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高效邮件撰写与审批工作手册

一、适用工作情境

本手册适用于职场中需通过邮件进行正式沟通、信息同步、事项申请及流程审批的各类场景，包括但不限于：

跨部门项目协作与进度同步

工作任务分配与结果反馈

请假、报销、资源申请等内部流程审批

客户需求对接与商务沟通

重要事项通知与会议安排

二、邮件撰写操作流程

（一）明确邮件核心目的

动笔前先确认邮件核心目标：是告知信息、请求协助、申请审批还是催办事项？目的明确后，内容才能聚焦，避免冗余。例如：

告知类：清晰说明事项内容及后续安排；

请求类：明确需要对方做什么、何时完成；

审批类：列清申请事由、依据及所需材料。

（二）收集必要信息

根据邮件目的，提前准备并整理以下信息，保证内容完整准确：

基础信息：收件人（直接相关人）、抄送（需知晓进展的间接相关人）、邮件主题（简洁概括核心内容，如“关于项目预算申请的请示-部门-”）；

信息：事项背景、具体内容、数据支撑（如项目进度百分比、费用明细）、需求或请求（明确行动项）、截止时间；

附件信息：相关文件（如方案、表格、证明材料），需命名规范（如“项目预算明细表xlsx”）。

（三）撰写邮件

需结构清晰、语言简洁，遵循“背景-事项-需求-后续”的逻辑框架：

1.称呼与问候

对上级或客户：使用“尊敬的*总/经理/女士/先生”；

对平级或同事：使用“同事/您好，部门*同事”。

2.背景说明（可选）

简要说明邮件事由的背景，帮助收件人快速理解context。例如：“根据本周一项目会议决议，需完成模块的开发工作，现就资源协调事宜同步如下。”

3.核心事项

用分点或分段清晰阐述具体内容，避免大段文字。涉及数据、时间、责任人的部分需重点标注（如加粗或使用项目符号）。例如：

任务1：完成用户调研报告初稿，负责人：*，截止时间：10月30日；

任务2：协调设计部提供UI界面稿，需包含登录页、首页及详情页，联系人：*。

4.需求与请求

明确希望收件人采取的行动，避免模糊表述。例如：“请*总于11月2日前审批预算申请，如有疑问请随时沟通。”

5.结尾与落款

结尾：“感谢您的支持与配合！”“期待您的回复。”；

落款：姓名、部门、联系方式（可选，如“电话：*”）、日期。

（四）检查与优化

发送前务必完成以下自查：

信息准确性：收件人、抄送对象是否正确？数据、时间、姓名是否有误？

语言简洁性：删除冗余词句（如“鉴于上述情况”可简化为“因此”），避免口语化表达；

附件完整性：附件是否添加？文件是否能正常打开？命名是否规范？

格式规范性：字体统一（如宋体/微软雅黑，字号小四），段落间距适中，重点内容突出（慎用颜色，避免花哨）。

三、邮件审批操作流程

（一）接收与初步审核

收到需审批的邮件后，优先确认以下基础信息：

邮件主题与发件人：是否来自指定流程发起人（如OA系统自动提醒或部门同事）；

审批时效性：是否在截止时间前提交（如“需3个工作日内审批”）；

材料完整性：附件是否齐全（如报销申请需附发票、明细表，项目申请需附方案书）。

（二）内容合规性与准确性审核

根据公司制度及业务要求，重点审核以下内容：

合规性：是否符合公司《管理办法》《审批流程规范》（如费用报销需符合预算范围，请假需遵循考勤制度）；

准确性：数据计算是否正确（如报销金额、项目工期），逻辑是否自洽（如方案目标与匹配资源是否一致）；

完整性：是否明确说明申请事由、依据、所需资源及预期成果，避免关键信息缺失。

（三）审批决策与反馈

审核通过后，根据审批权限进行操作：

同意：邮件回复“同意，请按流程推进”或直接在OA系统“审批通过”，并抄送相关知悉人；

驳回：明确说明驳回原因（如“预算超出年度计划，请调整后重新提交”），并给出具体修改建议，避免简单回复“不同意”；

需补充材料：列清所需补充内容（如“请补充与供应商的合同扫描件”），并明确提交时限。

（四）审批记录与跟进

留存记录：审批完成后，将邮件及附件归档至对应项目文件夹或OA系统审批模块，便于后续查阅；

进度跟进：若审批未在时限内完成，可适当提醒（如“*总您好，关于项目审批事宜，想跟下进度，是否需补充其他材料？”），避免催促语气生硬。

四、常用模板与表格工具

（一）邮件撰写模板（示例：项目进度同步邮件）

项目名称

客户管理系统开发项目

同步周期

2023年10月23日-10月27日

部门/负责人

研发部/*

收件人

项目组全体成员、总、产品部

本周关键进展

1.完成用户管理模块开发，通过单元测试，覆盖率90%；2.协调测试部完成接口联调，发觉3个bug（已修复2个，剩余1个预计10月28日解决）；3.与客户确认需求变更（新增“数据导出Excel”功能），客户已确认。

下周计划

1.完成剩余bug修复及回归测试；2.启动订单管理模块开