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供应链管理货物采购审批标准模板
一、适用范围与场景
月度/季度常规采购计划内货物申请；
临时性、紧急性补货需求（需标注紧急原因）；
新供应商引入的首批货物采购；
跨部门协同采购的项目物资申请。
二、审批流程操作步骤
需求发起与申请表填写
操作主体：采购需求部门（如生产部、行政部等）申请人。
操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请审批表》（详见模板表格），明确货物名称、规格型号、数量、用途、预估单价、预算金额、期望交付日期及供应商建议（如有）。需附《采购需求说明书》（说明采购必要性、使用场景及数量测算依据），紧急采购需额外填写《紧急采购申请说明》，由部门负责人签字确认。
输出物：《采购申请审批表》及相关附件。
部门负责人审核
操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）。
操作内容：审核采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、数量是否匹配实际消耗）、预算金额是否在部门年度预算范围内，重点核查“必要性”与“经济性”。审核通过后签字，若不通过需注明原因并退回申请人调整。
时限要求：1个工作日内完成。
采购部门专业审核
操作主体：采购部专员/主管。
操作内容：
核查申请表信息完整性（规格、型号、数量是否清晰）；
对比历史采购数据，评估预估单价合理性，必要时开展市场询价（至少3家供应商比价，留存《询价记录表》）；
审查供应商资质（营业执照、相关行业资质证书等），优先选择合格供应商名录内企业；
确认交货周期是否满足需求，协调特殊需求（如定制化产品的技术参数确认）。
输出物：《询价记录表》（若适用）、供应商资质审核意见。
时限要求：2个工作日内完成（紧急采购0.5个工作日内完成）。
财务部门预算与资金审核
操作主体：财务部专员/主管。
操作内容：
核对采购金额与部门预算余额，保证不超预算；若超预算，需核查《预算调整申请表》是否已审批；
评估资金支付安排（是否符合企业付款周期、是否有预付款需求）；
审核采购项目是否涉及税费、运费等附加成本，保证总预算准确。
输出物：预算审核意见、资金安排建议。
时限要求：1个工作日内完成。
分级审批决策
根据采购金额与货物类型，触发对应层级审批：
低价值采购（预估金额≤5000元）：由采购部负责人审批；
中等价值采购（5000元＜预估金额≤5万元）：由分管副总（如运营副总）审批；
高价值采购（预估金额＞5万元）或战略物资采购：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。
操作内容：审批人综合各部门意见，重点确认“合规性”（是否符合采购制度）、“经济性”（成本是否最优）、“必要性”（是否可替代），审批通过后签字生效；驳回需明确整改方向。
采购订单下达与执行
操作主体：采购部专员。
操作内容：根据审批通过的申请表，向选定供应商下达《采购订单》，明确货物信息、价格、交货期、付款方式、质量标准及违约责任；同步跟踪订单生产/备货进度，保证按期交付。
输出物：《采购订单》（供应商盖章确认）、《订单跟踪记录表》。
货物验收与入库
操作主体：需求部门验收人+仓库管理员。
操作内容：
货物送达后，需求部门按《采购订单》核对货物名称、规格、数量、外观质量，必要时送检（如原材料需质检部出具《检验报告》）；
验收合格后，填写《货物验收单》，需求部门、仓库管理员签字确认；不合格货物需填写《不合格品处理单》，联系供应商退换货。
输出物：《货物验收单》（或《不合格品处理单》）、《检验报告》（若适用）。
资料归档
操作主体：采购部专员。
操作内容：整理采购全流程资料（申请表、审批记录、询价表、订单、验收单、发票复印件等），按“采购编号+日期”分类归档，保存期限不少于3年。
三、采购申请审批表模板
采购申请基本信息
申请编号
申请日期
申请部门
申请人
联系方式
期望交付日期
采购货物明细
序号
货物名称
规格型号
单位
数量
1
2
合计金额（大写）
仟佰拾万仟佰拾元角分
合计金额（小写）
￥
审批意见
需求部门审核
意见：______________________负责人签字：____________日期：______
采购部门审核
意见：______________________负责人签字：____________日期：______
财务部门审核
意见：______________________负责人签字：____________日期：______
分级审批
□低价值（≤5000元）：采购负责人签字：____________日期：______□中等价值（5000-5万元）：分管副总签字：____________日期：______□高价值（＞5万元）：总经理签字：____________日期：______
备注
1.附件清单：《采购需求说明书》□、《询价记录表》
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