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机关单位档案管理及借阅规范

引言

档案工作是机关单位行政管理和业务建设中不可或缺的基础性工作，是记录历史、传承文明、服务现实、开创未来的重要载体。为进一步加强和规范我单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高行政管理效能和决策水平，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合我单位实际情况，特制定本规范。本规范旨在为机关单位档案管理及借阅工作提供明确指引，促进档案工作的制度化、规范化和科学化建设。

一、总则

（一）定义与范围

本规范所称档案，是指机关单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其管理范围涵盖档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、保密和数字化等各个环节。

（二）基本原则

1.统一领导，分级管理：档案工作实行统一领导、归口管理的原则，明确各部门职责，确保档案工作有序开展。

2.完整准确，规范整理：确保归档文件材料的齐全完整、真实准确，并按照规范要求进行整理、编目，便于管理和利用。

3.安全保密，依法利用：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，保障档案实体与信息安全。在确保安全的前提下，依法依规提供档案利用服务。

4.科学管理，服务发展：运用科学的管理方法和现代化技术手段，提高档案管理水平和利用效率，为机关单位各项工作发展提供有效服务。

二、档案的收集与整理

（一）收集范围与要求

各部门应指定专人负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作。凡反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对工作查考、经验总结、历史研究具有查考利用价值的各种载体文件材料，均属归档范围。归档文件材料应字迹清楚、图样清晰、手续完备。

（二）整理与归档

1.分类：按照档案形成的规律和特点，结合本单位实际情况，采用适当的分类方法进行分类，确保分类体系科学合理、层次分明。

2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

3.排列：按照一定的顺序对案卷或文件进行排列，保持文件之间的有机联系。

4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录项目应规范、著录准确。

5.装订：归档文件材料应按照规范要求进行装订，做到整齐牢固，便于保管和利用。

6.归档时间：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理归档，年度性档案应在次年规定时间内完成归档。

三、档案的保管与保护

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

（二）日常保管

1.清点核对：档案管理人员应定期对库存档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理并报告。

2.温湿度控制：库房应保持适宜的温湿度，并有记录。

3.定期检查：定期对档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况，应及时采取有效措施进行处理。

4.档案修复：对破损、褪色的档案，应按照档案修复技术规范进行修复或复制。

5.保密管理：严格执行保密制度，涉密档案应专柜存放，双人双锁管理，严格控制接触范围。

（三）档案鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，应按照规定组织鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应编造销毁清册，报单位主管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

四、档案的借阅与利用

（一）借阅权限与对象

1.本单位工作人员因工作需要，可以借阅本单位档案。

2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。

3.查阅涉密档案，须经单位分管领导或主要领导批准，并严格遵守保密规定。

（二）借阅程序

1.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、份数、借阅目的、借阅期限等，并经相关负责人签字批准。

2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合要求的方可办理借阅手续，并当面核对档案数量和状况。

（三）借阅要求

1.借阅档案应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。

2.借阅档案一般不得带出档案阅览室。确因工作需要带出的，须经单位分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。涉密档案一律不得带出档案管理场所。

3.档案借阅期限一般不超过规定天数，确需延长的，应办理续借手续。

4.借阅者应妥善保管所借档案，防止遗失、泄密和损坏。

5.未经允许，不得擅自复制、摘录、拍照、扫描涉密档案内容。复制、摘录、拍照、扫描非涉密档案，须经档案管理部门同意，并在指定地点进行。

（四）归还与清点

1.借阅档案应按期归还。归还时，档案管理人员应认真核