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部门活动经费管理及审批流程

一、总则

部门活动经费是保障部门各项集体活动顺利开展、增强团队凝聚力、提升员工归属感的重要物质基础。为进一步规范部门活动经费的管理，明确审批权限与流程，提高经费使用效益，确保经费使用的合规性、合理性与透明度，特制定本管理及审批流程。本流程适用于部门组织的各类集体活动，包括但不限于团队建设、节日庆祝、学习交流等。

二、经费管理基本原则

1.预算先行原则：所有部门活动均需事先编制详细预算，无预算或预算未经批准，原则上不得开展活动及使用经费。

2.总额控制原则：活动经费应在公司或上级部门核定的年度预算总额内严格控制使用，不得超支。确需追加预算的，须按规定程序报批。

3.专款专用原则：活动经费应专门用于经批准的活动项目，不得挪作他用，不得用于与活动无关的个人消费。

4.勤俭节约原则：经费使用应坚持精打细算，力求经济合理，反对铺张浪费，优先选择性价比高的方案。

5.公开透明原则：经费的预算、使用及报销情况应在一定范围内公开，接受部门成员监督。

6.权责对等原则：经费审批人对所审批经费的合规性、合理性负责，经费使用人对经费的实际使用情况负责。

三、经费预算编制与审批流程

（一）活动立项与预算申请

1.活动发起：部门内任何成员均可提议组织集体活动，活动发起人需与部门负责人（或指定负责人）沟通，明确活动的目的、意义、初步方案。

2.预算编制：活动方案初步确定后，由活动负责人（可为发起人或部门指定人员）根据活动内容、规模、预计参与人数等，详细编制《部门活动经费预算申请表》。预算应包含以下主要内容：

*活动名称、目的、日期、地点、预计参与人数；

*经费预算明细：包括场地租赁费、物料采购费、餐饮费、交通费、讲师/嘉宾费（如适用）、礼品费及其他可能发生的费用。各项费用需列出具体测算依据（如单价、数量等）；

*预算总额。

3.提交申请：活动负责人将填写完整的《部门活动经费预算申请表》提交给部门负责人进行初步审核。

（二）预算审批

1.部门负责人审核：部门负责人对活动的必要性、预算的合理性、合规性及经济性进行审核。审核通过后，根据经费金额大小及公司相关规定，决定是否提交上一级领导审批或直接批准。

*若预算金额在部门负责人审批权限范围内，且符合规定，由部门负责人直接批准。

*若预算金额超出部门负责人审批权限，或涉及跨部门、公司级别的活动，由部门负责人签署意见后，按公司规定逐级上报审批。

2.上级领导审批（如适用）：相关上级领导对上报的预算申请进行审批，重点关注活动的整体效益、预算总额的合理性及是否符合公司整体政策。

3.预算生效：预算申请获得最终批准后，方可视为活动经费预算正式生效，活动负责人方可根据批准的预算组织开展活动。

四、经费使用与报销

（一）经费使用

1.事前申请：活动过程中发生的各项费用，应严格控制在批准的预算范围内。原则上应采取事前申请、事后报销的方式。

2.费用支付：

*小额、零星费用，可由活动负责人或指定经办人先行垫付。

*大额费用（如场地租赁、大宗物料采购等），建议通过公司对公账户直接支付给供应商，以降低个人垫付压力和风险。具体操作需符合公司财务管理制度。

3.票据管理：所有经费支出均需索取合法、合规的原始凭证（如发票、收据等，优先取得增值税专用发票）。原始凭证应注明费用发生的日期、内容、数量、单价、金额等信息，并由经办人签字确认。

（二）报销流程

1.报销申请：活动结束后，活动负责人或经办人应及时整理所有费用支出凭证，填写《费用报销单》，并附上《部门活动经费预算申请表》（审批件）、活动总结（可选，简述活动情况及经费使用概况）、相关合同/协议（如场地租赁、物料采购合同等，若有）及所有原始票据。

2.票据粘贴与审核：经办人需将原始票据按类别整齐粘贴，并确保票据真实、合规、完整。部门负责人对报销凭证的真实性、完整性及是否符合预算进行审核签字。

3.财务审核与付款：经部门负责人审核通过的报销单据，按公司财务制度规定提交给财务部门。财务部门对报销凭证的合规性、票据的有效性及金额的准确性进行专业审核。审核无误后，按照公司付款流程办理付款手续，将报销款项支付给经办人或相关供应商。

五、经费调整与监督

1.预算调整：如因不可预见因素导致实际费用超出原批准预算，或需对预算明细项目进行重大调整，活动负责人须提前提交《部门活动经费预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及调整明细，按原审批流程报批。未经批准，不得擅自超预算开支。

2.监督检查：部门负责人应对本部门活动经费的使用情况进行日常监督。公司财务部门及相关管理部门有权对部门活动经费的管理和使用情况进行定期或不定期检查。

3.责任追究：对于违反本流程