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团队会议记录要点及行动计划制定模板

适用场景：哪些会议需要这套模板

本模板适用于团队各类常规及专项会议，帮助结构化记录会议内容、明确责任分工，保证会议成果有效落地。典型场景包括：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键里程碑；

周/月度例会：同步工作进展、复盘问题、规划下阶段任务；

问题复盘会：分析项目/业务中的卡点，总结经验教训并制定改进措施；

跨部门协调会：明确多方协作需求、资源支持及交付节点；

专项讨论会：针对特定议题（如流程优化、方案评审）进行集中决策。

操作流程：从会前准备到行动落地全步骤

一、会前准备：让会议更聚焦高效

明确会议核心目标

主持人需提前与核心参会人沟通，确定本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免主题发散。

准备会议材料并提前分发

提前1-2天将议程、背景资料（如数据报表、方案草案）发给参会人，保证大家带着思考参会，现场无需重复基础信息。

确认参会角色与分工

明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录要点、后续整理）、参会人（议题相关执行者/决策者），避免职责模糊。

二、会中记录：抓关键信息，避无效信息

记录人需围绕“讨论了什么、结论是什么、谁来做、何时做”核心逻辑记录，重点捕捉以下内容：

（1）会议基本信息

记录会议名称、时间、地点（线上/线下）、参会人（含缺席人员及原因）、会议主题，保证档案可追溯。

（2）议题讨论与决策过程

按议程逐项记录，每个议题包含：

讨论要点：记录关键观点（不同意见需标注，如“（）建议A方案，（）担心成本过高，提议对比B方案”）；

决议结论：明确最终决策结果（避免模糊表述，如“确定采用A方案”而非“倾向于A方案”）；

待确认事项：需会后补充的信息（如“需*（）补充竞品数据支撑”）。

（3）行动项落地

对决议中需执行的任务，当场明确：

行动内容：具体做什么（如“优化客户投诉响应流程”）；

负责人：唯一责任人（避免“团队负责”，明确为*（赵六））；

截止时间：精确到日期（如“2024年8月30日前”）；

所需支持：是否需要他人/部门协助（如“需*（产品部）提供流程模板”）。

三、会后整理与跟进：保证闭环管理

24小时内整理会议纪要

记录人根据会中笔记，补充完整细节（如讨论背景、数据来源），整理成结构化纪要，发送给所有参会人及相关方。

确认行动项无遗漏

纪要发出后1天内，负责人需回复确认行动项理解一致，避免“责任已明确但执行偏差”。

定期跟踪行动进展

通过模板中的“行动计划跟踪表”，每周/每双周更新状态，对逾期未完成的项及时预警，必要时召开专项跟进会。

模板工具：三张表格搞定会议记录与行动计划

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目周例会（2024年第8周）

会议时间

例：2024年7月15日14:00-15:30

会议地点/形式

例：3号会议室/腾讯会议（会议号：X-X-X）

主持人

*（）

记录人

*（）

应到参会人

（）、（）、（）、（赵六）、*（孙七）

实到参会人

（）、（）、（）、（赵六）

缺席参会人及原因

*（孙七）：客户现场支持（提前报备）

会议主题

例：同步项目第7周进展，解决测试阶段Bug堆积问题，规划第8周重点任务

表2：会议议题与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点（关键观点/分歧）

决议结论

待确认事项

1

第7周项目进展同步

（）：前端开发完成80%，后端接口联调延迟2天（因第三方数据接口不稳定）；（赵六）：测试用例已覆盖90%，发觉5个高优先级Bug。

1.后端需在7月17日前完成接口联调；2.开发优先修复高优先级Bug，7月16日前提交测试。

需*（）协调第三方接口方负责人，确认接口修复时间。

2

Bug堆积问题解决方案

（）：建议增加1名测试人员临时支持；（赵六）：当前测试资源已饱和，建议开发人员配合自测。

1.（）协调开发组抽调1人协助自测，7月16日前启动；2.（）7月16日前提交测试资源增补申请。

无

3

第8周重点任务规划

（孙七）：客户需求文档需在7月20日定稿，否则影响后续开发；（）：需优先完成核心功能模块开发。

1.*（）牵头，7月18日前完成客户需求初稿评审；2.开发组聚焦核心功能模块，非核心任务延后。

无

表3：行动计划跟踪表

行动项

负责人

截止时间

所需支持

当前状态

完成情况备注

完成第三方数据接口联调

*（）

2024-07-17

需第三方接口方提供调试环境

进行中

已对接接口方，7月16日进行压力测试

修复高优先级Bug并提交测试

*（）

2024-07-16

无

进行中

已修复3个，剩余2个预计7月16日12点前完成

协调开发人员协助自测

*（）

2024-07-16

*（）协调人员排班

未开始

计划抽调*（周八），待其确认任