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企业采购管理操作流程模板

一、适用范围与行业背景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理活动，旨在规范采购需求发起、供应商选择、订单执行、验收付款等全流程，保证采购合规、高效、成本可控。模板可根据企业规模（如中小企业、集团化企业）及行业特性（如生产型企业侧重原材料采购、服务型企业侧重服务外包采购）进行灵活调整，特别适用于需要建立标准化采购体系的企业，或对现有采购流程进行优化的场景。

二、企业采购管理全流程操作指南

（一）采购需求发起与提报

责任部门/人：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产计划、办公需求、项目实施计划），填写《采购申请单》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数、质量要求；

需求数量、预计到货日期、使用部门及用途；

预算金额（需附成本测算依据，如历史采购价格、市场询价记录）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

输出文档：《采购申请单》（需部门负责人签字）

（二）采购需求审核与立项

责任部门/人：采购部、财务部、分管领导

操作内容：

采购部初审：核对《采购申请单》信息完整性，重点审核：

需求是否符合企业年度/季度采购计划；

预算是否在部门额度内，是否超预算（如超预算，需需求部门说明原因并申请追加预算）；

技术参数是否明确，是否存在模糊描述（如“类似产品”需补充具体参考标准）。

财务部复审：审核预算科目是否正确，资金来源是否落实（如专项采购需核对项目资金批复）。

分管领导审批：根据采购金额及权限划分（如金额≤1万元由部门经理审批，1万＜金额≤5万元由分管副总审批，金额＞5万元由总经理审批），完成最终审批。

审批通过后，采购部在采购管理系统中创建采购项目，分配项目编号并跟踪进度。

输出文档：审批通过的《采购申请单》、采购项目编号

（三）供应商选择与评估

责任部门/人：采购部、需求部门、审计部（如需）

操作内容：

供应商寻源：

根据采购物品/服务类型，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商；

生产类、大宗物资采购优先采用公开招标；小额、零星采购可采用询价比价（至少3家供应商报价）；

新供应商需提交《供应商资质证明文件》（营业执照、相关行业资质证书、ISO认证等），由采购部及需求部门联合审核资质合规性。

供应商评估：

成立评估小组（采购部、需求部门、技术专家、审计部），制定评估标准，包括：价格（占比30%）、质量（占比30%）、交期（占比20%）、服务（占比15%）、信誉（占比5%）；

对符合条件的供应商进行打分，得分最高者作为候选供应商（如综合评分相近，可优先选择合作记录良好的供应商）；

评估结果需形成《供应商评估报告》，经采购部负责人及分管领导审批后确定最终供应商。

输出文档：《供应商资质证明文件》、《供应商评估报告》、比价记录（至少3家报价单）

（四）采购订单下达与执行

责任部门/人：采购部、供应商

操作内容：

订单制作：采购部根据审批通过的《采购申请单》及《供应商评估报告》，制作《采购订单》，明确以下条款：

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

物品/服务信息（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

交货要求（时间、地点、运输方式、验收标准）；

付款方式（如预付比例、到账周期、发票类型）；

违约责任（如延期交货、质量不达标时的处理方式）。

订单审批：采购部负责人审核订单条款无误后，提交分管领导审批（金额较大订单需总经理审批）。

订单发送：审批通过后，采购部将《采购订单》盖章后发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（如需修改订单，需重新审批流程）。

输出文档：审批通过的《采购订单》（双方盖章）、供应商确认函

（五）订单跟踪与交付管理

责任部门/人：采购部、需求部门

操作内容：

进度跟踪：采购部指定专人跟踪订单执行情况，重点监控：

供应商生产/备货进度（如大宗物资需定期要求供应商提供生产日报）；

物流运输安排（确认发货时间、物流单号，预计到货时间）；

如遇可能延期交货，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部及时与需求部门沟通，调整计划或寻找替代方案。

到货通知：供应商发货后，将物流单号、发货清单发送至采购部，采购部提前1个工作日通知需求部门准备收货。

输出文档：订单跟踪记录、物流单号、发货清单

（六）货物/服务验收

责任部门/人：需求部门、采购部、质量部（如需）

操作内容

初步验收：需求部门根据《采购订单》及到货清单，核对实物数量、外观、规格型号是否一致，确认包装是否完好。

质量验收：

简易物品（如办公用品）：由需求部门现场验收，确认无质量问题即可签收；

复杂物品（如生产原材料、设备）：需质量部或技术部参与验收，出具《质量检测报告》（如检测不合格，需详细