原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
人事档案管理与查询标准化流程表
一、适用范围与典型应用场景
本标准化流程表适用于各类企业、事业单位及社会组织的人事部门，用于规范人事档案从建立、维护到查询的全生命周期管理。典型应用场景包括：新员工入职档案建档、在职员工信息变更更新、员工离职档案转出、内部部门因工作需要调阅档案、外部机构（如合作单位、司法机关）依法合规查询背景信息等。通过标准化流程，保证档案管理规范、信息准确、查询高效，同时规避隐私泄露与合规风险。
二、标准化操作流程详解
（一）人事档案建立与初始归档
材料收集：员工入职时，HR需收集以下核心材料（原件核对后留存复印件，复印件需注明“与原件一致”并签字确认）：
身份证复印件（正反面）；
学历/学位证书复印件（及学信网验证报告，若适用）；
劳动合同/聘用协议；
离职证明（如有工作经验）；
入职登记表（含个人基本信息、紧急联系人等）；
体检报告（近3个月内）；
其他与岗位相关的资质证明（如职业资格证书、技能等级证书等）。
信息录入：将收集的材料信息录入人事管理系统（如OA、HRM系统），保证字段完整，包括：员工编号、姓名、性别、出生日期、身份证号（脱敏处理，如显示“110”）、学历、入职日期、所属部门、岗位、合同期限、联系方式（脱敏，如“1385678”）等。
档案封装与编号：
纸质档案：使用统一规格档案袋（A4尺寸），按材料类别排序（个人基础信息→学历证明→合同文件→其他证明），在档案袋封面标注“员工编号+姓名+入职日期”，如“NO.2023001-张-2023-03-15”；
电子档案：扫描纸质材料为PDF格式，文件名与档案袋封面一致，存储至指定服务器文件夹（按年份-部门分类），设置访问权限（仅HR部门及相关负责人可查看）。
归档确认：HR负责人对档案完整性进行审核，签字确认后录入“档案管理台账”（纸质+电子），完成初始归档。
（二）人事档案日常维护与更新
变更触发：当员工发生以下信息变更时，需启动档案更新流程：
基础信息：联系方式、户籍地址、紧急联系人等；
职业信息：岗位调整、部门调动、职级升降、薪酬变更等；
证明材料：学历提升、新获资格证书、奖惩记录（如表彰、处分）等。
材料提交与审核：
员工填写《人事档案信息变更申请表》（附件1），附变更证明材料（如新学历证书、岗位调整通知函等）；
部门负责人审核变更内容的真实性，签字确认后提交至HR部门。
档案更新与记录：
HR核对变更材料与系统信息，更新纸质档案（替换旧材料或补充新材料，注明“变更日期及原因”，如“2024-05-20：因岗位调整，补充《岗位调动通知函》”）；
同步更新电子档案及人事管理系统，在“变更日志”中记录变更人、变更时间、变更内容、审核人等信息。
定期核查：每季度末，HR部门对在职员工档案进行抽查（抽查比例不低于10%），核对系统信息与档案材料一致性，保证“账实相符”。
（三）人事档案查询申请与审批
查询类型区分：
内部查询：因员工调岗、评优、薪酬核算、内部调动等工作需要，由公司内部人员发起；
外部查询：因合作背景调查、司法协助、社保/公积金办理等需要，由外部机构发起（需提供单位介绍信、授权委托书及员工本人书面授权书）。
申请提交：
内部查询：申请人填写《人事档案查询申请表》（附件2），注明查询目的、查询内容（如“劳动合同期限”“学历信息”）、查询用途，经部门负责人签字后提交HR部门；
外部查询：外部机构需提供加盖公章的《查询函》（含查询事由、范围、联系人信息）、员工本人签字的《档案查询授权书》，HR部门核对原件后留存复印件。
审批流程：
内部查询：HR专员初审→HR负责人审批→若涉及敏感信息（如薪酬、违纪记录），需报分管副总审批；
外部查询：HR专员初审→HR负责人审核→法务合规部复核（涉及司法查询时）→分管副总审批。
查询反馈：
审批通过后，HR在1个工作日内提供查询结果：
纸质档案：提供复印件（加盖“人事档案专用章”，注明“仅供用途，再次复印无效”），申请人签字确认领取；
电子档案：通过加密邮件或内部系统传输，设置7天有效期，禁止或转发；
审批未通过时，HR需向申请人反馈原因（如“查询范围超出权限”“授权材料不齐”）。
（四）人事档案转出与销毁
员工离职档案转出：
员工办理离职手续时，HR整理档案（含在职期间所有材料），填写《档案转出申请表》，注明接收单位名称、地址、联系人及档案转递方式（机要邮寄或专人递送）；
档案转出后，在“管理台账”中记录转出日期、快递单号（或接收人签字），同步更新系统档案状态为“已转出”。
失效档案销毁：
对于超过法定保存期限的档案（如员工离职后档案保存期限一般为2-5年，具体参照《企业职工档案管理工作规定》），由HR部门编制《档案销毁清单》，注明档案编号、员工姓名*、销毁原因、销毁日期；
经HR负责人、法务合规部负
文档评论（0）