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行政办公文件归档与存档管理制度
一、制度概述
为规范公司行政办公文件的归档、保管与利用工作，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高办公管理效率，依据国家《档案法》及公司行政管理制度，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、各分支机构在行政办公活动中形成各类文件材料的归档与存档管理，涵盖文件从形成、整理到保管、借阅、销毁的全生命周期管理流程。
二、适用范围与实施场景
（一）适用范围
本制度适用于公司所有行政办公文件，包括但不限于：
行政管理类文件：公司章程、内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、通知公告等；
人事管理类文件：员工入职离职材料、劳动合同、人事任免文件、培训记录、绩效考核资料等；
财务管理类文件：预算报表、财务分析报告、费用报销凭证（非发票类）、审计报告等；
项目管理类文件：项目立项书、可行性研究报告、项目合同、验收报告、项目总结等；
资产与后勤类文件：固定资产台账、采购合同、后勤服务协议、安全检查记录等；
其他应归档文件：上级单位来文、外部单位函件、具有保存价值的电子文档及声像资料等。
（二）实施场景
日常办公文件处理：各部门在处理行政事务中形成的文件，需按本制度要求及时整理归档；
项目全周期管理：从项目立项到验收结束，各阶段文件需分阶段收集、整理后统一归档；
年度档案整理：每年年末，各部门需对当年形成的文件进行全面梳理，移交至档案管理部门；
人员变动交接：员工离职、调动时，其经手的文件材料需按规定办理交接手续，保证文件不遗失；
档案查阅利用：公司内部因工作需要查阅档案时，需遵循借阅流程，保证档案安全。
三、文件归档与存档操作流程
（一）文件收集与整理
收集责任：
文件形成部门为收集第一责任人，需指定专人（如部门助理）负责本部门文件材料的日常收集；
涉及多部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。
收集要求：
文件材料需为最终定稿，内容完整（含、附件、审批签章等），字迹清晰、格式规范；
电子文件需为通用格式（如PDF、DOC、XLS等），避免使用加密或特殊格式，保证长期可读；
声像资料（如照片、录音、录像）需标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人等说明信息。
整理方法：
按文件“自然形成”原则保持其历史联系，避免随意拆分或组合；
对破损文件进行修补、复制，对重要文件制作副本；
移除文件中的金属夹、回形针等易锈蚀物品，防止损坏文件。
（二）分类与编号
分类标准：
采用“年度-机构-问题”三级分类法，即：
一级类目：按文件形成年度划分（如“2024年度”）；
二级类目：按文件形成机构划分（如“行政部”“人力资源部”“财务部”）；
三级类目：按文件内容问题划分（如“行政部-会议纪要”“人力资源部-劳动合同”）。
特殊载体文件（如电子档案、声像资料）可单独设立类目，标注载体类型（如“电子档案-项目合同”）。
编号规则：
档案编号格式为“年度-机构代码-问题代码-流水号”，示例：
2024-XZ-HY-001（2024年行政部会议纪要第1号）；
2024-RS-HT-015（2024年人力资源部劳动合同第15号）。
机构代码、问题代码由档案管理部门统一制定并发布，保证编号规范统一。
（三）编目与登记
编目内容：
每份档案需编制《文件归档目录》，详细标注以下信息：
序号
文件名称
文号/编号
形成部门
形成日期
页数
保管期限
存放位置
备注
1
2024年度行政工作计划
XZ-2024-001
行政部
2024-01-05
8页
10年
A1-03-01
含附件
2
*员工劳动合同模板
RS-2024-005
人力资源部
2024-02-10
5页
长期
B2-01-12
-
电子档案需在目录中标注“电子档案”字样及存储路径（如“服务器-档案库-2024-行政部”）。
登记要求：
《文件归档目录》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由形成部门备查；
档案管理部门需建立《档案总登记簿》，汇总各部门移交的档案信息，实现动态管理。
（四）装订与封装
装订要求：
纸质文件采用左侧装订，超过30页的需加装封面、封底，封面标注档案名称、年度、机构、档号、保管期限等信息；
装订时避开文件内容，保证平整牢固，不损坏文件；
单份文件页数较少时，可使用档案夹或文件夹统一封装，标注档号及文件名称。
封装标识：
档案盒外需粘贴《档案标签》，内容包括：档号、档案名称、年度、机构、起止页码、保管期限、盒号等；
电子档案存储介质（如U盘、光盘）需粘贴标签，标注存储内容、年度、档号及责任人。
（五）入库与保管
入库流程：
档案管理部门对移交的档案进行验收，检查分类、编号、编目是否规范，文件是否完整；
验收合格后，在《档案移交清单》上签字确认，移交部门与档案管理部门各执一份。
保管要求：
纸质档案：存放于符合档案保管要求的专用
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