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项目文档与资料管理制度框架

一、制度目的与适用范围

本制度旨在规范项目全生命周期中文档与资料的创建、审核、存储、借阅、销毁等管理行为，保证文档资料的完整性、准确性、安全性及可追溯性，提升项目协作效率，降低信息管理风险。

适用范围：适用于公司内所有研发项目、工程项目、市场活动项目等各类项目（以下简称“项目”）的文档与资料管理，涵盖项目启动、规划、执行、监控、收尾五个阶段，涉及项目组全体成员及相关协作部门。

二、职责分工

（一）项目负责人

统筹项目文档管理整体工作，审批文档管理计划；

保证项目文档与项目实际进展一致，对文档质量负总责；

审批重要文档（如项目计划、验收报告等）及涉密文档的借阅、销毁申请。

（二）文档管理员

制定项目文档分类编码规则，建立文档台账；

负责文档的收集、整理、归档、存储及借阅登记；

定期检查文档存储状态，保证文档完整可读；

提醒项目组成员及时更新文档版本，清理过期文档。

（三）项目组成员

按要求编写、提交职责范围内的文档，保证内容真实、准确；

遵守文档借阅、保密规定，按时归还借阅文档；

发觉文档丢失、损坏或泄露风险时，立即向文档管理员或项目负责人报告。

三、核心管理流程

（一）文档创建与分类

文档分类

项目文档分为以下一级分类，根据需要可设二级分类（示例）：

管理类：项目计划、会议纪要、进度报告、变更申请、验收报告等；

技术类：需求说明书、设计方案、技术方案、测试报告、代码文档等；

合同类：招标文件、合同文本、补充协议、付款凭证等；

其他：培训资料、用户手册、外部沟通函件等。

文档编号规则

文档编号格式：项目代码-一级分类代码-二级分类代码-流水号-版本号

示例：PRJ2024-XMGL-001-V1.0（PRJ2024为项目代码，XMGL为管理类分类代码，001为流水号，V1.0为版本号）。

创建要求

文档内容需符合模板规范（见“四、模板表格”），标题明确、条理清晰、数据准确；

文档创建后需填写《文档元数据信息表》（表1），明确责任人、创建日期、存储位置等。

（二）文档审核与发布

审核流程

一般文档（如日常会议纪要、周报）：由文档管理员核对格式与元数据，项目负责人审核内容完整性；

重要文档（如项目计划、技术方案）：由项目负责人初审，部门负责人（如技术总监、市场总监）复审，必要时邀请专家评审；

涉密文档（如未公开技术方案、客户合同）：由项目负责人审核，分管副总审批。

审核要点

内容是否符合项目需求及规范要求；

数据、图表、公式是否准确无误；

版本号是否更新，与历史文档是否存在冲突；

涉密信息是否按规定脱敏处理。

发布与归档

审核通过后，文档管理员将文档至指定电子存储系统（如企业网盘、项目管理平台），并同步归档纸质版（如需）；

电子文档需设置“只读”权限，防止未经修改；纸质文档需加盖“审核通过”章，标注归档日期。

（三）文档存储与维护

电子存储

存储路径：按项目分类建立文件夹，结构示例：项目文档/PRJ2024/管理类/；

命名规则：文档编号-文档名称（如PRJ2024-XMGL-001-项目计划.docx）；

备份要求：每周进行本地备份，每月进行异地备份（如服务器、云存储），保留最近3个版本。

纸质存储

使用统一规格的档案盒，标注项目名称、文档分类、归档日期及文档编号范围；

存放于干燥、通风、防火的文件柜中，避免阳光直射、受潮；

定期（每季度）检查纸质文档的完整性，对破损、褪色文档及时复印替换。

版本控制

文档修订后需更新版本号（如V1.0→V1.1），原版本转为“历史版本”并保留；

历史版本需标注“已废止”字样，存储路径与最新版本分开，保证查阅时不会混淆。

（四）文档借阅与传递

借阅申请

借阅人填写《文档借阅申请表》（表2），注明文档编号、借阅用途、借阅期限（一般不超过7个工作日）；

经项目负责人审批（涉密文档需分管副总审批）后，文档管理员办理借阅手续。

借阅管理

电子文档借阅：文档管理员在系统中为借阅人开通“只读”临时权限，借阅期限到期后自动关闭；

纸质文档借阅：文档管理员登记借阅人、借阅日期、归还日期，借阅人签字确认；

借阅期间不得复制、外传、涂改文档，不得转借他人，如需延长借阅期限，需提前1天重新申请。

归还与检查

借阅人按期归还文档，文档管理员检查文档是否完整、有无损坏，确认无误后注销借阅记录；

如发觉文档丢失、损坏，借阅人需提交书面说明，按《公司资产管理办法》承担责任，重要文档需赔偿并承担相应责任。

（五）文档销毁

销毁鉴定

文档管理员每半年梳理一次到期文档，根据《文档保管期限表》（表3）鉴定是否需销毁；

到期文档包括：已无参考价值的日常记录（如周报、会议纪要）、已归档的历史版本、项目收档后超保管期的文档等。

销毁审批

填写《文档销毁审批表》（表4），列明销毁文档清单、保管期限、销毁原因；

一般