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机关单位员工会议纪要写作规范

会议纪要作为机关单位日常工作中沟通信息、记录决策、明确责任、推动落实的重要载体，其规范性、准确性和严肃性直接关系到工作效率与决策质量。为进一步提升机关单位内部会议纪要的撰写水平，确保其应有的功能与价值得到充分发挥，特制定本规范。

一、会议纪要的定位与核心特质

会议纪要并非简单的会议记录，它是对会议主要内容、讨论情况、形成共识及决定事项的系统性、概括性提炼与记载。其核心特质在于纪实性、准确性、指导性和规范性。一份高质量的会议纪要，应当能够清晰反映会议的核心精神，为相关工作的开展提供明确依据，并便于后续查阅与追溯。

二、会议纪要撰写的基本要求

（一）会前准备：未雨绸缪，夯实基础

充分的会前准备是写好会议纪要的前提。参会人员，特别是负责记录的人员，应提前了解会议的主题、议程、参会人员构成及相关背景材料。明确会议的目的是解决问题、部署工作还是通报情况，以便在记录和撰写时能抓住重点，有的放矢。

（二）会中记录：耳聪目明，详略得当

会中记录是纪要撰写的基础，要求记录者具备良好的听力、快速的书写或录入能力以及准确的理解能力。

1.突出重点：围绕会议议题，重点记录主持人的引导性发言、领导的总结性讲话、与会人员的核心观点、讨论中的关键分歧以及最终形成的决定或共识。

2.客观准确：忠实于会议原貌，客观记录发言内容，避免加入个人理解或主观臆断。对关键数据、人名、职务、时间、地点等信息务必核实准确。

3.层次清晰：按照会议议程的推进顺序或议题的逻辑关系进行记录，确保条理清楚。可适当使用符号、缩写等方式提高记录效率，但事后需及时规范。

4.捕捉细节：对于会议中明确的责任分工、完成时限、工作标准等关键信息，要一字不差地记录下来，这是后续工作落实的直接依据。

（三）会后整理：去粗取精，系统规范

会后整理是将原始记录转化为规范纪要的关键环节，需要对记录材料进行梳理、归纳、提炼和润色。

1.梳理脉络：回顾会议全过程，理清各议题的讨论顺序、逻辑关系和最终结论。

2.提炼核心：对冗长的讨论发言进行概括，提炼出核心观点和主要意见，避免记流水账。对于达成共识的部分要明确表述，对于未达成共识但需要后续研究的问题也要予以说明。

3.规范格式：按照机关单位公文处理的相关要求，规范纪要的格式。

三、会议纪要的结构要素

一份规范的会议纪要通常包含以下要素：

（一）标题

标题应简明扼要，准确反映会议的核心内容。一般采用“会议名称+纪要”的形式，如“关于XX工作的专题会议纪要”、“XX部门第X次工作例会纪要”。

（二）正文

正文是会议纪要的核心部分，一般包括以下内容：

1.会议基本信息：

*会议名称：完整规范的会议全称。

*会议时间：具体到年、月、日、上/下午、时、分。

*会议地点：明确的会议召开地点。

*主持人：写明主持人姓名及职务。

*出席人员：根据会议性质和需要，可写明出席领导、出席部门及人员。人数较多时，可概括为“XX领导及相关部门负责同志出席会议”，并另附签到表。

*列席人员（如有）：注明列席人员姓名、单位及职务。

*记录人：记录人的姓名及职务。

2.会议议题：简要列出会议讨论的主要议题。

3.会议主要内容：这是纪要的主体，应按照会议议程或议题顺序，逐项阐述。

*对于每个议题：首先说明议题的提出背景或缘由，然后概述讨论的主要情况、不同意见（视情况，一般以共识为主，分歧较大且需记录的可简要提及），最后明确会议形成的决定、决议或达成的共识。

*突出“决议事项”：这是会议纪要的灵魂。对于会议决定的事项，要明确责任单位、责任人和完成时限。表述上应使用“会议决定”、“会议议定”、“会议明确”、“会议要求”等词语引领。例如：“会议决定，由XX部门牵头，XX部门配合，于X月底前完成XX工作，并将结果报XX。”

4.其他事项（如有）：会议认为需要记录的其他重要内容。

（三）结尾

通常以“散会”或对会议的总结性评价作结，也可不设专门结尾。

（四）落款

包括签发单位（或会议组织单位）名称、成文日期，并加盖单位公章（根据单位规定执行）。

四、撰写注意事项

1.立场客观中立：纪要撰写者应站在客观中立的立场，如实反映会议情况和决策，不掺杂个人情感和观点。

2.语言精炼准确：使用规范、简洁、准确的书面语言，避免口语化、模糊不清或易产生歧义的表述。多用陈述句、肯定句。

3.逻辑严密清晰：内容组织要有逻辑性，条理清晰，层次分明。

4.突出重点，主次分明：围绕会议中心议题和决策事项展开，避免面面俱到、喧宾夺主。

5.及时高效：会议结束后应尽快整理形成纪要，确保信息的时效性，便于工作及时推进。

6.审核把关：纪要形成后，一般需经会议主持人审