企业采购需求说明书制作指南.docVIP

企业采购需求说明书制作通用指南

一、适用情境说明

本指南适用于企业各类采购活动的需求说明书编制，具体包括但不限于以下情境：

新项目启动采购：如新产品研发、生产线扩建、办公系统升级等项目所需的设备、材料或服务采购；

日常运营物资补充：如办公用品、生产耗材、后勤服务等的常规采购；

设备/系统更新采购：如老旧设备替换、IT系统迭代、专业仪器升级等；

服务类采购：如咨询服务、运维服务、广告宣传、物流运输等服务采购。

无论采购金额大小或物品类型，规范的需求说明书均能保证采购目标明确、流程合规、后续执行顺畅。

二、编制流程详解

（一）需求提出与初步梳理

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务目标或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确采购目的（如“提升生产效率”“满足办公基础需求”）、采购物品/服务名称、预估数量及预算范围。

需求确认：需求部门负责人与采购部门对接，共同确认采购的必要性，避免重复采购或超需求采购。例如若为设备更新，需说明现有设备的报废原因及新设备的核心功能需求。

（二）需求规格与参数明确

物品/服务分类细化：根据采购类型，明确具体需求。例如：

货物类：需写明名称（如“笔记本电脑”）、规格型号（如“Inteli5处理器、16GB内存、512GB固态硬盘”）、质量标准（如“符合国家3C认证”）、用途（如“用于设计部图形处理”）；

服务类：需写明服务内容（如“全年IT设备运维服务”）、服务范围（如“覆盖公司总部及3个分支机构”）、服务标准（如“故障响应时间不超过2小时，24小时内解决”）；

工程类：需写明工程范围（如“办公楼装修改造”）、技术要求（如“消防验收符合GB50016标准”）、工期要求（如“60日内完工”）。

参数量化与可验证：所有技术参数、质量要求需具体可衡量，避免模糊表述。例如“高功能打印机”应明确为“打印速度≥30页/分钟，支持A3幅面，彩色打印分辨率≥1200×1200dpi”。

（三）需求说明书初稿编制

依据梳理后的需求，按照本指南“三、说明书模板结构”填写采购需求说明书初稿。需保证以下核心信息完整：

基本信息栏：需求部门、联系人、采购类型、预算金额等；

需求明细栏：物品/服务名称、规格型号、数量、单价（预估）、用途等；

技术与商务要求栏：技术参数、交付时间、付款方式、质保期等；

附件清单栏：相关技术图纸、需求清单、资质文件等。

（四）内部审核与修订

需求部门审核：需求部门负责人确认说明书内容与实际需求一致，重点核对数量、规格、用途等是否准确。

财务部门审核：财务部门核对预算金额是否符合公司财务制度，是否在年度预算范围内，避免超预算采购。

法务/合规部门审核：法务部门审核采购条款（如付款方式、违约责任、知识产权等）是否符合法律法规及公司合规要求，规避法律风险。

修订完善：根据各部门审核意见，需求部门对说明书进行修改，形成修订稿，保证所有问题闭环解决。

（五）最终审批与归档

分级审批：根据采购金额及重要性，按公司权限流程进行审批（如部门负责人→采购部→分管领导→总经理）。

定稿发布：审批通过后，形成正式《采购需求说明书》，加盖部门公章，分发至采购部门、财务部门及需求部门。

归档管理：将审批通过的说明书（含修订稿、审核意见表）存档，作为采购执行、验收及审计的依据，保存期限不少于3年。

三、说明书模板结构

企业采购需求说明书

（一）基本信息

项目

内容

需求部门

*项目部

联系人

*

联系方式

（内部分机号）

采购类型

□货物类□服务类□工程类□其他

采购项目名称

办公楼智能门禁系统升级项目

预算金额（元）

150,000

需求提出日期

2023年10月25日

预计交付日期

2023年12月15日

（二）采购需求明细

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

单价（预估）

总价（预估）

用途说明

技术参数/服务要求

备注

1

智能门禁控制器

支持1000张卡片存储，TCP/IP通讯

台

5

8,000

40,000

控制各楼层门禁权限

工作温度：-20℃~60℃；电源：AC220V±10%

2

人脸识别终端

识别速度＜0.5秒，显示屏10英寸

台

10

6,000

60,000

员工及访客身份核验

支持人脸+刷卡双重识别；存储容量≥10万条记录

3

安装调试服务

包含设备安装、系统调试、人员培训

项

1

50,000

50,000

保证系统正常运行

培训内容：操作方法、故障排查；培训时长：8小时（分2批次）

（三）商务要求

项目

要求

交付时间

合同签订后30日内完成安装调试并交付使用

交付地点

公司总部办公楼1-5楼指定位置

付款方式

□一次性付款□分期付款（具体比例）

质保期

设备质保2年，系统质保1年

验收标准

按采购需求明细及技术参数执行，双方签字确认

其他商务条