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综合办公设备采购评估标准与流程

一、适用范围与背景

本标准与流程适用于各类企事业单位、社会团体及其他组织因业务发展需要，开展综合办公设备（包括但不限于计算机、打印机、复印机、投影仪、办公家具、多功能一体机等）的新购、升级或替换采购活动。制定本规范的目的是通过标准化评估与流程管控，保证采购设备的质量、适用性及性价比，降低采购成本，防范廉洁风险，保障办公需求高效满足。

二、采购评估全流程操作指引

（一）需求申报与初审

需求发起

需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备老化、功能升级等），填写《办公设备采购需求申请表》（见表1），明确设备名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明及核心功能需求（如“需支持高清视频会议的投影仪”“月打印量不低于5000页的激光打印机”等）。

需求部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

需求初审

采购管理部门联合财务部门对需求进行初审，重点审核：

预算是否符合单位年度预算安排；

设备配置是否与实际需求匹配（避免过度配置或配置不足）；

是否存在可调剂的闲置设备（优先通过内部调拨满足需求）。

初审通过后进入下一环节；不通过则反馈需求部门调整完善。

（二）市场调研与方案制定

市场调研

采购管理部门组织需求部门、技术部门（如有）开展市场调研，收集至少3家主流品牌/型号设备的信息，包括：

技术参数（功能指标、兼容性、扩展性等）；

市场价格（近期成交价、报价区间）；

品牌口碑（用户评价、故障率、售后服务响应速度）；

供应商资质（营业执照、相关行业认证、授权代理证明等）。

调研结束后形成《办公设备市场调研报告》，附对比分析表（含各品牌/型号优劣势）。

采购方案制定

基于调研结果，采购管理部门制定《办公设备采购方案》，明确：

采购设备清单（含型号、数量、预算）；

采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购，根据金额及紧急程度确定）；

供应商资格要求（如注册资本、售后服务承诺、案例证明等）；

时间计划（调研完成、招标/谈判、合同签订、到货验收等节点）。

方案报单位分管领导审批后，启动采购实施。

（三）评估标准制定与供应商筛选

评估标准制定

成立采购评估小组（由采购管理部门、需求部门、技术部门、财务部门、纪检部门人员组成，组长由分管领导担任），根据设备类型制定《供应商综合评估表》（见表2），明确评估维度及权重：

技术参数（30%-40%）：核心功能指标（如CPU、内存、打印速度）、功能匹配度、兼容性、节能环保认证等；

价格（25%-35%）：报价合理性、性价比（结合功能与价格对比）、付款条件等；

品牌与资质（15%-20%）：品牌市场占有率、行业口碑、供应商营业执照及相关资质、授权文件等；

售后服务（15%-20%）：质保期限（硬件至少1年，软件至少3个月）、故障响应时间（市区≤4小时，郊区≤24小时）、维修能力（本地是否有服务网点）、培训服务等；

其他（5%-10%）：供应商信誉（如无重大违法记录）、供货周期、绿色包装等。

供应商筛选

根据采购方式发布采购公告（公开招标）或发出邀请（邀请招标/竞争性谈判），要求供应商在规定时间内提交响应文件（含产品报价、技术方案、资质证明、售后服务承诺等）。

评估小组对响应文件进行资格预审（剔除不符合资质要求的供应商），通过预审的供应商进入综合评审环节。

（四）综合评审与确定供应商

材料评审

评估小组对照《供应商综合评估表》，对通过资格预审的供应商进行量化打分（去掉一个最高分、一个最低分后取平均分），形成《供应商评审得分表》。

现场考察（可选）

对技术复杂或采购金额较大的设备（如大型复印机、投影仪），评估小组可对入围供应商进行现场考察，核实其生产/经营场所、技术实力、售后服务团队等情况，考察结果作为评审依据。

确定候选供应商

根据综合得分排名，推荐1-2家候选供应商，报单位领导班子集体决策（或按授权审批）后，确定最终供应商。

（五）合同签订与履约管理

合同拟定

采购管理部门与供应商签订《办公设备采购合同》，明确以下条款：

设备名称、型号、数量、规格参数（附详细配置清单）；

单价、总价、付款方式（如预付款30%、到货验收合格后付60%、质保期满后付10%）；

交货时间、地点、运输方式及风险承担；

质保期、售后服务承诺（含响应时间、维修流程、备件供应等）；

验收标准与方法（按国家行业标准及双方约定技术参数执行）；

违约责任（如逾期交货、设备质量问题等处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）。

合同审批与签订

合同经单位法务部门（如有）审核、分管领导审批后，双方签字盖章生效。

（六）到货验收与资产入库

到货核对

供应商按合同约定时间交货后，采购管理部门组织需求部门、技术部门、财务部门共同到货验收，核对：

设备数量、型号是否与