供应链采购管理流程操作手册.docVIP

供应链采购管理流程通用操作手册

版本信息

版本号：V2.0

编制部门：供应链管理中心

生效日期：2023年月日

目录

第一章适用范围与业务场景

第二章采购全流程操作细则

第三章常用表单模板

第四章关键控制点与风险提示

第五章术语解释

一、适用范围与业务场景

本手册适用于企业各类采购业务的全流程管理，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等物资的采购活动，适用于供应链管理部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关岗位。

典型业务场景

日常生产采购：为保障生产连续性，对原材料、零部件的常规补货采购。

新项目采购：新产品研发、产线建设等项目所需设备、物料的专项采购。

紧急采购：生产突发故障、订单激增等紧急情况下的临时采购。

服务类采购：物流服务、IT服务、咨询服务等无形服务的采购。

战略供应商合作：长期合作供应商的框架协议采购、年度招标等。

二、采购全流程操作细则

采购管理遵循“需求导向、合规优先、成本可控、效率优先”原则，分为需求提出与审批、供应商寻源与评估、订单下达与执行、交付验收、付款结算、供应商管理六大环节。

2.1需求提出与审批

操作目的：规范需求提报，保证采购必要性与预算匹配，避免盲目采购。

责任主体

需求部门：提出采购需求，明确技术参数、数量、时间要求。

采购部：审核需求合理性，协调技术参数标准化。

财务部：审核预算合规性。

管理层：根据采购金额分级审批。

操作步骤

步骤1：需求部门填写《采购需求申请表》

内容包括：物料名称、规格型号、单位、需求数量、预计单价、预算金额、需求日期、用途说明、技术参数（附技术图纸或样品要求）、紧急程度（普通/紧急）。

需求部门负责人签字确认，保证需求真实、准确。

步骤2：采购部初审

采购部在1个工作日内审核需求：

①核查需求是否与历史采购记录重复，可否通过库存调拨满足；

②技术参数是否标准化，避免模糊描述（如“高质量材料”需明确具体指标）；

③需求日期是否合理，与生产计划/项目进度匹配。

初审通过后转财务部；驳回则反馈需求部门修改。

步骤3：财务部预算审核

财务部在1个工作日内审核预算：

①预算金额是否在部门年度预算内；

②超预算需求是否提交《预算调整申请表》（附管理层审批意见）。

审核通过后转管理层审批。

步骤4：管理层分级审批

根据采购金额确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：需求部门负责人+采购部经理审批；

5万元＜金额≤20万元：增加财务总监审批；

金额＞20万元：增加总经理审批。

审批通过后，采购部启动寻源流程；紧急采购（如生产停工风险）可“先审批后补流程”，24小时内补齐手续。

2.2供应商寻源与评估

操作目的：通过多渠道寻源，筛选优质供应商，保证采购物资质量、交期、成本符合要求。

责任主体

采购专员：负责寻源、谈判、供应商资料收集。

采购部经理：负责供应商评估结果审批。

技术部门：参与供应商技术能力评审。

操作步骤

步骤1：确定寻源方式

根据采购物资类型、金额选择寻源方式：

寻源方式

适用场景

操作要点

公开招标

金额＞50万元、标准化物资（如原材料）

发布招标公告（至少3家供应商参与），组建评标小组

邀请招标

金额20万-50万元、长期合作供应商

向3-5家合格供应商发出投标邀请

询比价

金额≤5万元、常规物资（如办公用品）

向至少3家供应商询价，对比价格、交期、服务

单一来源采购

独家代理、专利产品

提供独家授权证明，说明无法替代的理由

竞争性谈判

技术复杂、需求不明确的服务类采购

邀请2-3家供应商谈判，综合评价性价比

步骤2：供应商资质预审

要求供应商提供以下资料（复印件加盖公章）：

①营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

②相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等）；

③近3年类似供货业绩（附合同关键页）；

④法定代表人授权委托书（如非法人签约）。

采购部审核资质真实性，剔除无效供应商（如超范围经营、资质过期）。

步骤3：供应商现场考察（必要时）

对关键物资（如生产设备、原材料）或金额＞20万元的采购，组织技术、质量、采购部门联合考察：

①生产设备、工艺流程是否满足技术要求；

②质量检测能力（如实验室设备、检测人员资质）；

③产能、交付周期稳定性；

④企业信誉（如涉诉记录、客户评价）。

填写《供应商现场考察记录表》，作为评估依据。

步骤4：综合评估与选定

成立评估小组（采购、技术、质量、财务），采用量化评分法（示例）：

评估指标

权重

评分标准

价格

30%

最低价得30分，每高于最低价1%扣1分

质量

25%

提供样品检测合格（10分）、历史合格率≥99%（15分）

交期

20%

按承诺交期得20分，每延期1天扣2分

服务

15%

售后响应及时性（8分）、问题解决能力（7分）

资质

10