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企业采购申请及审批流程规范
一、流程适用范围与发起条件
本规范适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：
日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）、清洁用品等；
生产/运营物资采购：如原材料、零部件、包装材料、设备配件等；
固定资产采购：如单价超5000元或使用期限超1年的设备、工具、车辆等；
服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务（如保洁、IT运维）等；
其他专项采购：如市场推广物料、员工福利礼品等。
发起条件：
需求部门已确认采购必要性，且采购项目符合公司年度预算（如为预算外采购，需提前提交预算调整申请并获批）；
采购需求明确，包含物品/服务名称、规格型号、数量、预估用途等关键信息；
涉及大额采购（如单笔超10万元）或特殊品类（如特种设备、进口物资），需附可行性分析报告或第三方报价单。
二、采购申请全流程操作指南
（一）第一步：采购申请发起
责任人：需求部门申请人（一般为部门员工或部门助理）
操作内容：
登录企业OA系统或填写纸质《采购申请单》（模板见第三部分），完整填写以下信息：
基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系电话（内部短号）；
采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途说明（需注明“用于项目/日常办公”等）；
附件信息：相关支撑材料（如报价单、需求审批单、预算批复截图等），附件命名需规范（如“项目-供应商A报价单）。
确认信息无误后，提交至部门负责人审核。
关键节点：
采购明细需具体明确，避免“一批办公用品”“若干耗材”等模糊描述；
预估总价需与预算系统数据一致，超预算需在申请单中标注“预算外采购”并说明理由。
（二）第二步：部门负责人审核
责任人：需求部门负责人（如经理、主管）
操作时限：收到申请后1个工作日内完成
审核重点：
采购必要性：是否符合部门工作计划，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；
需求合理性：数量、规格是否与实际需求匹配，是否存在过度采购；
预算符合性：是否在部门预算额度内，超预算采购是否已提前履行预算调整流程。
操作结果：
审核通过：提交至财务部门审核；
审核不通过：退回申请人并注明原因（如“需求不明确，请补充规格型号”“超预算，需提交预算调整申请”），申请人修改后重新提交。
（三）第三步：财务部门审核
责任人：财务部指定审核人员（如主管、专员）
操作时限：收到申请后1个工作日内完成
审核重点：
预算控制：采购项目是否纳入年度/季度预算，预算余额是否充足（若为预算外采购，需确认预算调整申请是否获批）；
价格合规性：预估单价是否参考历史采购价或市场均价，大额采购（单笔超5万元）是否附至少3家供应商比价记录；
付款方式：是否符合公司财务制度（如“预付款比例≤30%”“货到付款优先”等）。
操作结果：
审核通过：提交至对应审批权限的领导审批；
审核不通过：退回需求部门，注明原因（如“预算不足，请调整采购量”“未提供比价记录，补充后重新提交”）。
（四）第四步：领导审批
审批权限划分（根据企业规模调整）：
采购金额（预估总价）
审批人
5,000元以下
需求部门负责人
5,000元-50,000元
分管副总*（如运营副总、行政副总）
50,001元-200,000元
总经理*
200,001元以上
董事长*（或总经理办公会）
操作时限：收到申请后1-2个工作日内完成
审批重点：
大额采购（超10万元）：关注投入产出比、对公司战略目标的支持度；
固定资产/专项采购：审核是否符合公司资产配置标准，是否履行可行性论证流程。
操作结果：
审批通过：流转至采购部门执行采购；
审批不通过：退回需求部门，注明原因（如“暂非优先采购项目，建议延后”）。
（五）第五步：采购执行
责任人：采购部专员（如专员、主管）
操作时限：收到审批通过的申请后3个工作日内启动采购
操作规范：
小额采购（5,000元以下）：优先选择合作供应商，通过电商平台或定点供应商下单，保留下单截图、物流单据；
中额采购（5,000元-50,000元）：至少联系2家供应商询价，选择性价比最优的供应商，签订简易采购合同；
大额采购（50,000元以上）：启动招标或竞争性谈判流程，邀请至少3家合格供应商参与，形成招标/谈判报告，附最终报价单及合同文本。
关键要求：
禁止指定供应商（特殊情况需经总经理审批并书面说明理由）；
采购合同需经法务审核（如涉及金额较大或条款复杂），合同文本需归档保存。
（六）第六步：验收入库
责任人：需求部门申请人+仓库管理员（如*仓管）
操作时限：收到货物后2个工作日内完成
操作步骤：
需求部门对照《采购申请单》核对货物：名称、规格、数量、质量（如试用、检测）是否与申请一致，确认无误后填写《验收单》；
仓库管理员核对《
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