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协会总务管理补充规定

第一章总则

第一条制定目的

为进一步规范协会总务管理工作，明确后勤保障、物资管控、场地维护等具体标准与流程，提升总务服务的专业性、高效性，支撑协会核心业务开展，根据《协会内部管理规定》，制定本补充规定。

第二条适用范围

本规定适用于协会总务相关工作全流程，涵盖物资采购与管理、办公/活动场地管理、后勤服务保障、安全防护等事项，协会全体会员、工作人员及参与协会活动的相关人员均需遵守。

第三条管理原则

节约高效：优先选择高性价比物资与服务，严控成本，杜绝浪费，提升资源使用效率；

服务适配：结合协会志愿性、非营利性特点，提供贴合会员与活动需求的后勤支持；

责任到人：明确总务工作各环节责任人，确保流程闭环、问题可追溯；

安全合规：坚守安全底线，确保物资、场地、活动后勤等环节符合安全规范与相关规定。

第二章物资管理细则

第四条物资分类与采购标准

物资分类：

（1）消耗性物资：办公用品（笔、纸、文件夹等）、活动物料（横幅、证书、礼品等）、清洁用品（消毒液、垃圾袋等）；

（2）固定资产：办公设备（电脑、打印机等）、家具（桌椅、货架等）、活动器材（音响、投影仪等）；

采购要求：

（1）消耗性物资：由后勤部根据月度/季度需求计划，选择3家以上合格供应商比价后采购，单次采购金额低于[500]元的可直接采购，高于[500]元的需报秘书长审批；

（2）固定资产：由需求部门提交书面申请，附规格、用途、预算说明，经后勤部核实后报理事会审批，采购过程需有2人以上共同参与比价、验收；

（3）优先选择环保、耐用、性价比高的产品，杜绝采购高档奢侈品或与协会工作无关的物资。

第五条物资入库与保管

物资到货后，后勤部需在2个工作日内完成验收，核对数量、规格、质量，填写《物资入库单》，登记《物资管理台账》，明确保管人；

消耗性物资按类别分区存放，贴标注明名称、规格、数量，定期盘点（每月1次）；固定资产需单独编号、建档，标注使用部门及责任人，每半年盘点1次；

物资保管需做好防潮、防火、防盗、防损耗措施，电子设备需定期维护保养，确保性能完好。

第六条物资领用与核销

领用消耗性物资需填写《物资领用单》，注明用途、数量，经部门负责人签字后领取，后勤部实时更新台账；

活动专用物资由活动策划部统一领用，活动结束后剩余物资需在3个工作日内退回后勤部，办理核销手续，严禁私自带走；

固定资产领用需签订《固定资产使用协议》，明确使用责任，如需调拨或转借，需经秘书长审批并办理相关手续；

物资报废需由使用部门提交《物资报废申请表》，附损耗说明或检测报告，经后勤部核实、理事会审批后，按规定处置（如捐赠、变卖、回收），并及时更新台账。

第三章场地管理细则

第七条办公场地管理

办公场地由后勤部负责日常维护，保持环境整洁、通风、采光良好，定期安排清洁（每周至少2次），绿植定期养护（每月1次）；

办公设备（水电、空调、网络等）出现故障，工作人员需及时向后勤部报备，后勤部在24小时内协调维修，重大故障需立即上报秘书长；

办公场地内禁止吸烟、堆放杂物、私拉乱接电线，严禁存放易燃易爆、有毒有害物品，保持通道畅通。

第八条活动场地管理

活动场地选择需遵循“就近、便捷、经济”原则，优先选择免费或低成本场地（如合作单位会议室、社区活动中心等），如需租赁场地，需提前15天提交申请，附场地信息、租赁费用、用途说明，经理事会审批；

活动前1天，后勤部需协同活动策划部完成场地布置，检查设施设备（音响、灯光、桌椅等）是否正常，明确安全出口、应急通道；

活动期间，安排专人负责场地秩序维护、物资看管，及时处理突发情况；活动结束后，需在2小时内完成场地清理，归还借用物资，确保场地恢复原状。

第四章后勤服务保障细则

第九条活动后勤保障

大型活动（参与人数超过[50]人）需制定专项后勤保障方案，明确物资供应、场地布置、餐饮安排（如有）、医疗应急等事项，由后勤部统筹执行；

活动餐饮如需提供，需选择有食品经营许可证的供应商，提前确认菜品、分量、价格，兼顾素食、过敏等特殊需求，签订食品安全协议；

活动期间需配备应急药品（创可贴、退烧药、肠胃药等），明确应急联系人及联系方式，遇突发健康问题及时处置。

第十条志愿者后勤保障

参与协会活动的志愿者，可根据活动时长、强度提供合理后勤保障（如饮用水、工作餐、交通补贴等），补贴标准由理事会制定并公示，不得超过当地同类活动平均水平；

长期服务的志愿者（累计服务时长超过[100]小时），可优先领用协会物资、参与协会培训，或给予适当表彰奖励。

第五章安全管理细则

第十一条日常安全管理

后勤部指定专人担任安全管理员，负责办公场地、活动场地的安全巡查（每周1次），重点检查消防设施、