规与生效条件

签署准备：

确认签署人身份：客户方需提供法定代表人签署的授权委托书（若由代理人签署），并核对身份证原件；

准备合同文本：最终版合同一式N份（通常至少3份，双方各执1份，企业归档1份），保证每份内容完全一致，无涂改（若有涂改需双方加盖骑缝章）；

盖章规范：企业加盖“合同专用章”（禁止用财务章或部门章），客户加盖公章或合同专用章，骑缝章需覆盖合同所有页缝。

签署生效：双方签署完成后，合同自最后一方签字盖章之日起生效（或按合同约定的生效条件，如审批通过、预付款到账）。

（六）合同归档：管理与后续跟踪

资料归档：签署后3个工作日内，销售部门将合同正本