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行政机关文件管理与归档规范

行政机关的文件，是各项决策部署、工作开展、政务活动的直接记录与载体，其管理与归档工作是机关日常运转中一项基础性、保障性工作，直接关系到行政效率、决策质量乃至历史传承。规范有序的文件管理与归档，不仅能确保政令畅通、工作连续，更能为日后查考、经验借鉴、历史研究提供真实可靠的依据。本文旨在结合实践经验，阐述行政机关文件管理与归档的核心要点与操作规范，以期为提升机关工作效能贡献绵薄之力。

一、行政机关文件管理与归档工作的重要性

行政机关文件管理与归档工作，是机关履行职能、开展工作的重要组成部分。其重要性体现在多个层面：

首先，它是机关有效履职的基础。文件承载着政策指令、工作安排、信息交流等关键内容，规范管理能确保文件在流转、办理、存储各环节顺畅高效，保障机关各项工作有序推进。

其次，它是维护机关历史真实面貌的关键。归档文件是机关活动的原始记录，是不可再生的信息资源，对于留存历史、传承经验、查考凭证具有不可替代的作用。

再者，它是提升行政效能、防范风险的保障。清晰的文件脉络有助于快速检索和利用信息，提高决策效率；规范的归档程序则能有效防范因文件缺失、损毁或管理不当引发的法律风险与行政责任。

二、文件管理与归档的基本原则

行政机关文件管理与归档工作应遵循以下基本原则，以确保工作的科学性与规范性：

1.统一领导，分级管理原则：文件管理与归档工作需在机关统一领导下进行，明确责任部门和岗位职责，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局。

2.规范标准，全程管控原则：从文件的产生、流转、办理到整理、归档、利用，均需遵循统一的规范和标准，实现全过程、各环节的有效管控。

3.完整准确，真实有效原则：确保归档文件的内容真实、数据准确、手续完备、格式规范，完整反映机关工作的全貌和历史事实。

4.依法管理，安全保密原则：严格遵守国家有关档案管理和保密工作的法律法规，建立健全安全保密制度，确保涉密文件和敏感信息的绝对安全。

5.便于利用，服务发展原则：归档工作的最终目的是为了利用。应从便于日后查阅、研究和利用出发，科学整理，优化检索，使其更好地服务于机关中心工作和长远发展。

三、文件管理的关键环节与操作规范

文件管理贯穿于文件生命周期的全过程，每个环节都需细致规范。

（一）文件的形成与办理

文件的“诞生”环节至关重要，直接影响后续管理质量。

*拟稿与审核：起草文件应做到内容明确、条理清晰、语言规范、格式标准。严格执行审核签发制度，确保文件的合法性、准确性和严肃性。涉及多部门的事项，应充分协商一致。

*编号与登记：正式文件应按照规定的发文字号规则进行编号，并对收发文进行详细登记，记录文件标题、文号、签发人、收发日期、主送抄送机关、办理情况等要素，确保可追溯。

*流转与传阅：建立规范的文件传阅制度，明确传阅范围和时限，避免文件积压、横传或丢失。传阅过程中，阅文人应签署姓名和日期，重要文件可提出阅办意见。

（二）文件的整理与归档

文件办理完毕或告一段落后，应及时进行整理归档。

*归档范围的界定：明确哪些文件需要归档。通常包括本机关制发的具有查考价值的各类正式文件、会议材料、请示批复、调研成果、统计报表、合同协议、音像制品等。临时性、事务性、无查考价值的文件材料可不予归档，但需按规定处理。

*整理原则与方法：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。通常采用“年度-机构（问题）-保管期限”的方法进行分类整理。

*件的构成：一般以每份文件为一件。正文与附件、正本与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等，可作为一件进行整理。

*文号与日期：确保文件文号准确，成文日期清晰。

*排序与编目：按照分类方案和排列顺序，对归档文件逐件编号、编目，填写卷内目录或归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等信息。

*装订与装盒：归档文件应按规定进行装订，去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料。装订好的文件应装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。

*保管期限的划分：根据文件的查考利用价值和国家有关规定，将归档文件划分为永久、定期（长期、短期）等不同保管期限。永久保管的文件是指具有长远查考利用价值的重要文件；定期保管的文件是指在一定时期内具有查考利用价值的文件。

四、档案的管理与利用

归档后的文件即成为档案，其管理与利用同样需要规范。

*库房管理：档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求，配备必要的温湿度调控设备和消防器材。档案应按类别、年度、保管期限有序排列存放。

*日常维护：定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。