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办公室文件归档与管理规范
一、本规范的适用对象与场景
本规范适用于公司各部门、全体员工在日常工作中产生的纸质文件及电子文件的归档与管理，涵盖但不限于以下场景：
各类合同、协议、制度文件等正式文本的存档；
工作计划、总结、报告、会议纪要等业务文件的整理；
项目资料、客户资料、财务凭证等专业档案的归集；
员工入职、离职、培训等人事档案的管理；
需长期保存或具有追溯价值的其他文件资料。
二、文件归档与管理操作步骤
（一）文件分类：明确文件类型与归属
按部门分类：以文件形成部门为单位，如“行政部”“财务部”“市场部”等，保证部门职责与文件管理责任对应。
按文件类型分类：在部门下细分文件类别，例如：
行政类：制度文件、会议纪要、办公用品申领单等；
业务类：合同、项目方案、客户资料、销售报表等；
财务类：报销单据、发票、账簿、审计报告等；
人事类：员工简历、劳动合同、考勤记录、培训档案等；
其他：临时性通知、外部函件等。
按密级分类：根据文件重要性分为“公开”“内部秘密”“机密”三级，涉密文件需单独标注并严格管控。
（二）文件编号：建立唯一标识规则
为每份文件赋予唯一编号，便于检索与追溯，编号规则统一为：部门代码-年份-文件类别代码-流水号，示例
部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部“XZ”、财务部“CW”）；
文件类别代码：用类别名称首字母缩写（如合同“HT”、制度“ZD”）；
流水号：按文件归档顺序编三位数（如“001”“002”）。
示例：XZ-2024-HT-001（表示行政部2024年合同类第1号文件）。
（三）文件整理：规范格式与内容
纸质文件整理：
检查文件完整性，保证无缺页、无模糊字迹；
去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用牛皮纸袋或文件夹装订，每份文件附“文件标签”（标注编号、名称、日期、页数）；
同一类文件按形成时间顺序排序，会议纪要、项目报告等需注明会议名称/项目名称及日期。
电子文件整理：
命名规则与纸质文件编号一致，如“XZ-2024-HT-001_公司服务合同.docx”；
按部门-类别-年份建立三级文件夹结构（如“行政部/合同类/2024年”），避免文件散乱存放；
重要电子文件需备份至公司服务器或指定云盘，防止数据丢失。
（四）归档存储：统一存放与标识
纸质文件归档：
存放至部门专用档案柜，档案柜外张贴“部门-年份-类别”标签（如“行政部-2024年-合同类”）；
档案柜内按编号顺序依次存放，每层放置“档案目录卡”，注明该层文件编号范围及数量；
涉密文件存放带锁保密柜，钥匙由部门负责人*或指定专人保管。
电子文件归档：
统一存储至公司指定服务器文件夹，禁止存于个人电脑本地硬盘；
定期（每月末）对电子档案进行备份，备份文件需标注备份日期及操作人（如行政部_”）。
（五）借阅管理：规范流程与责任
借阅申请：员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》（见模板表格），注明借阅人、部门、文件编号、名称、借阅事由及预计归还日期，经部门负责人*审批后生效。
借阅交接：
纸质文件：由档案管理员核对文件数量与状态，借阅人签字确认后领取，归还时检查文件完整性，无缺损后签字归还；
电子文件：经审批后，由档案管理员在服务器中设置“只读”权限，借阅人不得擅自复制、修改或外传，归还时关闭权限。
借阅期限：普通文件借阅期限不超过3个工作日，涉密文件不超过1个工作日，确需延期的需重新申请。
（六）销毁管理：明确条件与流程
销毁条件：
超过保存期限且无留存价值的文件（如普通通知保存1年、年度总结保存5年等具体期限需各部门明确）；
已失效或被新文件替代的合同、制度等；
经鉴定无保存价值的临时性资料。
销毁流程：
由档案管理员列出《文件销毁清单》，注明文件编号、名称、数量、销毁原因；
经部门负责人及行政部联合审批后，至少2人监销，保证文件彻底销毁（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除并清除备份）；
《文件销毁清单》需存档备查，保存期限不少于2年。
三、常用管理模板参考
模板1：文件分类目录表
分类代码
分类名称
包含文件类型示例
备注（保存期限）
XZ-ZD
行政-制度类
公司管理制度、岗位职责说明书
长期保存
XZ-YJ
行政-会议纪要
部门例会纪要、专题会议纪要
保存5年
CW-HT
财务-合同类
采购合同、服务合同、借款协议
合同到期后保存10年
RS-RZ
人事-人事档案
员工简历、劳动合同、离职证明
员工离职后保存15年
模板2：文件归档登记表
文件编号
文件名称
形成部门
形成日期
页数
密级
存放位置（柜号/文件夹）
归档人
归档日期
XZ-2024-HT-001
公司办公用品采购合同
行政部
2024-01-15
5
内部
行政部档案柜-01层
2024-01-20
CW-2024-BG-002
2024年第
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