制造企业物料采购流程标准化手册.docxVIP

制造企业物料采购流程标准化手册

第一章总则

1.1目的与意义

本手册旨在规范制造企业物料采购行为，明确采购各环节的职责、流程与要求，旨在通过标准化管理，提高采购效率、保障物料质量、控制采购成本、降低采购风险，确保生产经营活动的顺畅进行，最终提升企业整体运营效益与市场竞争力。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有生产性物料、辅助性物料、设备备件及其他与生产运营相关物资的采购活动。除非另有特殊规定，公司各部门的物料采购均须遵循本手册。

1.3术语定义

*物料需求部门（MRD）：指因生产、维护、研发等原因需要采购物料的公司内部部门。

*采购部（PUR）：指负责公司物料采购组织、实施与管理的专职部门。

*仓库管理部（WM）：指负责物料接收、存储、保管与发放的部门。

*质量管理部（QM）：指负责对采购物料进行质量检验与控制的部门。

*供应商（Supplier/Vendor）：指能向公司提供所需物料的法人或其他经济组织。

*请购单（PR）：由物料需求部门提交，用于申请采购物料的正式书面文件。

*采购订单（PO）：由采购部向供应商发出，载明采购物料信息、数量、价格、交货期等条款的正式订货文件。

*来料检验（IQC）：对供应商交付的物料进行的质量检验活动。

1.4职责分工

*物料需求部门：负责准确、及时地提出物料需求，填写请购单，参与必要的供应商选择，协助处理物料质量问题。

*采购部：作为采购流程的主导部门，负责采购计划的制定、供应商的开发与管理、采购订单的下达与跟踪、采购合同的洽谈与签订、采购成本的控制、采购过程的协调与异常处理。

*仓库管理部：负责物料的入库验收（数量）、存储保管、库存信息的提供与更新，以及合格物料的发放。

*质量管理部：负责制定物料的质量标准，执行来料检验，出具检验报告，判定物料合格与否，并对不合格物料的处理提供技术支持。

*财务部：负责采购资金的预算、筹措，审核采购合同的付款条款，办理货款支付，以及采购相关的账务处理。

*法务部（如设）：负责审核采购合同的法律条款，提供法律支持，处理采购过程中的法律纠纷。

第二章采购需求与计划管理

2.1采购需求的提出

物料需求部门应根据生产计划、库存状况、消耗定额及实际业务需求，填写统一格式的《请购单》。《请购单》需清晰注明物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、质量要求、期望交货日期、用途及需求部门负责人签字等信息。对于有特殊技术要求的物料，应随附相关技术图纸或标准文件。

2.2请购单的审核与审批

*部门审核：《请购单》首先由需求部门负责人进行审核，确认需求的真实性、合理性与必要性。

*采购预审：采购部接收《请购单》后，应对其完整性、规范性进行初步审核，并查询现有库存信息，判断是否存在库存可用或替代物料的可能。

*审批流程：根据公司授权规定，《请购单》需按金额或物料类别逐级上报审批。审批人应重点关注需求的合理性、预算控制及是否符合公司相关规定。

2.3库存查询与利库

采购部在接到请购需求后，必须首先会同仓库管理部进行库存查询。对于确有库存且符合使用要求的物料，应优先办理领用手续，避免重复采购。如库存物料数量不足，则仅对差额部分提报采购。

2.4采购计划的编制

采购部根据已审批的《请购单》、库存利库结果、生产计划排程、供应商的生产周期及市场供应状况，综合编制《采购计划》。《采购计划》应明确采购物料的批次、数量、预计采购周期、目标单价范围及资金预算等。采购计划需按规定程序报批后执行。

第三章供应商管理

3.1供应商的寻源与开发

采购部应根据物料特性和采购策略，通过市场调研、行业展会、同行推荐、网络平台等多种渠道寻找潜在供应商。对于关键物料，应确保有足够数量的备选供应商，以降低供应风险。

3.2供应商的评估与准入

*初步筛选：对潜在供应商的基本资质（如营业执照、生产许可证、质量体系认证等）进行初步审查。

*实地考察：对于重要供应商或新开发的供应商，采购部应组织质量管理部、技术部门等相关人员进行实地考察，评估其生产能力、技术水平、质量控制体系、生产环境、财务状况及社会责任履行情况等。

*样品测试：必要时，可要求潜在供应商提供样品进行测试和试用评估，验证其是否符合质量要求。

*综合评审与准入：采购部汇总各项评估结果，组织相关部门进行综合评审，通过评审的供应商方可纳入公司《合格供应商名录》。

3.3供应商的分类与分级

根据供应商提供物料的重要程度、合作规模、绩效表现等因素，对合格供应商进行分类（如战略供应商、核心供应商、一般供应商等）和分级管理，并据此制定不同的合作策略和资源投入。

3.4供应商关系维护与绩效评估

*日常沟通：保持与供