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标准化采购合同审批流程操作手册
一、适用范围与场景描述
本手册适用于公司各类采购合同的标准化审批管理，涵盖货物采购（如原材料、设备、办公用品）、服务采购（如咨询、运维、技术服务）、工程采购（如小型修缮、外包工程）等场景。当公司需与外部供应商签订具有法律约束力的采购合同时均需严格按照本流程执行，保证合同审批的规范性、合规性与高效性，降低法律风险与运营成本。
二、审批流程操作步骤详解
（一）需求发起与初步审批
操作内容：
需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购项目名称、规格型号、数量、预估单价及总价、技术参数、交付时间、供应商初选名单（如有）等核心信息，并附相关支撑材料（如采购计划、立项批复、比价记录等）。
需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字，提交至采购部门。
责任人：需求经办人、需求部门负责人
输出物：《采购需求申请表》（含附件）
（二）合同起草与内部审核
操作内容：
采购部门收到《采购需求申请表》后，根据需求内容与选定供应商（或通过询价、招标等方式确定的供应商）洽谈合同条款，组织起草采购合同。合同内容需至少包含：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、采购标的详情、质量标准、验收方式、交付时间与地点、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等条款。
采购部门负责人审核合同条款的完整性、与采购需求的一致性及供应商信息的准确性，重点核对价格、交付周期等核心要素。
财务部门对合同中的付款方式、资金预算、税务条款（如发票类型、税率）进行审核，保证符合公司财务制度与预算管理要求。
如涉及技术或服务专业内容，需组织技术部门或使用部门对合同中的技术参数、服务标准、验收细则等进行审核确认。
责任人：采购专员、采购部门负责人、财务专员、技术部门负责人（如需）
输出物：采购合同草案（含各审核部门意见）
（三）法务合规审查
操作内容：
采购部门将经内部审核通过的合同草案及《采购需求申请表》、比价记录等附件，提交至法务部门（或合规管理部门）进行法律合规性审查。
法务部门重点审查合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规要求，是否存在法律风险（如付款条件不明确、违约责任不对等、知识产权归属不清等），并对合同文本的规范性提出修改意见。
法务审查通过后，出具《法务审查意见书》；如需修改，采购部门需根据意见调整合同文本，再次提交法务部门直至通过。
责任人：法务专员、法务部门负责人
输出物：《法务审查意见书》、最终版合同文本
（四）领导审批决策
操作内容：
采购部门将法务审查通过后的合同文本，附《采购需求申请表》《法务审查意见书》及各环节审核记录，按照公司授权权限提交至对应层级领导审批：
金额在[具体金额，如5万元]以下的，由分管采购副总审批；
金额在[5万-20万元]的，由总经理审批；
金额在[20万元以上]的，需提交至董事会（或经营决策委员会）审批。
审批领导重点审核合同的合规性、经济性（性价比是否合理）、与公司战略的匹配性，并在《合同审批流程表》中签署审批意见。
责任人：采购部门、各级审批领导
输出物：《合同审批流程表》（含领导审批意见）
（五）合同用印与执行
操作内容：
采购部门收到领导审批通过的《合同审批流程表》后，确认合同份数（通常一式三份：双方各执一份，财务/采购部门存档一份），填写《用印申请表》，连同合同文本、审批表提交至行政（或综合管理）部门申请用印。
行政部门核对合同文本与审批表的一致性、审批手续的完整性，确认无误后加盖公司合同专用章（或公章），严禁在空白或未审批合同上用印。
用印完成后，采购部门将合同正本送达供应商，双方签字盖章后，供应商留存一份，公司收回供应商盖章的合同正本，并分发至财务、需求、采购等部门存档。
采购部门根据合同约定履行跟踪职责，监督供应商按时交付、提供合格服务/产品，并协调需求部门进行验收。
责任人：采购专员、行政部门、采购部门负责人
输出物：盖章生效的采购合同正本、《用印申请表》
（六）归档管理
操作内容：
合同履行完毕（如验收合格、付款完成）后，采购部门负责将合同正本、审批流程表、需求申请表、法务意见书、验收单、付款凭证等所有相关材料整理成册，标注合同编号、名称、签订日期，移交至档案管理部门（或采购部门指定专人）归档。
档案管理部门按照公司档案管理规定，对采购合同资料进行分类、编号、保存，保证资料完整、可追溯，保存期限不少于[具体年限，如10年]。
责任人：采购专员、档案管理员
输出物：完整的采购合同档案
三、常用流程模板与表单
（一）《采购需求申请表》
申请部门
申请日期
申请人
联系方式
采购项目名称
预估金额（元）
采购内容明细（规格、型号、数量、技术参数等）：
交付时间要求：
供应商初选意见（如有）：
附件清单（如采购计划、立项批复等）
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