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公司内审流程与执行手册

一、内审工作的适用范围与启动条件

（一）适用范围

定期内审：公司年度内审计划覆盖的所有部门（如生产部、采购部、财务部等）及核心流程（如研发管理、供应链管理、客户服务等）。

专项内审：针对特定风险场景开展的审核，包括但不限于——

新业务/新产品上线前对流程合规性的审核；

重大变更（如组织架构调整、制度修订）后的适应性审核；

监管机构要求或外部审计发觉问题的内部追溯审核。

追踪内审：对上一次内审发觉的不符合项整改情况的专项验证，保证问题闭环。

（二）启动条件

计划获批：年度内审计划或专项内审方案经公司管理层（如总经理、分管副总）书面审批通过，明确审核目标、资源及时间节点。

资源到位：内审组组建完成，审核员需具备独立审核资格（如通过内审员培训、熟悉相关体系标准及公司制度），且与被审核部门无直接利益关联。

通知到位：内审组至少提前5个工作日向被审核部门发送《内审通知函》，明确审核范围、日期、内容及需配合准备的材料（如流程文件、记录表单、数据报表等）。

二、内审全流程操作步骤

（一）策划准备阶段

组建内审组

内审负责人根据审核范围及专业要求，指定内审组长（统筹审核全流程）及内审员（分工负责具体模块审核），保证审核组具备必要的专业能力（如财务审核需财务背景人员，流程审核需熟悉业务的人员）。

明确内审组成员职责：组长负责制定审核计划、协调资源、主持首次/末次会议；内审员负责编制检查表、现场取证、发觉不符合项、参与报告编写。

编制内审计划

内容需包括：审核目的（如验证“采购流程是否符合《采购控制程序》要求”）、审核范围（如“2024年Q1所有采购订单及合同”）、审核依据（如ISO9001标准、公司《采购控制程序》、相关法律法规）、审核时间（具体到日期及时段）、内审组成员名单、受审核部门及接口人。

计划需经内审负责人审批后，提前3个工作日分发给被审核部门及管理层。

收集审核资料

内审组提前收集被审核部门的体系文件（如质量手册、程序文件、作业指导书）、历史记录（如上次内审报告、整改记录、日常检查记录）、外部要求（如客户标准、行业规范）等，熟悉审核对象的背景及关键风险点。

召开首次会议

参与人员：内审组全体成员、被审核部门负责人及相关接口人、管理层代表（必要时）。

会议内容：

内审组长说明审核目的、范围、依据、流程及时间安排；

明确审核纪律（如保守商业秘密、提供真实资料）；

被审核部门确认审核安排，提出疑问（如需调整审核时间或范围），内审组现场回应并记录。

（二）现场实施阶段

文件审查

核对被审核部门的体系文件是否完整、现行有效，与公司整体管理体系是否一致（如“生产部《作业指导书》是否与《质量手册》中的流程描述一致”）。

检查文件执行记录是否完整（如“培训记录是否包含签到表、考核结果；设备维护记录是否包含维护日期、执行人、结果”）。

现场取证

通过“访谈+观察+查阅记录”组合方式收集客观证据，保证可追溯、可验证：

访谈：与被审核部门岗位人员（如操作工、主管）沟通，知晓流程执行情况（如“请介绍一下采购订单审批的具体步骤”），访谈需提前准备提纲，避免引导性问题。

观察：到现场查看实际操作是否符合文件规定（如“仓库收货时是否核对送货单与采购订单信息一致”）。

查阅记录：随机抽取样本（如“抽取10份2024年Q1的销售合同，检查是否加盖合同专用章”），样本量需覆盖关键环节及高风险点。

沟通确认

现场发觉问题时，及时与被审核部门接口人沟通，陈述事实（如“抽查到合同001未明确交货期限，与《合同管理程序》第4.1条要求不符”），避免主观判断，双方确认事实后，由被审核部门人员在《现场沟通记录表》签字确认（若被审核方有异议，需记录在案，后续在报告中说明）。

（三）报告编制阶段

整理审核发觉

内审员汇总现场收集的证据，分类整理为“符合项”和“不符合项”：

符合项：流程执行有效、记录完整的正面案例，可在报告中作为亮点推广；

不符合项：按严重程度分级：

严重不符合：系统性失效（如“未建立供应商评价流程，导致多家不合格供应商入围”）、违反法规/强制性标准（如“生产排放超标未整改”）；

一般不符合：偶发性问题（如“2份培训记录未填写考核结果”）、局部流程执行不到位。

编写内审报告

报告需客观、准确、简洁，内容包括：

审核概况（目的、范围、时间、依据、参与人员）；

审核过程简述（首次会议、现场审核、末次会议情况）；

审核发觉（符合项总结、不符合项列表，每项不符合需描述事实、违反条款、严重程度）；

审核结论（总体评价：如“管理体系运行基本有效，但采购流程需加强风险控制”；明确是否推荐通过审核）；

改进建议（针对不符合项及潜在风险，提出具体可落地的改进方向，如“建议修订《合同管理程序》，增加‘交货期限’为必填项”）。

报告需经内审组长审核，保证描述客观、数