会议策划执行流程及准备工作清单.docVIP

会议策划执行流程及准备工作清单通用模板

引言

会议是企业、组织内外沟通、决策推进、资源整合的重要载体，一场成功的会议离不开系统化的策划与精细化的执行。本模板旨在为会议策划者提供一套标准化、可复用的执行框架，覆盖从前期筹备到后期收尾的全流程，帮助提升会议效率、保障会议效果，适用于企业内部会议（如年会、季度会、项目启动会）、客户会议（如产品推介会、答谢会）、行业会议（如峰会、研讨会）等多种场景。

一、模板适用范围与核心价值

适用场景

本模板适用于需系统性策划执行的各类会议，具体包括但不限于：

企业内部决策类会议：如董事会、年度战略会、月度经营分析会；

业务推进类会议：如项目启动会、客户签约会、销售复盘会；

对外交流类会议：如行业峰会、产品发布会、合作伙伴交流会；

培训类会议：如员工技能培训会、经销商培训会。

核心价值

标准化流程：避免策划遗漏，保证各环节有序衔接；

责任明确化：通过分工表细化任务，减少推诿扯皮；

风险可控性：提前识别潜在问题（如设备故障、人员缺席），制定应急预案；

效果可追溯：通过会议记录、反馈评估等工具，沉淀会议成果，持续优化后续会议。

二、会议策划执行全流程步骤

阶段一：前期筹备（会议前1-4周）

1.明确会议目标与核心诉求

操作说明：

与会议发起人（如公司领导、部门负责人*）沟通，明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决客户投诉集中问题”）；

将目标拆解为可量化的指标（如“达成3个合作意向”“输出5项行动计划”），避免目标模糊（如“加强沟通”）。

输出物：《会议目标确认书》（含目标描述、量化指标、预期成果）。

2.确定会议类型、规模与形式

操作说明：

类型：根据目标判断（决策型/沟通型/培训型/汇报型）；

规模：预估参会人数（核心决策层、执行层、外部嘉宾等），影响场地选择与物料准备；

形式：线下（需考虑场地容量、交通）、线上（需测试平台稳定性）、线上线下混合（需同步直播与互动）。

输出物：《会议基本信息表》（含类型、规模、形式、预计时长）。

3.组建筹备团队并分工

操作说明：

设立“总协调人”（通常为发起人助理或部门骨干*），统筹整体进度；

按职能划分小组：

议程组：负责议程设计、嘉宾邀请、发言材料审核；

场地组：负责场地预订、布置、设备调试；

物料组：负责物料设计、采购、分发（如资料袋、名牌、PPT模板）；

接待组：负责嘉宾/参会人员签到、引导、食宿安排（如需）；

应急组：负责制定应急预案、处理突发情况（如设备故障、人员缺席）。

输出物：《筹备任务分工表》（见“三、实用工具清单”）。

4.制定会议预算

操作说明：

按类别列支预算，常见项目包括：

场地费（会议室租赁、布置）；

物料费（印刷品、宣传物料、礼品）；

餐饮费（茶歇、午餐/晚餐，按参会人数标准）；

嘉宾费（劳务费、交通住宿，如外部专家*）；

设备费（音响、投影仪租赁，如场地未提供）；

其他（摄影摄像、快递费等）。

预留10%-15%备用金，应对突发支出。

输出物：《会议预算明细表》（含类别、金额、备注）。

5.确定会议时间、地点与议程

操作说明：

时间：避开节假日、公司业务高峰期（如电商企业避开双11），考虑参会人员主要城市时差（如全国性会议优先选下午2-4点）；

地点：线下需确认交通便利性（地铁/公交可达）、场地设施（投影、音响、网络）、容纳人数（座位间距≥80cm）；线上需提前测试平台（如腾讯会议、Zoom）并发送参会；

议程：按“开场-核心议题-讨论-总结”逻辑设计，明确每个环节的时长、负责人、内容（如“14:00-14:10领导致辞，总；14:10-15:00方案汇报，市场部经理”）。

输出物：《会议议程表》（见“三、实用工具清单”）。

6.发布会议通知与收集反馈

操作说明：

通知内容需包含：会议目标、时间、地点/、议程、参会人员、着装要求（如商务正装）、需提前准备的材料（如项目PPT）；

提前7-10天发送通知（紧急会议可缩短至3天），通过邮件/企业/会议系统发送，并设置“是否参会”回复截止时间；

收到回复后，统计参会人数，同步给场地组、物料组、餐饮组。

输出物：《参会人员名单》（含姓名、单位、职务、联系方式、是否参会）。

7.准备会议物料与设备

操作说明：

物料清单（按类别）：

文件资料：会议手册、议程表、签到表、发言稿、笔记本、笔；

宣传物料：背景板（含会议主题、LOGO）、易拉宝、指示牌；

礼品物料：参会伴手礼（如定制U盘、书籍）、嘉宾礼品（如高档茶叶、工艺品）；

设备清单：提前1天与场地组确认，包括投影仪、麦克风（无线麦+备用麦）、音响、电脑（提前拷贝PPT，备用U盘）、网络测试设备、摄像机（如需录制）。

输出物：《会议物料清单表》《会议设备检查表》（见“三、实用工具清单”）。

阶段二：中期执行（会议