行业财务审批流程标准化工具.docVIP

行业通用财务审批流程标准化工具

一、适用业务场景与范围

本工具适用于企业日常运营中的各类财务支出审批，涵盖但不限于以下场景：

日常运营费用：包括办公耗材、差旅费、业务招待费、通讯费等常规支出；

项目专项费用：研发项目、市场推广项目、基建项目等专项支出的预算内及预算外审批；

采购支出：原材料采购、固定资产购置、服务外包等采购类费用；

资金往来：预付款支付、合同尾款结算、供应商退款等资金流动业务；

其他支出：如员工培训费、公益捐赠等非经常性但需纳入财务管理的支出。

二、标准化操作流程详解

财务审批流程遵循“分级审批、权责清晰、合规高效”原则，共分为6个核心步骤，各环节责任主体及操作要求

步骤1：申请发起——提交完整申请材料

责任主体：业务经办人（*工）

操作说明：

业务发生前或发生后3个工作日内，通过OA系统或纸质《财务审批单》发起申请，填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*工）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：支出项目名称、金额（大写+小写）、费用归属期间/项目编号、支付方式（对公转账/现金/其他）；

事由说明：详细描述费用发生背景、用途及依据（如“部门季度办公耗材采购”“项目差旅费”）；

附件清单：相关证明材料（如合同、报价单、验收单、行程单等），保证材料清晰、完整。

关键要求：费用金额需与附件材料一致，项目支出需标注对应预算科目，避免模糊描述（如“办公费用”需细化至“打印纸采购”）。

步骤2：部门初审——审核业务真实性及合理性

责任主体：部门负责人（*经理）

操作说明：

收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：

业务真实性：费用是否为部门实际所需，是否与岗位职责相关；

金额合理性：参考历史数据、市场价或预算标准，判断金额是否合理（如差旅费是否符合公司差旅标准）；

预算匹配度：项目支出是否在预算额度内，超预算需说明原因并标注“超预算”标识。

审核通过：在《财务审批单》“部门意见”栏签字确认，并注明“同意，建议提交财务复核”；

审核不通过：注明驳回原因（如“事由不清晰”“附件不全”“超预算未说明”），退回申请人补充材料。

步骤3：财务复核——审核合规性及票据完整性

责任主体：财务主管（*会计）

操作说明：

收到通过初审的申请后1个工作日内完成复核，审核要点：

合规性：费用是否符合公司财务制度、国家税法规定（如业务招待费是否超出税前扣除比例）；

票据规范性：附件票据是否为合规发票（或财政票据），抬头、税号、项目名称等信息是否准确，有无涂改、过期等情况；

流程完整性：是否完成部门初审，关键信息（金额、项目、支付方式）是否填写无误；

预算控制：项目支出需核对预算余额，超预算部分需确认是否已履行预算调整审批。

复核通过：在“财务意见”栏签字，并标注“合规，提交管理层审批”；

复核不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误”“金额与附件不符”“预算不足”），退回部门或申请人整改。

步骤4：管理层审批——按权限核定支出

责任主体：分管副总/总经理（*总）

操作说明：

根据金额及事项性质，按审批权限分级审批（示例权限设置）：

日常费用（≤5000元）：分管副总（*总）审批；

日常费用（5000元~20000元）：总经理（*总）审批；

项目支出/大额资金（≥20000元）：需提交总经理办公会集体审议，由总经理（*总）终审。

审批重点：

重大支出（如固定资产购置、大额采购）需评估投入产出比，必要时附可行性分析报告；

超预算支出需审核预算调整申请的合理性（如市场价格上涨、业务范围扩大等）。

审批通过：在“管理层审批”栏签字，明确意见（如“同意支付”“同意按预算执行”）；

审批不通过：注明驳回理由，流程终止。

步骤5：结果反馈与执行——通知申请人并安排支付

责任主体：财务部

操作说明：

审批通过后，财务部在1个工作日内通过OA系统或电话通知申请人（*工），告知审批结果；

申请人凭审批完成的《财务审批单》及附件至财务部办理支付手续：

对公转账：提供准确收款方账户信息（户名、账号、开户行），财务部于2个工作日内完成支付；

现金支付：按公司备用金管理制度，填写《借款单》或《报销单》，领取现金（需注明用途及金额）。

支付完成后，财务部在《财务审批单》“支付状态”栏标注“已支付”，并同步更新预算台账。

步骤6：归档管理——留存审批资料备查

责任主体：财务部+行政部

操作说明：

每月结束后3个工作日内，财务部将已完成的《财务审批单》及附件按部门、月份分类整理，装订成册；

纸质档案保存期限不少于5年，电子档案备份至公司服务器，保证资料完整、可追溯；

如需查阅历史审批记录，由申请人（工）或部门负责人（经理）向财务部提交《档案查阅申请》，经财务主管（*会计）审批后查阅。

三、财务审批单通用模板

财务审批单

申请单号：

年月日

流程状态：□发起中□已通过