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采购合同审核与签订操作流程手册
目录
一、手册适用范围与核心价值
二、采购合同审核与签订全流程操作指引
（一）需求提出与合同草案准备
（二）合同初审（采购部门内部审核）
（三）合同复审（法务/财务专项审核）
（四）合同审批（管理层最终审批）
（五）合同签订与用印管理
（六）合同交付与归档管理
三、采购合同相关模板及填写说明
（一）采购合同模板（简化版）
（二）合同审批流程表
（三）供应商资质审查表
四、操作过程中的关键风险控制点
一、手册适用范围与核心价值
本手册适用于企业各类采购业务中合同的审核与签订管理环节，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等场景。通过规范合同全流程操作，明确各环节职责与标准，可有效降低合同法律风险、保证采购合规性、提升采购执行效率，保障企业与供应商的合法权益，支撑采购业务目标的实现。
二、采购合同审核与签订全流程操作指引
（一）需求提出与合同草案准备
操作主体：需求部门、采购部门
操作流程：
（1）需求确认：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购标的物名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、交付地点等核心要素，经部门负责人*经理审批后提交采购部门。
（2）供应商初步筛选：采购部门根据需求内容，通过合格供应商库、公开招标、询比价等方式筛选候选供应商，优先选择与公司有长期合作记录、资质齐全、信誉良好的供应商。
（3）合同草案拟定：采购部门根据确定的供应商及谈判结果，使用公司标准合同模板拟定合同草案。合同内容应至少包含：合同双方基本信息、标的物详情、数量与价格（含税费明细）、质量标准与验收方法、交付时间与地点、付款方式与条件、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等条款。
（4）附件准备：同步收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、法定代表人身份证明等）、技术规格书、报价单、招投标文件（如适用）等作为合同附件。
（二）合同初审（采购部门内部审核）
操作主体：采购专员、采购经理*经理
审核重点：
（1）需求匹配性：核对合同条款与《采购需求申请表》是否一致，保证标的物、数量、交货期等满足需求部门要求。
（2）供应商合规性：检查供应商资质文件是否齐全、有效（如营业执照是否在有效期内、相关资质是否与采购标的匹配），避免与无资质或资质失效的供应商合作。
（3）价格合理性：对比市场价格、历史采购价及预算金额，确认价格条款是否符合公司成本控制要求，是否存在虚高报价。
（4）条款完整性：检查合同核心要素是否缺失（如质量标准、违约责任等），避免条款模糊导致后续争议。
（5）商务条款合理性：审核付款方式、交货地点、运输费用承担等商务条款是否符合公司惯例及采购政策。
输出成果：
初审通过：将合同草案及附件提交法务/财务部门复审。
初审不通过：注明修改意见，退回采购部门调整后重新提交。
（三）合同复审（法务/财务专项审核）
操作主体：法务专员专员、财务专员专员
法务审核重点：
（1）合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款。
（2）权责明确性：审核双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、具体（如逾期交货、质量不合格的违约金计算方式）。
（3）风险规避：识别潜在法律风险（如知识产权归属、保密条款、不可抗力约定等），补充风险防控条款。
（4）文本规范性：检查合同文本是否清晰、无歧义，关键术语（如“验收合格”“质保期”）是否定义明确。
财务审核重点：
（1）价格与预算：核对合同总价、分项报价是否与采购预算一致，超预算部分是否履行了审批流程。
（2）付款条件：审核付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款节点（如验收合格后付款）是否符合公司财务制度，避免资金风险。
（3）税费条款：确认合同中税费承担方式（如是否含税、税率）是否符合税务规定，避免税务纠纷。
（4）发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付条件，保证后续财务抵扣合规。
输出成果：
复审通过：将合同及审核意见提交管理层审批。
复审不通过：法务/财务部门出具《合同审核意见表》，列明修改建议，采购部门根据意见调整后重新提交初审。
（四）合同审批（管理层最终审批）
操作主体：根据合同金额及重要性，由分管副总总、总经理总或董事会审批（具体审批权限参见《公司合同管理办法》）。
审批重点：
（1）战略符合性：采购行为是否符合公司年度战略规划及业务发展需求。
（2）金额与权限：审批金额是否在审批人权限范围内，超权限合同是否履行了上报流程。
（3）风险与收益：综合评估合同履约风险与采购收益，保证决策合理。
输出成果：
审批通过：在《合同审批流程表》中签署审批意见，进入签订环节。
审批不通过：注明审批意见，合同终止或重新启动采购流程。
（五）合同签订与用印管理
操作主体：采购专员、行政专员、法定代表人或授
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