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企业礼品管理及发放控制制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司礼品的采购、存储、发放及相关费用管理，明确各部门职责，确保礼品使用的合理性、合规性与经济性，提升企业形象，控制运营成本，防止资源浪费与不当行为，依据国家相关法律法规及公司内部财务管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有与礼品相关的采购、验收、入库、保管、申领、审批、发放、核销等管理活动。公司全体员工均须遵守本制度。

第三条基本原则

1.合规性原则：礼品的采购与发放必须符合国家法律法规及公司内部相关规定，严禁用于不正当利益输送。

2.必要性原则：礼品的赠送应基于业务发展、客户关系维护、企业文化建设等正当且必要的目的，杜绝铺张浪费。

3.适度性原则：礼品的选择应注重品质与实用性，价值应与交往对象、场合及公司形象相匹配，避免过于昂贵或廉价。

4.统一管理原则：礼品应实行集中统一管理，确保流程规范、账目清晰、责任到人。

5.节俭高效原则：在满足礼品功能的前提下，力求降低成本，提高礼品使用效益。

第二章组织与职责

第四条管理部门

公司行政部（或指定专门部门，下同）为礼品管理的归口负责部门，统一协调礼品的采购、仓储、发放及制度执行监督工作。

第五条相关部门职责

1.行政部：

*负责本制度的制定、修订、解释与宣贯；

*负责礼品需求的汇总、审核与统一采购（或指导采购）；

*负责礼品的入库验收、登记、存储、保管与盘点；

*负责礼品发放的审核与登记；

*负责礼品供应商的评估与管理；

*负责礼品相关费用的初步审核与报销协助。

2.财务部：

*负责礼品费用的预算审核、资金安排与财务核算；

*负责礼品采购发票的审核与报销；

*参与礼品采购的监督，确保资金使用合规。

3.各业务及职能部门：

*根据实际工作需要，提出合理的礼品需求申请；

*严格按照本制度规定的流程申领和使用礼品；

*对本部门礼品的使用情况负责，并配合行政部进行盘点与核查。

4.公司管理层：

*负责礼品采购及大额、特殊礼品发放的最终审批；

*监督本制度的整体执行情况。

第三章礼品的范围与分类

第六条礼品范围界定

本制度所称礼品，是指公司为开展业务活动、维护客户关系、提升品牌形象、进行员工关怀等目的而购置的，用于对外赠送或内部发放的物品及服务。

第七条礼品分类

1.商务馈赠类：用于赠送重要客户、合作伙伴、政府及行业主管部门等，以维护和发展业务关系的礼品。此类礼品应注重品质与品牌形象。

2.市场推广类：用于产品促销、展会宣传、市场活动等，具有广告宣传性质的礼品，如印有公司LOGO的纪念品、宣传品等。此类礼品应注重实用性与传播性。

3.员工福利类：用于节日慰问、员工生日、优秀员工奖励、团队建设等内部员工关怀的礼品。此类礼品应注重人文关怀与员工满意度。

4.其他特殊类：因特殊情况（如外事活动、重要庆典等）需要赠送的礼品，需专项审批。

第四章礼品的采购管理

第八条采购计划与预算

各部门应根据年度或阶段性工作安排，提前向行政部提交礼品需求计划，明确礼品类型、建议数量、预估单价、用途及时间要求。行政部汇总后，结合公司年度预算，编制礼品采购预算，报财务部及公司管理层审批。

第九条采购方式

1.集中采购：对于常规、批量较大或金额较高的礼品，由行政部统一组织采购。可采用招标、询价、比价等方式选择合格供应商，确保采购成本合理、质量可靠。

2.分散采购：对于紧急、小额或特殊定制的礼品，经行政部批准后，可由需求部门自行采购，但需遵守公司采购管理相关规定，并报行政部备案。

第十条采购审批

所有礼品采购均需履行审批手续。行政部根据审批通过的采购预算和需求计划，填写《礼品采购申请单》，注明礼品名称、规格、数量、预估单价、总金额、供应商（若有）、用途等，按审批权限逐级报批。

第十一条供应商管理

行政部应建立礼品供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期及售后服务等进行评估与管理，优先选择信誉良好、性价比高的供应商建立长期合作关系。

第五章礼品的入库、仓储与盘点

第十二条入库验收

礼品采购到货后，行政部库管员（或指定人员）应对照采购订单及送货单，对礼品的数量、规格、型号、外观、质量等进行仔细核对与验收。验收合格后方可办理入库手续，填写《礼品入库登记表》，详细记录礼品信息。对不合格礼品，应及时通知供应商退换货。

第十三条仓储保管

1.礼品应存放在指定的、安全、干燥、通风的仓库或storage区域。

2.不同类型、不同批次的礼品应分类存放，并进行清晰标识，注明品名、规格、数量、入库日期等。

3.建立礼品库存台账