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资料交接制度流程及管理规范

一、目的与意义

本制度的制定与实施，旨在：

1.保障资料安全：防止资料在交接过程中发生遗失、损坏、泄露或篡改，确保组织信息资产的安全。

2.确保工作延续：保证因人员变动、岗位调整、项目交替等原因导致的资料移交能够无缝衔接，维持工作的连续性和稳定性。

3.明确责任归属：通过规范的交接手续和书面记录，清晰界定资料移交方、接收方及监交方（如适用）的责任，避免后续争议。

4.提升管理效率：建立标准化的交接流程，减少不必要的沟通成本和操作失误，提高整体工作效率与管理水平。

5.促进知识共享：规范的资料交接本身也是知识传递的过程，有助于组织内部知识的积累、沉淀与共享。

二、适用范围

本规范适用于组织内所有员工在以下场景下涉及的各类资料交接行为：

1.员工因岗位调整、离职、退休、长期休假等原因发生的工作交接。

2.不同部门、不同团队之间因业务协作、项目合作等产生的资料流转。

3.外部单位（如客户、供应商、合作伙伴、监管机构等）与本组织之间的资料往来（对外交接可在本规范基础上，结合具体情况及保密协议另行细化）。

4.项目启动、进行中及结束时的资料汇总、归档与移交。

5.其他任何需要进行正式资料传递与接收的情况。

本规范所指“资料”包括但不限于：纸质文件、电子文档（含各类格式的文档、表格、图纸、图片、音视频等）、数据库、实物档案、涉密载体、以及存储有重要信息的各类存储介质（如硬盘、U盘、光盘等）。

三、基本原则

资料交接工作应严格遵循以下原则：

1.真实性原则：移交的资料必须真实、准确，不得伪造、篡改或提供虚假信息。

2.完整性原则：移交资料应齐全、完整，确保接收方能全面了解相关工作情况，不得故意遗漏关键信息或资料。

3.及时性原则：资料交接应在规定或协商的时限内完成，避免因交接延迟影响工作进展。

4.保密性原则：严格遵守组织保密规定，对涉密及敏感资料的交接，必须采取额外的保密措施，确保信息不外泄。

5.规范性原则：交接过程应遵循本制度规定的流程和要求，使用规范的交接表单，履行必要的签字确认手续。

6.可追溯性原则：交接过程的关键环节应有据可查，确保每一次交接都有记录，责任可追溯。

四、资料交接具体流程

（一）交接准备阶段

1.移交方准备：

*资料梳理与清点：移交方应根据实际工作情况，对需移交的资料进行全面梳理、分类、整理和清点。对于电子资料，应检查文件的完整性、版本准确性，并确保无病毒；对于纸质资料，应检查是否有缺页、破损等情况。

*编制交接清单：移交方需逐项填写《资料交接清单》（见附件一），详细列明资料名称、编号（如有）、数量、介质类型、存储位置（电子路径或物理存放处）、备注（如密级、重要程度、特殊说明等）。清单应清晰、规范，一式两份（或按需要份数准备）。

*资料封装与标识：对整理好的资料，特别是纸质资料和实物介质，应进行适当封装，并清晰标识移交人、接收人、资料概要等信息。涉密资料的封装应符合保密规定。

*提前沟通：移交方应提前与接收方及相关负责人沟通交接事宜，明确交接时间、地点、方式及注意事项。

2.接收方准备：

*了解背景：接收方应提前了解需接收资料的背景、用途及大致范围，以便有针对性地进行核对。

*准备接收条件：根据资料类型和数量，准备必要的存放空间、设备（如电脑、保险柜等）。

（二）交接执行阶段

1.当面交接：资料交接原则上应在双方指定人员均在场的情况下当面进行。如涉及重要或大量资料，可邀请第三方监交人（通常为双方直接上级或部门负责人）参与。

2.逐项核对：移交方与接收方（及监交方，如有）共同依据《资料交接清单》，对资料进行逐项、逐份核对。核对内容包括但不限于资料名称、数量、完整性、清晰度、版本等。对于电子资料，应进行必要的打开、浏览或测试，确保其可正常使用。

3.问题处理：核对过程中如发现资料缺失、损坏、不符或无法正常使用等问题，移交方应立即说明情况，并负责在约定时间内补充、修复或作出合理解释。未能当场解决的问题，应在交接清单备注栏中注明，并协商解决办法及期限。

4.操作演示与说明：对于特殊格式、专业软件生成的资料或需要特定操作方法的系统权限，移交方应向接收方进行必要的操作演示和使用说明，确保接收方能够独立操作和使用。

5.签字确认：所有资料核对无误，或对发现的问题已达成一致处理意见后，移交方、接收方（及监交方，如有）需在《资料交接清单》上亲笔签字，并注明交接日期。交接清单双方（或三方）各执一份，作为交接完成的凭证。

（三）交接后事项

1.资料归档与保管：接收方应在交接完成后，按照组织资料管理规定，及时对接收的资料进行分类、编号、登记和妥善保管，特别是涉密资料，需存入符合保